Upewnij się, jaki przedsiębiorca musi prowadzić e-akta pracownicze

Iwona Kusio-Szalak

Autor: Iwona Kusio-Szalak

Dodano: 21 grudnia 2018
Pytanie:  Czy przedsiębiorca może pozostać przy aktach papierowych, czy obowiązkowe są e-akta?
Odpowiedź: 

Przypomnijmy, że od 1 stycznia 2019 r. Kodeks pracy będzie wyraźnie dopuszczał prowadzenie dokumentacji pracowniczej, a więc nie tylko samych akt osobowych, lecz również np. ewidencji czasu pracy w formie elektronicznej. Wprowadzony wskazaną nowelizacją art. 94 pkt. 9a Kodeksu pracy oraz art. 948 Kodeksu pracy umożliwiają pracodawcy prowadzenie i przechowywanie dokumentacji pracowniczej w formie papierowej lub elektronicznej, a także zmianę postaci prowadzenia i przechowania dokumentacji w każdym momencie trwania stosunku pracy (np. od razu po podpisaniu umowy o pracę, w trakcie trwania stosunku pracy, czy nawet po wręczeniu pracownikowi wypowiedzenia, kiedy już wiadomo kiedy stosunek pracy ustanie).

Co więcej, pracodawca będzie mógł zmienić dotychczasową formę akt osobowych również po zakończeniu stosunku pracy (np. po wydaniu pracownikowi świadectwa pracy, czy po upływie okresów przedawnienia roszczeń pracowniczych), ale nie ma takiego obowiązku.

Nowelizacja Kodeksu pracy wprowadza również zasadę równoważności dokumentacji papierowej i elektronicznej (art. 9411 Kodeksu pracy). Dzięki temu obie strony stosunku pracy będą mogły identycznie korzystać zarówno z wersji papierowej jak i elektronicznej, co może okazać się pomocne np. podczas sporu sądowego.

  • art. 1 pkt. 3 i 4, art. 7 ust. 1 i art. 13 ustawy z 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz och elektronizacją (Dz.U. z 2018 r. poz. 357).
Iwona Kusio-Szalak

Autor: Iwona Kusio-Szalak

Radca prawny. Od wielu lat specjalizuje się w praktycznych zagadnieniach prawa pracy. Autorka opracowań z zakresu prawa pracy kierowanych do pracowników kadr i działów personalnych, a także osób zarządzających. Specjalizuje się w prawie pracy, w szczególności w zagadnieniach związanych z tworzeniem umów i dokumentów związanych ze stosunkiem pracy, a także czasem pracy, zgodnym z prawem zatrudnianiem i zwalnianiem pracowników, podnoszeniem kwalifikacji zawodowych, uprawnieniami rodzicielskimi. Posiada bogate doświadczenie w reprezentowaniu zarówno pracowników, jak i pracodawców w sporach pracowniczych przed sądami pracy.
Nie ma jeszcze komentarzy do tego dokumentu.
Zaloguj się aby dodać komentarz