Złożenie raportu informacyjnego skróci okres przechowywania akt pracowniczych

Przypomnijmy, że obecnie obowiązuje 50-letni okres przechowywania dokumentacji osobowej, płacowej, który wynika z ustawy z 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2017 r. poz. 1086) ustawy z 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (Dz. U. z 2018 r. poz. 1270 ze zm.). Tak długi okres przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika jest podyktowany wykorzystywaniem ich do ustalania prawa do emerytury lub renty i ich wysokości, wypłacanych przez ZUS. Obecny stan prawny nie gwarantuje ubezpieczonemu, że w chwili wystąpienia do ZUS z wnioskiem o przyznanie należnego świadczenia będzie mógł otrzymać od byłego pracodawcy wszystkie niezbędne dokumenty, zaświadczenia. Na przestrzeni kilkudziesięciu lat dokumenty mogą bowiem ulec zniszczeniu, zagubieniu czy degradacji ze względu na upływ czasu.

ZMIANA: Po wejściu zmian, czyli od 2019 r. zostanie skrócony okres przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika z 50 do 10 lat oraz umożliwienie pracodawcy prowadzenia i przechowywania tych akt w postaci elektronicznej. 

Skrócenie tego okresu stanie się możliwe dzięki przekazywaniu do ZUS za pracowników i zleceniobiorców wszystkich niezbędnych danych, na podstawie których nastąpi ustalenie prawa do wybranego świadczenia oraz jego wysokość. Dane te będą zapisywane na koncie ubezpieczonego. Pracodawca będzie przekazywał dane na bieżąco, w imiennym raporcie miesięcznym o należnych składkach i wypłaconych świadczeniach (ZUS RCA).

KORZYŚĆ ZE ZMIANY: Dzięki temu nie będzie już potrzeby przedkładania np. zaświadczenia Rp-7, czy poszukiwania następcy prawnego byłego pracodawcy lub podmiotu profesjonalnie przechowującego dokumentację pracowniczą ubezpieczonego.

Pracodawca będzie mógł zastosować 10-letni okres przechowywania dokumentacji pracowniczej dla wszystkich pracowników zatrudnionych po dniu 1 stycznia 2019 r. W stosunku do trwających i przyszłych stosunków pracy, płatnik będzie przekazywał na bieżąco, w rozszerzonym imiennym raporcie miesięcznym ZUS RCA, wszystkie niezbędne informacje do ustalenia prawa do świadczeń. Będą one obejmowały wypłacony przychód, a także dane dotyczące wykonywania pracy przez nauczyciela w placówkach, o których mowa w ustawie o nauczycielskich świadczeniach kompensacyjnych.

Natomiast za ubezpieczonych, z którymi stosunki pracy zostały nawiązane po dniu 31 grudnia 1998 r., a przed 1 stycznia 2019 r. dokumentacja będzie mogła być przechowywana przez 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym został złożony tzw. raport informacyjny. To nowy raport zawierający zestawienie informacji dotyczących pracowników oraz zleceniobiorców, obejmujących:

a) dane dotyczące wypłaconego przychodu, niezbędne do ustalenia podstawy wymiaru emerytury lub renty – za lata kalendarzowe przypadające w okresie od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r.,

b) dane dotyczące wykonywania pracy przez nauczyciela, wychowawcę̨ lub innego pracownika pedagogicznego zatrudnionego w placówkach, o których mowa w art. 2 pkt 1 ustawy o nauczycielskich świadczeniach kompensacyjnych, w określonym wymiarze obowiązkowego wymiaru zajeść́ – za okres od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r., z wyjątkiem danych za nauczyciela, wychowawcę̨ lub innego pracownika pedagogicznego, od którego płatnik składek uzyskał na piśmie informację o ustaleniu prawa do nauczycielskiego świadczenia kompensacyjnego na podstawie tej ustawy,

c) dane dotyczące wykonywania pracy przez nauczyciela, wychowawcę̨ lub innego pracownika pedagogicznego zatrudnionego w placówkach, o których mowa w art. 1 Karty Nauczyciela, w określonym wymiarze obowiązkowego wymiaru zajeść́ – za okres od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2008 r., z wyjątkiem danych za nauczyciela, wychowawcę̨ lub innego pracownika pedagogicznego, od którego płatnik składek uzyskał na piśmie informację o ustaleniu prawa do emerytury na podstawie art. 88 tej ustawy,

d) dane dotyczące okresów wykonywania i wymiaru czasu pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze, o której mowa w art. 32 ustawy o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń́ Społecznych – za okres 1 stycznia 1999 r. - 31 grudnia 2008 r., z wyjątkiem danych za ubezpieczonego, od którego płatnik składek uzyskał na piśmie informację o ustaleniu prawa do emerytury na podstawie art. 32, art. 33 lub art. 184 tej ustawy,

e) dane dotyczące okresów wykonywania i wymiaru czasu pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, o której mowa w art. 3 ust. 1 i 3 ustawy o emeryturach pomostowych – za okres 1 stycznia 1999 r. - 31 grudnia 2008 r., z wyjątkiem danych za ubezpieczonego, od którego płatnik składek uzyskał na piśmie informację o ustaleniu prawa do emerytury pomostowej na podstawie tej ustawy,

f) informację, czy w okresie zatrudnienia pracownikowi przysługiwał ekwiwalent pieniędzy za deputat węglowy, o którym mowa w ustawie o komercjalizacji i restrukturyzacji przedsiębiorstwa państwowego „Polskie Koleje Państwowe”,

g) datę̨, tryb rozwiązania ostatniego stosunku pracy, podstawę̨ prawną rozwiązania lub wygaśnięcia ostatniego stosunku pracy lub stosunku służbowego oraz informację, z czyjej inicjatywy stosunek pracy został rozwiązany;

Pracodawca, który podjął decyzję, że chce skrócić okres przechowywania dokumentacji pracowniczej, powinien złożyć do ZUS jednorazowe oświadczenie o zamiarze przekazania raportów informacyjnych. Złożenie oświadczenia jest dobrowolną decyzją pracodawcy i skutkuje obowiązkiem złożenia raportów informacyjnych za wszystkich pracowników i zleceniobiorców zgłoszonych do ubezpieczeń po dniu 31 grudnia 1998 r., a przed 1 stycznia 2019 r.

Za pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r. pracodawca nie będzie mógł złożyć raportów informacyjnych. Okres przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych będzie dla tych pracowników zawsze wynosił 50 lat od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy.

W stosunku do pracowników, którzy rozpoczną pracę począwszy od 1 stycznia 2019 r. zgłoszenie wyrejestrowania z ubezpieczeń́ społecznych (ZUS ZWUA) będzie określało dodatkowo dane w zakresie rozwiązania stosunku pracy, niezbędne do ustalenia przyszłego prawa do świadczeń: datę̨, tryb rozwiązania ostatniego stosunku pracy, podstawę̨ prawną rozwiązania lub wygaśnięcia ostatniego stosunku pracy lub stosunku służbowego oraz informację, z czyjej inicjatywy stosunek pracy został rozwiązany.