2 przykłady, aby bezbłędnie rozliczyć delegacje pracowników

Łukasz Walkiewicz

Autor: Łukasz Walkiewicz

Dodano:
71b99fd0e3ffddffe84fef926d1c6aa4089dec0e-medium

W jakiej wysokości wypłacić pracownikowi dietę w podroży, jak ująć w ewidencji rachunkowej – sprawdź na przykładach.

Delegacje pracownicze na stałe wpisały się w życie zawodowe. W dzisiejszych czasach okoliczności związane z poleceniem wyjazdu służbowego pracownika, to bardzo powszechna sytuacja, do odbycia której pracownik jest zobowiązany.

Podstawowym świadczeniem związanym z podróżami służbowymi są diety określone przez ministra pracy i polityki społecznej z 29 stycznia 2013 r. w rozporządzeniu w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (dalej: rozporządzenie w sprawie podróży służbowych) , w której określone są zasady przyznawania i wysokość diet. Za czas podróży służbowej, w której przebywał pracownik przysługują diety, które przeznaczone są na pokrycie wydatków związanych z wyżywieniem podczas wyjazdu służbowego.

Znamiona delegacji

Aby móc stwierdzić, czy  dany wyjazd służbowy możemy zakwalifikować jako delegację, musimy wziąć pod uwagę kilka czynników związanych z wyjazdem pracownika.

O podróży służbowej mówimy wtedy, gdy spełnione są trzy warunki, otóż podróż odbywa się:

- w celu wykonania przez pracownika zadania służbowego,

- poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy pracownika,

- na polecenie pracodawcy

(art. 775 Kodeksu pracy).

Pamiętajmy, że podatnik nie będzie miał możliwości uznania wyjazdu służbowego za delegację w przypadku, gdy z pośród czterech dni wyjazdu, jedynie dwa dni zostaną przeznaczone na zadania zawodowe, zaś dwa pozostałe będą stanowić czas wolny pracownika. Istotny jest również zapis w umowie pracownika, bowiem jeżeli okażę się, że miejscem pracy jest przykładowo całe województwo, nie zaś jedno z miast, wówczas i w tym przypadku wyjazd służbowy nie zostanie uznany jako delegacja.

Pracownik, któremu zlecono polecenie wyjazdu służbowego nie może odmówić takiego wyjazdu. Istnieje jednak wyjątek, który dotyczy jedynie pracownic w ciąży oraz pracowników, którzy sprawują opiekę nad dzieckiem do lat 4, wówczas pracownik będzie musiał wyrazić zgodę na odbycie takiego wyjazdu.

PRZYKŁAD

Przykład 1. Rozliczenie delegacji krajowej

Pracownik spółki Alfa sp. z o.o., której siedziba mieści się w Krakowie, został wysłany w delegację krajową do Warszawy, podróżował pociągiem. Delegacja rozpoczęła się 13 czerwca 2017 r. o godzinie 12:00 i trwała do 16 czerwca 2017 r. do godziny 21:00. Pracodawca w pełni pokrył koszt zakwaterowania oraz zapewnił pracownikowi wyżywienie częściowe w postaci 3 śniadań. Pracownik pobrał zaliczkę w wysokości 200 zł.

Rozliczenie delegacji rozpoczniemy od określenia czasu jej trwania. W naszym przykładzie są to 3 pełne doby oraz 9 godzin. Zgodnie ze stawkami krajowymi ustalonymi w rozporządzeniu w sprawie podróży służbowej wyliczamy dietę należną pracownikowi.

1)     Dieta należna z tytułu odbycia podróży służbowej

4 x 30 zł = 120 zł

2)     Potrącenie diety o zapewnione 3 śniadania

30 zł x 25% x 3 śniadania = 22,50 zł

Należna pracownikowi dieta po potrąceniu = 120 zł – 22,50 zł = 97,50 zł.

3)     Inne wydatki poniesione przez pracownika udokumentowane fakturą

Usługa hotelowa – 300 zł

Bilety kolejowe – 135zł

Wydatki gastronomiczne – 65 zł

 

Podsumowując, pracownikowi należy się dieta w wysokości 97,50 zł, zwrot kosztów za bilety w wysokości 135,00 zł oraz zwrot za wydatki gastronomiczne w wysokości 65zł. Łączna kwota wynosi 297,50 zł. Pracownik jednak pobrał zaliczkę w wysokości 200,00 zł, zatem końcowa należność pracownika po rozliczeniu delegacji wyniesie 97,50 zł.

Dekretacja

1)     Otrzymanie zaliczki pracowniczej:

  • Strona WN konta 234 Rozrachunki z pracownikami kwota 200zł
  • Strona MA konta 130 Rachunek bankowy kwota 200zł.

 

2)     Wyliczona dieta pracownicza:

  • Strona WN konta 409 Podróże służbowe kwota 97,50 zł
  • Strona MA konta 234 Rozrachunki z pracownikami kwota 97,50 zł.

 

3)     Zaksięgowanie faktury za hotel:

  • Strona WN konta 409 Podróże służbowe kwota 300 zł
  • Strona MA konta 130 Rachunek bankowy kwota 300 zł.

 

4)     Zaksięgowanie faktury za bilety:

  • Strona WN konta 409 Podróże służbowe kwota 135 zł
  • Strona MA konta 234 Rozrachunki z pracownikami kwota 135 zł .

 

5)     Zaksięgowanie faktury za gastronomie:

  • Strona WN konta 409 Podróże służbowe kwota 65 zł
  • Strona MA konta 234 Rozrachunki z pracownikami kwota 65 zł.

