2 przykłady, aby bezbłędnie rozliczyć delegacje pracowników

Delegacje pracownicze na stałe wpisały się w życie zawodowe. W dzisiejszych czasach okoliczności związane z poleceniem wyjazdu służbowego pracownika, to bardzo powszechna sytuacja, do odbycia której pracownik jest zobowiązany.

Podstawowym świadczeniem związanym z podróżami służbowymi są diety określone przez ministra pracy i polityki społecznej z 29 stycznia 2013 r. w rozporządzeniu w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (dalej: rozporządzenie w sprawie podróży służbowych) , w której określone są zasady przyznawania i wysokość diet. Za czas podróży służbowej, w której przebywał pracownik przysługują diety, które przeznaczone są na pokrycie wydatków związanych z wyżywieniem podczas wyjazdu służbowego.

Z artykułu dowiesz się:

• w jakich przypadkach podróż służbową zalicza się do delegacji
• jakie świadczenie przysługuje pracownikowi z tytułu podróży służbowej 
• rozliczenie delegacji krajowej
• rozliczenie delegacji zagranicznej

Aby móc stwierdzić, czy  dany wyjazd służbowy możemy zakwalifikować jako delegację, musimy wziąć pod uwagę kilka czynników związanych z wyjazdem pracownika.

O podróży służbowej mówimy wtedy, gdy spełnione są trzy warunki, otóż podróż odbywa się:

- w celu wykonania przez pracownika zadania służbowego,

- poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy pracownika,

- na polecenie pracodawcy

(art. 77⁵ Kodeksu pracy).

Pamiętajmy, że podatnik nie będzie miał możliwości uznania wyjazdu służbowego za delegację w przypadku, gdy z pośród czterech dni wyjazdu, jedynie dwa dni zostaną przeznaczone na zadania zawodowe, zaś dwa pozostałe będą stanowić czas wolny pracownika. Istotny jest również zapis w umowie pracownika, bowiem jeżeli okażę się, że miejscem pracy jest przykładowo całe województwo, nie zaś jedno z miast, wówczas i w tym przypadku wyjazd służbowy nie zostanie uznany jako delegacja.

Pracownik, któremu zlecono polecenie wyjazdu służbowego nie może odmówić takiego wyjazdu. Istnieje jednak wyjątek, który dotyczy jedynie pracownic w ciąży oraz pracowników, którzy sprawują opiekę nad dzieckiem do lat 4, wówczas pracownik będzie musiał wyrazić zgodę na odbycie takiego wyjazdu.

Przykład 1. Rozliczenie delegacji krajowej

Pracownik spółki Alfa sp. z o.o., której siedziba mieści się w Krakowie, został wysłany w delegację krajową do Warszawy, podróżował pociągiem. Delegacja rozpoczęła się 13 czerwca 2017 r. o godzinie 12:00 i trwała do 16 czerwca 2017 r. do godziny 21:00. Pracodawca w pełni pokrył koszt zakwaterowania oraz zapewnił pracownikowi wyżywienie częściowe w postaci 3 śniadań. Pracownik pobrał zaliczkę w wysokości 200 zł.

Rozliczenie delegacji rozpoczniemy od określenia czasu jej trwania. W naszym przykładzie są to 3 pełne doby oraz 9 godzin. Zgodnie ze stawkami krajowymi ustalonymi w rozporządzeniu w sprawie podróży służbowej wyliczamy dietę należną pracownikowi.

1)     Dieta należna z tytułu odbycia podróży służbowej

4 x 30 zł = 120 zł

2)     Potrącenie diety o zapewnione 3 śniadania

30 zł x 25% x 3 śniadania = 22,50 zł

Należna pracownikowi dieta po potrąceniu = 120 zł – 22,50 zł = 97,50 zł.

3)     Inne wydatki poniesione przez pracownika udokumentowane fakturą

Usługa hotelowa – 300 zł

Bilety kolejowe – 135zł

Wydatki gastronomiczne – 65 zł

Podsumowując, pracownikowi należy się dieta w wysokości 97,50 zł, zwrot kosztów za bilety w wysokości 135,00 zł oraz zwrot za wydatki gastronomiczne w wysokości 65zł. Łączna kwota wynosi 297,50 zł. Pracownik jednak pobrał zaliczkę w wysokości 200,00 zł, zatem końcowa należność pracownika po rozliczeniu delegacji wyniesie 97,50 zł.

Dekretacja

1)     Otrzymanie zaliczki pracowniczej:

• Strona WN konta 234 Rozrachunki z pracownikami kwota 200zł
• Strona MA konta 130 Rachunek bankowy kwota 200zł.

2)     Wyliczona dieta pracownicza:

• Strona WN konta 409 Podróże służbowe kwota 97,50 zł
• Strona MA konta 234 Rozrachunki z pracownikami kwota 97,50 zł.

3)     Zaksięgowanie faktury za hotel:

• Strona WN konta 409 Podróże służbowe kwota 300 zł
• Strona MA konta 130 Rachunek bankowy kwota 300 zł.

4)     Zaksięgowanie faktury za bilety:

• Strona WN konta 409 Podróże służbowe kwota 135 zł
• Strona MA konta 234 Rozrachunki z pracownikami kwota 135 zł .

5)     Zaksięgowanie faktury za gastronomie:

• Strona WN konta 409 Podróże służbowe kwota 65 zł
• Strona MA konta 234 Rozrachunki z pracownikami kwota 65 zł.

