Dokumentacja dotycząca kontroli trzeźwości trafi do akt osobowych pracownika

W Ministerstwie Rodziny i Polityki Społecznej przygotowano projekt rozporządzenia zmieniającego przepisy w zakresie dokumentacji pracowniczej. Zmiana dotyczy rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz. U. z 2018 r.  poz. 2369). Jej celem jest dostosowanie treści tych przepisów do zmian wprowadzonych ustawą z 1 grudnia 2022 r. o zmianie ustawy - Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw.. Znowelizowane przepisy Kodeksu pracy – oprócz wprowadzenia na stałe do polskiego porządku prawnego unormowań dotyczących pracy zdalnej – umożliwiają również pracodawcom prewencyjną kontrolę trzeźwości pracowników lub kontrolę pracowników na obecność w ich organizmach środków działających podobnie do alkoholu (np. narkotyków). Chodzi o przypadki, gdy jest to niezbędne do zapewnienia ochrony życia i zdrowia pracowników lub innych osób bądź ochrony mienia.

W związku z tym zaproponowano rozszerzenie części B akt osobowych o dokumenty zawierające potwierdzenie poinformowania pracownika o wprowadzeniu kontroli trzeźwości pracowników lub kontroli na obecność w ich organizmach środków działających podobnie do alkoholu, o grupie lub grupach pracowników objętych taką kontrolą i sposobie jej przeprowadzenia.

W świetle znowelizowanych przepisów, dokumenty znajdujące się w części E akt osobowych pracownika będą przechowywane w wydzielonych częściach dotyczących danej kontroli (którym przyporządkowywane będą odpowiednio numery E1 i kolejne). Okres przechowywania informacji o kontrolach nie będzie dłuższy niż 1 rok od dnia ich zebrania. Natomiast w przypadku, gdy względem pracownika zostanie zastosowana kara upomnienia, kara nagany lub kara pieniężna – pracodawca będzie miał obowiązek przechowywać informacje o dacie, godzinie i minucie przeprowadzonego badania pod kątem trzeźwości (na obecność środków działających podobnie do alkoholu) oraz wyniki  wskazujące na stan po użyciu alkoholu, stan nietrzeźwości lub stan po użyciu środków podobnych do alkoholu – do czasu uznania kary za niebyłą. W razie usunięcia z akt osobowych informacji związanej z kontrolą, pracodawca będzie również musiał usunąć całą wskazaną wcześniej, wydzieloną część dotyczącą tej informacji.

W wyniku zmian wprowadzonych omawianym rozporządzeniem, w aktach osobowych pracowników mają być również  przechowywane dokumenty związane  z pracą zdalną. Przed dopuszczeniem do jej wykonywania pracownik będzie musiał bowiem potwierdzić w specjalnym oświadczeniu (składanym w postaci papierowej lub elektronicznie) zapoznanie się z przygotowaną przez pracodawcę oceną ryzyka zawodowego oraz z informacją zawierającą zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej. Miejscem przechowywania tego oświadczenia będzie w część B akt osobowych pracownika.

Rozporządzenie zmieniające, o którym mowa, ma wejść w życie po upływie 7 dni od dnia jego ogłoszenia w Dzienniku Ustaw.

Źródło:

• projekt (z 27 stycznia 2023 r.) rozporządzenia Ministra Rodziny i Polityki Społecznej zmieniającego rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej.