Sektor Publiczny

4 najczęstsze błędy kadrowo-płacowe. Pokażemy Ci, jak ich unikać

Maria Kucharska-Fiałkowska

Autor: Maria Kucharska-Fiałkowska

Dodano: 27 sierpnia 2018
baecf41927b21a02a680b2686f924f3c6624a870-medium

Nieprecyzyjne zapisy regulaminu wynagradzania, czy też brak informacji o przyznanych nagrodach w aktach osobowych pracownika to tylko niektóre nieprawidłowości. Jest ich więcej. My wskazujemy sposoby, jak nie popełniać błędów kadrowo-płacowych.

Przypadek 1. Rekrutacja i obowiązek informacyjny.

Brak klauzuli informacyjnej z przepisów o ochronie danych osobowych w ogłoszeniach o rekrutacji na wolne stanowiska urzędnicze w tym kierownicze stanowiska urzędnicze to jeden z typowych błędów.

Mimo wielu lat obowiązywania ustawy o ochronie danych osobowych pracodawcy w sektorze publicznym często pomijają obowiązkowo klauzulę informacyjną dotyczącą administratora danych osobowych oraz przetwarzania tych danych.

Problem zwykle wynika z wyłącznego stosowania przepisów ustawy o pracownikach samorządowych w zakresie treści ogłoszenia, z pominięciem przepisów o ochronie danych osobowych. Do 25 maja 2018 r. obowiązywała ustawa o ochronie danych osobowych, która nakładała obowiązek informacyjny także w przypadku zbierania danych od osób, których te  dane dotyczą.

Obecnie obowiązujące przepisy rozporządzenia ogólnego o ochronie danych osobowych (rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z  27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE), zwanego dalej: RODO, nakładają szersze niż dotychczas obowiązki informacyjne niż miało to miejsce na gruncie przepisów krajowych.

W związku z tym pracodawcy sektora publicznego, tak samo jak inne podmioty, są zobowiązani do wskazania określonego w art. 13 RODO zakresu danych przy ogłoszeniu o naborze na wolne stanowisko.  Pracodawca może zarówno umieścić wskazane dane przy każdym ogłoszeniu o naborze na wolne stanowisko, jak i sformułować ogólną klauzulę w miejscu przeznaczonym do ogłoszeń, czy to stronie BIP czy na tablicy ogłoszeń w siedzibie pracodawcy, przy czym umieszczenie informacji w ogłoszeniu przechowywanym w dokumentacji naboru stanowi w razie sporu dowód spełnienia obowiązku informacyjnego w konkretnym przypadku.

Podstawa prawna:

  • rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z  27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz.U.UE.L.2016.119.1).
Przypadek 2.  Zatrudnienie.  Weryfikacja dokumentów dotyczących stażu pracy

Wielu pracowników kadr w swojej pracy spotyka się z sytuacją uzupełniania dokumentów dotyczących stażu pracy pracownika, wpływających na uprawnienie do nagrody jubileuszowej czy dodatku za wieloletnią pracę.

Nawet po kilku latach zatrudnienia pracownika okazuje się, że dostarcza on dokumenty dotyczące poprzedniego zatrudnienia czy innych okresów, od których zależą uprawnienia pracownicze. Pracownicy służb kadrowych dysponują jednak  narzędziem, które może przyczynić się do minimalizowania takich przypadków już na etapie zatrudnienia, a więc danymi zawartymi w kwestionariuszu osobowym pracownika, w którym wskazuje on swoje doświadczenie zawodowe. Kwestionariusz jego dokumentem osobistym, w którym pracownik potwierdza swoim podpisem prawdziwość i prawidłowość informacji.

Na tej podstawie pracownik ds. kadr powinien zweryfikować dostarczone świadectwa pracy i zaświadczenia. Pracownik przy zatrudnieniu jest zobowiązany zapoznać się z regulaminem pracy i regulaminem wynagradzania jednostki, przedstawionym przez pracodawcę.  Jednak dla osób, które wcześniej nie były zatrudnione w sektorze publicznym część zapisów nie jest od razu zrozumiała.

Dlatego poza przedstawieniem regulaminów do zapoznania, należy pracownikowi wskazać na istotne zapisy i poinformować o tym, jakie dokumenty wpływają na jego uprawnienia pracownicze do konkretnych składników płacowych. Celowe jest również odnotowanie, czy wykazane w kwestionariuszu osobowym doświadczenie zawodowe jest kompletne, które ze wskazanych okresów stanowiły zatrudnienie na podstawie stosunku pracy, a które dotyczą umów cywilno-prawnych, czy w czasie przerw w zatrudnieniu pracownik był zarejestrowany jako bezrobotny z prawem do zasiłku, itp.