6)     Wypłata pracownikowi należnej diety:

• Strona WN konta 234 Rozrachunki z pracownikami kwota 97,50 zł

Strona MA konta 130 Rachunek bankowy kwota 97,50 zł.

Przykład 2. Rozliczenie delegacji zagranicznej

 Pracownik spółki Alfa sp. z o.o. został wysłany w delegację zagraniczną do Ukrainy. Delegacja rozpoczęła się w 22 czerwca 2017 r. o godzinie 06:00 i trwała do 23 czerwca 2017 r. do godziny 19:00. Pracownik nie pobrał zaliczki, natomiast spółka przekazała do użytku kartę kredytową należącą do przedsiębiorstwa . Pracownik miał zapewnione pełne wyżywienie w hotelu, składające się z 2 śniadań, 2 obiadów i 1 kolacji. Pracownik dostarczył rozliczenie delegacji 28 czerwca 2017 r.

W przypadku rozliczenia delegacji zagranicznej mamy do czynienia z transakcjami walutowymi. Zarówno dla celów podatkowych, jak i bilansowych koszty poniesione podczas delegacji przelicza się na złote według średniego kursu NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu zgodnie z art. 30 ust. 2 pkt 2 ustawy o rachunkowości w kwestii bilansowej oraz art. 15 ust. 1 ustawy o CIT w kwestii podatkowej.

Rozliczenie delegacji rozpoczynamy od określenia czasu jej trwania, a zatem w naszym  przykładzie jest to 1 pełna doba oraz 13 godzin. Zgodnie z załącznikiem rozporządzenia w sprawie podróży służbowych wysokość diety za dobę podróży zagranicznej do Ukrainy wynosi 41 EUR.

1)      Dieta należna z tytułu odbycia podróży służbowej

1 x 41 EUR

1x 41 EUR (W przypadku niepełnej doby a okresie trwania ponad 12 godzin przysługuje dieta w pełnej wysokości)

2)      Potrącenie diety o zapewnione posiłki

41 EUR x 15% x 2 śniadania = 12,30 EUR

41 EUR x 30% x 2 obiady = 24,60 EUR

41 EUR x 30% x 1 kolacje = 12,30 EUR

Należna pracownikowi dieta po potrąceniu = 82 EUR – 12,30 EUR – 24,60 EUR – 12,30 EUR = 32,80 EUR

Należy pamiętać, że:

1) Do wydatków udokumentowanych fakturą lub rachunkiem – kurs średni NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień wystawienia faktury lub rachunku.

2) Do wydatków nieudokumentowanych fakturą lub rachunkiem (np. diety, ryczałty za noclegi lub dojazdy) – kurs średni NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego rozliczenie delegacji.

Pracownik dostarczył rozliczenie delegacji 28 czerwca, zatem do przeliczenia zastosujemy kurs średni NBP z dn. 27 czerwca. Należna pracownikowi dieta za delegację po przeliczeniu na złote:

32,80 EUR x 4,2120 zł = 138,15 zł

3)      Inne wydatki poniesione przez pracownika udokumentowane fakturą. Wszystkie wydatki zostały poniesione 22 czerwca. Zatem do przeliczenia na złote dokonamy po kursie średnim NBP z dnia poprzedzającego dzień wystawienia faktury.

Usługa hotelowa – 800,00 UAH x 0,1464 zł = 117,12 zł

Bilety lotnicze – 600,00 UAH x 0,1464 zł = 87,84 zł

Taxi – 350,00 UAH x 0,1464 zł = 51,24 zł

Dekretacja

1)      Wyliczona dieta pracownicza:

• Strona WN konta 409 Podróże służbowe kwota 138,15 zł
• Strona MA konta 234 Rozrachunki z pracownikami kwota 138,15 zł.

2)      Zaksięgowanie faktury za hotel:

• Strona WN konta 409 Podróże służbowe kwota 117,12 zł
• Strona MA konta 136 Karta płatnicza spółki kwota 117,12 zł.

3)      Zaksięgowanie faktury za bilety:

• Strona WN konta 409 Podróże służbowe kwota 87,84 zł
• Strona MA konta 136 Karta płatnicza spółki kwota 87,84 zł.

4)      Zaksięgowanie faktury za przejazdy po mieście:

• Strona WN konta 409 Podróże służbowe kwota 51,24 zł
• Strona MA konta 136 Karta płatnicza spółki kwota 51,24 zł.

5)      Wypłata pracownikowi należnej diety:

• Strona WN konta 234 Rozrachunki z pracownikami kwota 138,15 zł
• Strona MA konta 130 Rachunek bankowy kwota 138,15 zł.

Polecamy w Portalu FK porady ekspertów dotyczące rozliczania delegacji:

Podpowiadamy jak rozliczyć delegację pracownika

Jakie wynagrodzenie wypłacić pracownikowi oddelegowanemu na miesiąc do pracy we Francji

Sprawdź, czy pracownikom należy wypłacić należności za przejazd od siedziby firmy w Polsce do granicy

• art. 77⁵ ustawy z 26 czerwca 1974r. Kodeks pracy (tekst jedn.:Dz. U. z 2016 r. poz. 1666  ze zm.),
• art. 15 ust. 1 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jedn.: Dz.U. z 2016 r. poz. 1888 ze zm.),
• rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r. poz. 167).