Pytanie: Od kiedy istnieje obowiązek posiadania w aktach pracowniczych kadrowej zajmującej się przetwarzaniem danych osobowych „upoważnienia do przetwarzania danych osobowych”? Obowiązek ten wynika z ustawy z 1997 r. o ochronie danych osobowych, jednak mam problem, z jaką datą powinnam uzupełnić to upoważnienie, które zostało przeoczone przez nas – pyta specjalista ds. personalnych z Warszawy.

Odpowiedź: Osoba zajmująca się danymi osobowymi pracowników, czyli przetwarzająca te dane, musi posiadać upoważnienie do ich przetwarzania nadane przez administratora danych. Takim administratorem jest pracodawca. Ten obowiązek istnieje od 1 maja 2004 r.

Upoważnienie do przetwarzania danych osobowych pracowników powinno być sporządzone na piśmie i podpisane przez pracodawcę.

Ma charakter imienny, wobec czego wskazuje osobę upoważnioną do przetwarzania danych osobowych oraz zakres ich przetwarzania.

Upoważnienie należy sporządzić w dwóch egzemplarzach, z których jeden trzeba dołączyć do akt osobowych pracownika upoważnionego do przetwarzania danych - w części B jego akt.

Ponadto pracodawca ma obowiązek prowadzić ewidencję osób dopuszczonych do przetwarzania danych osobowych.

Takie osoby powinny być więc wpisane do tej ewidencji.

Proszę pamiętać, że przetwarzanie danych bez upoważnienia jest zagrożone karą pozbawienia wolności do 2 lat.

Podstawa prawna:
- art. 37 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (tekst jedn.: Dz.U. z 2002 r. nr 101, poz. 926 ze zm.),
- ustawa z 22 stycznia 2004 r. o zmianie ustawy o ochronie danych osobowych oraz ustawy o wynagrodzeniu osób zajmujących kierownicze stanowiska państwowe (Dz.U. nr 33, poz. 285).

Odpowiedź udzielona: 13 marca 2007 r.

Autor: Ewa Żegota, specjalista prawa pracy