Takie działanie służb kadrowych pozwoli na uniknięcie, a przynajmniej na zminimalizowanie przypadków, w których pracownik nieoczekiwanie uzupełnia dokumenty, a pracodawca zobowiązany jest do wyrównania należnych wypłat za okres do trzech lat wstecz.

Podstawa prawna:

  • rozporządzenie z 28 maja 1996 r.  w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika   (tekst jedn.:Dz.U. z 2017 r. poz. 894).
Przypadek 3. Brak informacji o przyznanych nagrodach w aktach osobowych pracownika

Popularną formą motywacyjną pracowników sfery budżetowej są premie (tzw. premie uznaniowe) i nagrody, wypłacane z różną częstotliwością. W praktyce często zdarza się, że przyznanie premii czy nagród nie znajduje odzwierciedlenia w aktach osobowych pracownika, a pracodawcy za wystarczający dokument uznają wniosek premiowy/ nagrodowy, stanowiący podstawę do dokonania wypłaty, który jest  załączany do listy płac.

Tymczasem (zgodnie z § 6 ust. 2 pkt 2 lit. g  rozporządzenia z 28 maja 1996 r.  w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika, tekst jedn.:Dz.U. z 2017 r. poz. 894), które będzie obowiązywało jeszcze do końca 2018 r., w aktach osobowych pracownika należy składać dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia.

O ile zaś nie ma wątpliwości o umieszczaniu w aktach osobowych dokumentów dotyczących wymierzenia pracownikowi kary porządkowej, o której mowa w drugiej części zdania z powyższego przepisu, o tyle informacje o przyznanych nagrodach czy premiach mających charakter nagród, nie trafiają już do akt osobowych. Bez wątpienia zaś dokumenty te mają istotne znaczenie w ocenie przebiegu zatrudnienia pracownika.

Pracodawca powinien złożyć do akt informację o przyznanej nagrodzie wraz z innymi dokumentami z nią związanymi, jak np. wniosek z uzasadnieniem jej przyznania, a brak realizacji tego obowiązku stanowi o nieprawidłowości prowadzenia dokumentacji pracowniczej. 

 

Podstawa prawna:

  • rozporządzenie z 28 maja 1996 r.  w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika   (tekst jedn.:Dz.U. z 2017 r. poz. 894).
Przypadek 4: Nieprecyzyjne zapisy regulaminu wynagradzania

W odniesieniu do pracowników samorządowych pracodawca ma obowiązek wprowadzenia regulaminu wynagradzania, w którym poza elementami obowiązkowymi (wynikającymi z art. 39 ust. 1 ustawy z 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych, pracodawca może określić warunki i sposób przyznawania premii i dodatków do wynagrodzenia: funkcyjnego, specjalnego, a także innych niewymienionych w ustawie, jak np. dodatek motywacyjny.

Zapisy te powinny w sposób jednoznaczny określać w jakich sytuacjach ww. świadczenia mogą być przyznane pracownikowi i tym zakresie regulaminy zwykle spełniają takie wymagania od strony formalnej.

Niejednokrotnie jednak zapisy wprowadzanego regulaminu nie są konsultowane ze specjalistami w sprawach placowych i  w praktyce borykają się oni z ustaleniem, czy dany składnik przysługuje pracownikowi również w czasie choroby, czy też nie, a więc czy wchodzi w skład podstawy wynagrodzenia lub zasiłku chorobowego. Przyjmują wówczas założenie, że w przypadku braku odpowiednich zapisów regulaminu dany składnik przysługuje za okresy, za które pracownik otrzymuje wynagrodzenie, ale nie przysługuje już za dni nieobecności w pracy z powodu niezdolności do pracy wskutek choroby albo konieczności osobistego sprawowania opieki nad dzieckiem lub chorym członkiem rodziny, za które pracownik samorządowy otrzymuje z tego tytułu zasiłek z ubezpieczenia społecznego, a więc wliczają ten składnik do podstawy wynagrodzenia lub zasiłku chorobowego.

W celu zapewnienia przejrzystości w stosowaniu przepisów płacowych pracodawca powinien zadbać, aby przy wprowadzaniu fakultatywnego składnika wynagrodzenia określić również zasady jego wypłaty w przypadku absencji chorobowej pracownika lub okresów opieki nad chorym członkiem rodziny.

Podstawa prawna:

  • ustawa z 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (tekst jedn.: Dz.U. z 2018 poz. 1260),
  • ustawa z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (tekst jedn.: Dz.U. z 2017 r. poz. 1368 ze zm.).

Polecamy też:

Maria Kucharska-Fiałkowska

Autor: Maria Kucharska-Fiałkowska

Specjalista ds. audytów, administrator bezpieczeństwa Informacji, specjalista ds. kadrowych w jednostkach publicznych
Nie ma jeszcze komentarzy do tego dokumentu.
Zaloguj się aby dodać komentarz
Dołącz do Portalu FK i odbieraj nagrody
KLUB <
wiper-pixel