Pytanie: Osoba prowadząca działalność gospodarczą prowadzi podatkową księgę przychodów i rozchodów, zatrudnia trzech pracowników. Opłaca składki ZUS za siebie i za pracowników łącznie w tym samym dniu i w tych samych przelewach. Składki ZUS zapłacone terminowo za pracowników są kosztem miesiąca, którego dotyczą naliczone wynagrodzenia. Zapłacone składki za prowadzącego działalność gospodarczą są kosztem podatkowym w dniu zapłaty. W jaki sposób i za pomocą, jakiego dowodu zaksięgować składki ZUS w koszty? Dowody zapłaty opiewają łączną kwotę zapłaconych składek ZUS. Czy składki za prowadzącego działalność gospodarczą zaksięgować na podstawie dowodów opłat, a za pracowników na podstawie dowodu wewnętrznego i załączyć ksero opłat? Czy prowizję za dokonane przelewy można zaksięgować na podstawie wydrukowanego potwierdzenia pobrania prowizji z rachunku bankowego (bez wydruku wyciągu bankowego)?

Co do składek na ZUS, których zapłatę za pracowników oraz właściciela firmy potwierdza jeden dowód, trzeba zaewidencjonować je w PKPIR w …

Odpowiedź:

Składki na ZUS w części finansowanej przez płatnika, a także prowizje bankowe za operacje dokonywane na rachunku firmowym stanowią koszty uzyskania przychodów, ale jeśli są prawidłowo udokumentowane. Rodzaje dowodów księgowych określa rozporządzenie Ministra Finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. nr 152, poz. 1475 z późn. zm.).

Podstawą zapisów w księdze są dowody księgowe, którymi - oprócz faktur VAT, rachunków czy dokumentów celnych - są także inne dowody stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające, co najmniej:

wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,
datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty,
przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,
podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych

- oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.

Za dowody księgowe uważa się również dowody opłat pocztowych i bankowych. Zatem, bankowy dowód zapłaty np. wyciąg bankowy czy też potwierdzenie pobrania przez bank prowizji bankowej może być wiarygodnym dowodem księgowym, jeżeli zawiera wymienione wyżej elementy. Brak takiego elementu jak podpis czy stempel nie dyskwalifikuje jednak dokumentu, jako dowodu dla celów podatkowych, jeżeli odzwierciedla on rzeczywisty stan faktyczny, prawdziwe zdarzenie.

Co do składek na ZUS, których zapłatę za pracowników oraz właściciela firmy potwierdza jeden dowód, trzeba zaewidencjonować je w PKPIR w dwóch odrębnych pozycjach i pod różnymi datami, w kolumnie 13 (pozostałe wydatki). Należy, więc rozbić ogólną kwotę zapłaty na część dotyczącą pracowników i pracodawcy.

Pracownicze składki finansowane przez płatnika od wynagrodzeń należnych za dany miesiąc wypłaconych w tym miesiącu terminowo, ujmuje się w księdze w miesiącu, którego te wynagrodzenia dotyczą, jeżeli składki zostały zapłacone w terminie ustalonym przez przepisy ubezpieczeniowe. Na tę operację można sporządzić tzw. polecenie księgowania, tam opisać zdarzenie, wpisać kwotę składek i podłączyć dowód zapłaty wraz z kopią deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA.

Tak samo można postąpić ze składkami zapłaconymi za właściciela na jego ubezpieczenia społeczne oraz Fundusz Pracy z działalności gospodarczej. Również można utworzyć PK z datą zapłaty, z opisem operacji i wysokością kosztu i podłączyć kopię dowodu zapłaty i deklaracji ZUS DRA.

Zapamiętaj! Takie udokumentowanie poniesienia kosztu z tytułu składek ponoszonych przez pracodawcę nie powinno być kwestionowane przez organy podatkowe.

- § 12 ust. 3 i § 13 rozporządzenia Ministra Finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. nr 152, poz. 1475 z późn. zm.).
- art. 22 ust. 6bb ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2010 r. nr 51, poz. 307 z późn. zm.).

Autor:

Iza Nowacka, specjalista ds. kadrowo-płacowych

Tekst opublikowany:

24 maja 2011 r.

Autor: Izabela Nowacka

Ekonomista, specjalizuje się w prawie pracy, ubezpieczeniach społecznych i prawie podatkowym. Autorka licznych publikacji z zakresu rozliczania wynagrodzeń, współpracuje z wieloma wydawnictwami, jest autorką publikacji m.in. w Rzeczpospolitej, Monitorze Prawa Pracy i Ubezpieczeń Społecznych, Monitorze rachunkowości budżetowej