Pytanie: Jednostka budżetowa raz w roku wypłaca świadczenie (nazwane w regulaminie wewnętrznym ZFŚS-świadczeniem urlopowym). Świadczenie wypłacane jest w czerwcu i niezależnie od tego czy ktoś wykorzystał czy też nie 14 dni urlopu. Zatrudniamy poniżej 50 osób. Czy takie działanie jest prawidłowe?

Odpowiedź:

Jeśli pracodawca zatrudniający mniej niż 50 pracowników decyduje o wypłacie świadczenia urlopowego, o którym mowa w ustawie z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, musi zapewnić co najmniej warunki wskazane w tym akcie prawnym. Pracodawca może wprowadzić korzystniejsze warunki dla wszystkich pracowników, np. wypłatę świadczenia wyższego niż określone w ustawie, czy też niezależnego od okresu urlopu, ale w takim przypadku wypłata takiego świadczenia powinna być objęta składkami ZUS. Pracodawca może wprowadzić jeden termin wypłaty, ale musi równocześnie zapewnić, że pracownicy, którzy wykorzystają urlop w wymiarze 14 dni kalendarzowych wcześniej, muszą mieć wypłacone świadczenie urlopowe najpóźniej w dniu poprzedzającym rozpoczęcie urlopu.

Pracodawcy zatrudniający poniżej 50 pracowników mogą tworzyć zakładowy fundusz świadczeń socjalnych, ale nie są do tego zobligowani. Jeśli fundusz nie jest tworzony pracodawca zatrudniający mniej niż 50 pracowników może wypłacać świadczenie urlopowe, którego warunki określają przepisy ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych.

Zgodnie z nimi świadczenie takie jest wypłacane w wysokości nieprzekraczającej odpisu podstawowego, zgodnie z rodzajem zatrudnienia pracownika oraz odpowiednio do jego wymiaru czasu pracy.

Dla zatrudnionego pracownika, wykonującego pracę w tzw. warunkach normalnych maksymalne świadczenie urlopowe wynosi 1.185,66 zł. Jeśli jest on zatrudniony w wymiarze ½ etatu maksymalne świadczenie urlopowe wyniesie 592,83 zł. Tak ustalone świadczenie jest zwolnione ze składek na ubezpieczenie społeczne.

Ponadto zgodnie z warunkami określonymi w ustawie świadczenie urlopowe jest wypłacane raz w roku, najpóźniej w dniu poprzedzającym rozpoczęcie urlopu wynoszącego 14 dni kalendarzowych.

W sytuacji, gdy pracodawca zdecyduje się stworzyć wyższe lub korzystniejsze warunki wypłacania świadczenia urlopowego, tzn. bez wymagania odpowiedniej długości urlopu będzie to prawidłowe, gdyż pracodawca może stworzyć dla pracowników warunki korzystniejsze niż wynikające z obowiązujących przepisów.

Jednak z uwagi na warunki wskazane w ustawie dla świadczenia urlopowego korzystającego ze zwolnienia ze składek ZUS w przypadku, jeśli świadczenie będzie wypłacane wszystkim pracownikom niezależnie od długości urlopu lub w kwocie wyższej niż wskazana w ustawie powinno być ono objęte składkami ZUS. W sytuacji, gdy pracodawca wypłaca świadczenie urlopowe wszystkim pracownikom, niezależnie od długości wykorzystywanego urlopu, może być ono wypłacane w jednym czasie, ale jeśli pracodawca przyjął wypłatę świadczenia urlopowego, musi również zapewnić wypłatę pracownikowi, który wykorzystał wcześniej urlop dwutygodniowy.

Wprowadzenie korzystniejszych warunków wypłaty dla wszystkich pracowników nie może bowiem pozbawić prawa pracownika, które otrzymał na mocy ustawy. Tak więc pracownik, który wcześniej, niż w terminie wypłaty świadczenia dla wszystkich pracowników, rozpoczął 14 dniowy urlop wypoczynkowy ma prawo do otrzymania świadczenia najpóźniej w dniu poprzedzającym urlop. Ustalenie jednego terminu wypłaty nie zwalnia pracodawcy z dopilnowania realizacji wypłaty uprawnionym pracownikom w terminie wskazanym w ustawie.