2 przykłady, aby bezbłędnie rozliczyć delegacje pracowników

Przykład 1. Rozliczenie delegacji krajowej Pracownik spółki Alfa sp. z o.o., której siedziba mieści się w Krakowie, został wysłany w delegację krajową do Warszawy, podróżował pociągiem. Delegacja rozpoczęła się 13 czerwca 2017 r. o godzinie 12:00 i trwała do 16 czerwca 2017 r. do godziny 21:00. Pracodawca w pełni pokrył koszt zakwaterowania oraz zapewnił pracownikowi wyżywienie częściowe w postaci 3 śniadań. Pracownik pobrał zaliczkę w wysokości 200 zł. Rozliczenie delegacji rozpoczniemy od określenia czasu jej trwania. W naszym przykładzie są to 3 pełne doby oraz 9 godzin. Zgodnie ze stawkami krajowymi ustalonymi w rozporządzeniu w sprawie podróży służbowej wyliczamy dietę należną pracownikowi. 1)     Dieta należna z tytułu odbycia podróży służbowej 4 x 30 zł = 120 zł 2)     Potrącenie diety o zapewnione 3 śniadania 30 zł x 25% x 3 śniadania = 22,50 zł Należna pracownikowi dieta po potrąceniu = 120 zł – 22,50 zł = 97,50 zł. 3)     Inne wydatki poniesione przez pracownika udokumentowane fakturą Usługa hotelowa – 300 zł Bilety kolejowe – 135zł Wydatki gastronomiczne – 65 zł   Podsumowując, pracownikowi należy się dieta w wysokości 97,50 zł, zwrot kosztów za bilety w wysokości 135,00 zł oraz zwrot za wydatki gastronomiczne w wysokości 65zł. Łączna kwota wynosi 297,50 zł. Pracownik jednak pobrał zaliczkę w wysokości 200,00 zł, zatem końcowa należność pracownika po rozliczeniu delegacji wyniesie 97,50 zł. Dekretacja 1)     Otrzymanie zaliczki pracowniczej:

• Strona WN konta 234 Rozrachunki z pracownikami kwota 200zł
• Strona MA konta 130 Rachunek bankowy kwota 200zł.

  2)     Wyliczona dieta pracownicza:

• Strona WN konta 409 Podróże służbowe kwota 97,50 zł
• Strona MA konta 234 Rozrachunki z pracownikami kwota 97,50 zł.

  3)     Zaksięgowanie faktury za hotel:

• Strona WN konta 409 Podróże służbowe kwota 300 zł
• Strona MA konta 130 Rachunek bankowy kwota 300 zł.

  4)     Zaksięgowanie faktury za bilety:

• Strona WN konta 409 Podróże służbowe kwota 135 zł
• Strona MA konta 234 Rozrachunki z pracownikami kwota 135 zł .

  5)     Zaksięgowanie faktury za gastronomie:

• Strona WN konta 409 Podróże służbowe kwota 65 zł
• Strona MA konta 234 Rozrachunki z pracownikami kwota 65 zł.

  6)     Wypłata pracownikowi należnej diety:

• Strona WN konta 234 Rozrachunki z pracownikami kwota 97,50 zł

Strona MA konta 130 Rachunek bankowy kwota 97,50 zł.

Przykład 2. Rozliczenie delegacji zagranicznej  Pracownik spółki Alfa sp. z o.o., został wysłany w delegację zagraniczną do Ukrainy. Delegacja rozpoczęła się w 22 czerwca 2017 r. o godzinie 06:00 i trwała do 23 czerwca 2017 r. do godziny 19:00. Pracownik nie pobrał zaliczki, natomiast spółka przekazała do użytku kartę kredytową należącą do przedsiębiorstwa . Pracownik miał zapewnione pełne wyżywienie w hotelu, składające się z 2 śniadań, 2 obiadów i 1 kolacji. Pracownik dostarczył rozliczenie delegacji 28 czerwca 2017 r. W przypadku rozliczenia delegacji zagranicznej mamy do czynienia z transakcjami walutowymi. Zarówno dla celów podatkowych, jak i bilansowych koszty poniesione podczas delegacji przelicza się na złote według średniego kursu NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu zgodnie z art. 30 ust. 2 pkt 2 ustawy o rachunkowości w kwestii bilansowej oraz art. 15 ust. 1 ustawy o CIT w kwestii podatkowej. Rozliczenie delegacji rozpoczynamy od określenia czasu jej trwania, a zatem w naszym  przykładzie jest to 1 pełna doba oraz 13 godzin. Zgodnie z załącznikiem rozporządzenia w sprawie podróży służbowych wysokość diety za dobę podróży zagranicznej do Ukrainy wynosi 41 EUR. 1)      Dieta należna z tytułu odbycia podróży służbowej 1 x 41 EUR 1x 41 EUR (W przypadku niepełnej doby a okresie trwania ponad 12 godzin przysługuje dieta w pełnej wysokości) 2)      Potrącenie diety o zapewnione posiłki 41 EUR x 15% x 2 śniadania = 12,30 EUR 41 EUR x 30% x 2 obiady = 24,60 EUR 41 EUR x 30% x 1 kolacje = 12,30 EUR Należna pracownikowi dieta po potrąceniu = 82 EUR – 12,30 EUR – 24,60 EUR – 12,30 EUR = 32,80 EUR Należy pamiętać, że : 1) Do wydatków udokumentowanych fakturą lub rachunkiem – kurs średni NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień wystawienia faktury lub rachunku. 2) Do wydatków nieudokumentowanych fakturą lub rachunkiem (np. diety, ryczałty za noclegi lub dojazdy) – kurs średni NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego rozliczenie delegacji. Pracownik dostarczył rozliczenie delegacji 28 czerwca, zatem do przeliczenia zastosujemy kurs średni NBP z dn. 27 czerwca. Należna pracownikowi dieta za delegację po przeliczeniu na złote: 32,80 EUR x 4,2120 zł = 138,15 zł 3)      Inne wydatki poniesione przez pracownika udokumentowane fakturą. Wszystkie wydatki zostały poniesione 22 czerwca. Zatem do przeliczenia na złote dokonamy po kursie średnim NBP z dnia poprzedzającego dzień wystawienia faktury. Usługa hotelowa – 800,00 UAH x 0,1464 zł = 117,12 zł Bilety lotnicze – 600,00 UAH x 0,1464 zł = 87,84 zł Taxi – 350,00 UAH x 0,1464 zł = 51,24 zł Dekretacja 1)      Wyliczona dieta pracownicza:

• Strona WN konta 409 Podróże służbowe kwota 138,15 zł
• Strona MA konta 234 Rozrachunki z pracownikami kwota 138,15 zł.

2)      Zaksięgowanie faktury za hotel:

• Strona WN konta 409 Podróże służbowe kwota 117,12 zł
• Strona MA konta 136 Karta płatnicza spółki kwota 117,12 zł.

3)      Zaksięgowanie faktury za bilety:

• Strona WN konta 409 Podróże służbowe kwota 87,84 zł
• Strona MA konta 136 Karta płatnicza spółki kwota 87,84 zł.

4)      Zaksięgowanie faktury za przejazdy po mieście:

• Strona WN konta 409 Podróże służbowe kwota 51,24 zł
• Strona MA konta 136 Karta płatnicza spółki kwota 51,24 zł.

5)      Wypłata pracownikowi należnej diety:

• Strona WN konta 234 Rozrachunki z pracownikami kwota 138,15 zł
• Strona MA konta 130 Rachunek bankowy kwota 138,15 zł.