 

6)     Wypłata pracownikowi należnej diety:

  • Strona WN konta 234 Rozrachunki z pracownikami kwota 97,50 zł

Strona MA konta 130 Rachunek bankowy kwota 97,50 zł.

PRZYKŁAD

Przykład 2. Rozliczenie delegacji zagranicznej

 Pracownik spółki Alfa sp. z o.o., został wysłany w delegację zagraniczną do Ukrainy. Delegacja rozpoczęła się w 22 czerwca 2017 r. o godzinie 06:00 i trwała do 23 czerwca 2017 r. do godziny 19:00. Pracownik nie pobrał zaliczki, natomiast spółka przekazała do użytku kartę kredytową należącą do przedsiębiorstwa . Pracownik miał zapewnione pełne wyżywienie w hotelu, składające się z 2 śniadań, 2 obiadów i 1 kolacji. Pracownik dostarczył rozliczenie delegacji 28 czerwca 2017 r.

W przypadku rozliczenia delegacji zagranicznej mamy do czynienia z transakcjami walutowymi. Zarówno dla celów podatkowych, jak i bilansowych koszty poniesione podczas delegacji przelicza się na złote według średniego kursu NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu zgodnie z art. 30 ust. 2 pkt 2 ustawy o rachunkowości w kwestii bilansowej oraz art. 15 ust. 1 ustawy o CIT w kwestii podatkowej.

Rozliczenie delegacji rozpoczynamy od określenia czasu jej trwania, a zatem w naszym  przykładzie jest to 1 pełna doba oraz 13 godzin. Zgodnie z załącznikiem rozporządzenia w sprawie podróży służbowych wysokość diety za dobę podróży zagranicznej do Ukrainy wynosi 41 EUR.

1)      Dieta należna z tytułu odbycia podróży służbowej

1 x 41 EUR

1x 41 EUR (W przypadku niepełnej doby a okresie trwania ponad 12 godzin przysługuje dieta w pełnej wysokości)

2)      Potrącenie diety o zapewnione posiłki

41 EUR x 15% x 2 śniadania = 12,30 EUR

41 EUR x 30% x 2 obiady = 24,60 EUR

41 EUR x 30% x 1 kolacje = 12,30 EUR

Należna pracownikowi dieta po potrąceniu = 82 EUR – 12,30 EUR – 24,60 EUR – 12,30 EUR = 32,80 EUR

Należy pamiętać, że :

1) Do wydatków udokumentowanych fakturą lub rachunkiem – kurs średni NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień wystawienia faktury lub rachunku.

2) Do wydatków nieudokumentowanych fakturą lub rachunkiem (np. diety, ryczałty za noclegi lub dojazdy) – kurs średni NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego rozliczenie delegacji.

Pracownik dostarczył rozliczenie delegacji 28 czerwca, zatem do przeliczenia zastosujemy kurs średni NBP z dn. 27 czerwca. Należna pracownikowi dieta za delegację po przeliczeniu na złote:

32,80 EUR x 4,2120 zł = 138,15 zł

3)      Inne wydatki poniesione przez pracownika udokumentowane fakturą. Wszystkie wydatki zostały poniesione 22 czerwca. Zatem do przeliczenia na złote dokonamy po kursie średnim NBP z dnia poprzedzającego dzień wystawienia faktury.

Usługa hotelowa – 800,00 UAH x 0,1464 zł = 117,12 zł

Bilety lotnicze – 600,00 UAH x 0,1464 zł = 87,84 zł

Taxi – 350,00 UAH x 0,1464 zł = 51,24 zł

Dekretacja

1)      Wyliczona dieta pracownicza:

  • Strona WN konta 409 Podróże służbowe kwota 138,15 zł
  • Strona MA konta 234 Rozrachunki z pracownikami kwota 138,15 zł.

2)      Zaksięgowanie faktury za hotel:

  • Strona WN konta 409 Podróże służbowe kwota 117,12 zł
  • Strona MA konta 136 Karta płatnicza spółki kwota 117,12 zł.

3)      Zaksięgowanie faktury za bilety:

  • Strona WN konta 409 Podróże służbowe kwota 87,84 zł
  • Strona MA konta 136 Karta płatnicza spółki kwota 87,84 zł.

4)      Zaksięgowanie faktury za przejazdy po mieście:

  • Strona WN konta 409 Podróże służbowe kwota 51,24 zł
  • Strona MA konta 136 Karta płatnicza spółki kwota 51,24 zł.

5)      Wypłata pracownikowi należnej diety:

  • Strona WN konta 234 Rozrachunki z pracownikami kwota 138,15 zł
  • Strona MA konta 130 Rachunek bankowy kwota 138,15 zł.

Polecamy w Portalu FK porady ekspertów dotyczące rozliczania delegacji:

Łukasz Walkiewicz

Autor: Łukasz Walkiewicz

Ekspert w dziale audytu ogólnego w KPMG w Polsce
Komentarze: 1
Zaloguj się aby dodać komentarz
Renata Adamska

Jak bezbłędnie rozliczyć delegację

Dzień dobry. W przykładzie pierwszym jest błąd w wyliczeniu diety za pobyt w delegacji krajowej. Podaje się, że za czas od 8 do 12 godzin przysługuje 50% diety. Owszem, ale tylko w przypadku, gdy podróż trwa nie dłużej niż dobę. W podanym przykładzie podróż trwa 3 pełne doby i 9 godzin.Zobacz więcej
28 lipiec 2017 o 14:38

Najnowsze porady

Przetestuj Portal FK przez 24 godziny za DARMO - otrzymasz dostęp do wszystkich treści Przetestuj Portal FK »

x
wiper-pixel