Sprawozdanie finansowe do KRS za 2025 rok – do kiedy zatwierdzić i złożyć?

Jednym z głównych obowiązków jednostek prowadzących księgi rachunkowe jest sporządzanie sprawozdań finansowych. Przepisy nakazują, aby było ono sporządzone nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego. Zatem tego rodzaju sprawozdania za 2025 rok, w przypadku jednostek, u których rok obrotowy pokrywa się z kalendarzowym, należało sporządzić w terminie do 31 marca 2026 r. Kolejnym krokiem było jego podpisanie.

Sprawozdanie finansowe sporządza się w postaci elektronicznej oraz opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym. Zatem regułą jest postać cyfrowa tego rodzaju dokumentów (e-sprawozdania) (art. 45 ust. 1f ustawy o rachunkowości).

Przy czym większość jednostek prowadzących księgi rachunkowe ma obowiązek sporządzania sprawozdań w formie ustrukturyzowanej (tj. w postaci pliku w formacie XML), zgodnie z wymaganiami Ministerstwa Finansów.  Jest to m.in. konsekwencją art. 45 ust. 1g ustawy o rachunkowości. Przepis ten wymaga, aby sprawozdania finansowe jednostek wpisanych do rejestru przedsiębiorców KRS były sporządzane w strukturze logicznej oraz formacie udostępnianych w Biuletynie Informacji Publicznej (BIP) na stronie podmiotowej urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw finansów publicznych.

Odnośniki do struktur logicznych można znaleźć na stronie Ministerstwa Finansów – Krajowej Administracji Skarbowej, w zakładce  „Struktury e-sprawozdań”. O ich zamieszczeniu, w odniesieniu do sprawozda finansowych  sporządzanych za lata obrotowe, które rozpoczęły się 1 stycznia 2025 r., resort sprawiedliwości poinformował w komunikacie z 23 lutego 2026 r.

Obowiązek przekazania sprawozdania finansowego (wraz z dodatkowymi dokumentami) do Krajowego Rejestru Sądowego – zasadniczo w terminie 15 dni od dnia jego  zatwierdzenia – spoczywa na podmiotach prowadzących księgi rachunkowe, które figurują w tym rejestrze. Dotyczy to m.in. spółek z o.o., spółek akcyjnych, spółek jawnych, partnerskich, komandytowych, komandytowo-akcyjnych, spółdzielni, fundacji i stowarzyszeń prowadzących działalność gospodarczą itp.

Takie jednostki składają e-sprawozdania do Repozytorium Dokumentów Finansowych (RDF) Jest to system teleinformatyczny, który służy  do składania, przechowywania i udostępniania sprawozdań finansowych podmiotów zarejestrowanych w KRS. Przy czym w ostatnim czasie uległ on istotnej przebudowie. System ten jest dostępny przez Portal Rejestrów Sądowych (PRS), pod adresem: https://prs.ms.gov.pl.

Termin zatwierdzenia sprawozdania finansowego za 2025 rok upływa 30 czerwca br. (w przypadku jednostek, który mają rok obrotowy równym kalendarzowemu) – powinno być ono wysłane do KRS najpóźniej do: 15 lipca 2026 r.

Nieco inaczej będzie, jeśli sprawozdanie finansowe nie zostanie zatwierdzone w ustawowym terminie (czyli w ciągu .6 miesięcy od dnia bilansowego).  W takiej sytuacji trzeba je będzie złożyć do KRS dwukrotnie (art. 69 ust. 2 ustawy o rachunkowości).

• Po raz pierwszy: w ciągu 15 dni po tym terminie.
• Po raz drugi: 15 dni od jego zatwierdzenia (wraz z wymaganymi dokumentami).  

W jednostkach, których rokiem obrotowym jest rok kalendarzowy, zatwierdzenie sprawozdania finansowego za 2025 rok powinno nastąpić do 30 czerwca 2026 r.  Natomiast do KRS sprawozdanie finansowe należy przekazać wraz z innymi dokumentami (np. uchwałą o jego zatwierdzeniu, sprawozdaniem z działalności, opinią i raportem biegłego rewidenta)  do 15 lipca 2026 r.