Przechowywanie dokumentacji pracowniczej

Monika Frączek

Autor: Monika Frączek

Dodano: 25 lipca 2011
Pytanie:  Zakład jest w stanie likwidacji. Zatrudniamy mniej niż 20 pracowników na podstawie umów na czas określony. Pracownikom tym wypowiedzieliśmy umowy o pracę z powodu likwidacji zakładu pracy. Jaką podstawę prawną rozwiązania umowy należy wpisać na świadectwie pracy? Spółka znajduje się w stanie likwidacji. Jak i gdzie należy przechowywać wszystkie dokumenty dotyczące działalności spółki po jej likwidacji?

Przepisy nie odnoszą się natomiast do sytuacji, czy należy w jakiś sposób modyfikować informację o trybie i podstawie prawnej rozwiązania umowy, - jeżeli ma to miejsce w skutek upadłości lub likwidacji pracodawcy. W związku z tym, w świadectwie pracy należy wpisać …

Odpowiedź: 

Przepisy dotyczące wypełniania świadectw pracy stanowią, że w świadectwie pracy, zamieszcza się także informacje niezbędne do ustalenia uprawnień ze stosunku pracy i uprawnień z ubezpieczenia społecznego, dotyczące m.in. podstawy prawnej rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy. Natomiast, jeżeli chodzi o drugie pytanie, dokumentację pracowniczą trzeba przekazać do firmy, która odpłatnie zajmuje się przechowywaniem dokumentacji

Świadectwo pracy - jak je wypełnić?

We wzorze świadectwa pracy jest wskazane, że wpisuje się „tryb i podstawę prawną rozwiązania stosunku pracy”. W pouczeniu dotyczącym wypełnienia świadectwa, jest wyraźnie napisane, iż w ust 3 litera a świadectwa pracy, pracodawca podaje jeden z trybów rozwiązania stosunku pracy określonych w art. 30 § 1 Kodeksu pracy, dalej: kp a w przypadku rozwiązania stosunku pracy za wypowiedzeniem lub bez wypowiedzenia - dodatkowo wskazuje stronę stosunku pracy składającą oświadczenie woli w tej sprawie.

Przepisy nie odnoszą się natomiast do sytuacji, czy należy w jakiś sposób modyfikować informację o trybie i podstawie prawnej rozwiązania umowy - jeżeli ma to miejsce w skutek upadłości lub likwidacji pracodawcy.

Zatem, możecie Państwo wpisać:

  • art. 30 § 1 pkt 2 kp w związku z art. 411 kp - w odniesieniu do pracowników zatrudnionych na czas określony (zatrudnionych na 6 miesięcy lub na okres krótszy niż 6 miesięcy, albo zatrudnionych na ponad 6 miesięcy, w których umowach nie ma klauzul dopuszczających wypowiedzenie) oraz do pracowników chronionych przed wypowiedzeniem, np. będących w ochronnym wieku przedemerytalnym,
  • tylko art. 30 § 1 pkt 2 kp - w odniesieniu do pozostałych kategorii pracowników zatrudnionych na czas określony (tych, co mają klauzule dopuszczające wypowiedzenie). Przepisy prawa pracy nie wymagają wpisywania w świadectwie pracy przyczyny wypowiedzenia, ale po to, żeby pracownicy nie mieli problemów w urzędzie pracy (np. z ubieganiem się o świadczenia przedemerytalne), dobrze jest wpisać tym pracownikom dodatkowo „(likwidacja zakładu pracy)”.

Jak i gdzie należy przechowywać wszystkie dokumenty dotyczące działalności spółki po jej likwidacji?

Dokumentację pracowniczą w takim przypadku trzeba przekazać do firmy, która odpłatnie zajmuje się przechowywaniem dokumentacji. I trzeba z góry zapłacić tej firmie za okres przechowywania i to całkiem długi, bo wynoszący 50 lat.

Jak wyjaśnia Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych (www.archiwa.gov.pl): „Akta osobowe i płacowe, stanowiące podstawę do wystawienia świadectwa pracy
i poświadczenia wynagrodzenia otrzymywanego z tytułu wykonywanej pracy, potrzebne pracownikom do ustalenia wymiaru emerytury w ZUS, zaliczane są do dokumentacji, niearchiwalnej (kategoria "B"). W związku z tym posiadają ustalony przez ustawodawcę czasowy okres przechowywania, po którym są niszczone (brakowane). Dla dokumentacji osobowej okres przechowywania wynosi obecnie pięćdziesiąt lat od ustania stosunku pracy”.

W przypadku postawienia pracodawcy w stan likwidacji lub ogłoszenia jego upadłości, pracodawca wskazuje podmiot prowadzący działalność w dziedzinie przechowywania dokumentacji, któremu zostanie ona przekazana do dalszego przechowywania, zapewniając na ten cel środki finansowe na czas, jaki pozostał do końca 50-letniego okresu przechowywania dokumentacji liczonego:

  • od dnia zakończenia pracy u danego pracodawcy - dla dokumentacji osobowej;
  • od dnia wytworzenia - dla dokumentacji płacowej.
Ustawa wyraźnie stanowi, że koszty przejęcia, zewidencjonowania, przechowania i konserwacji dokumentacji przez archiwa państwowe ponoszą solidarnie osoby zarządzające lub pełniące funkcje organu zarządzającego pracodawcy w dniu jego wykreślenia z Krajowego Rejestru Sądowego lub ewidencji działalności gospodarczej.

W przypadku stwierdzenia przez sąd rejestrowy, na wniosek pracodawcy podlegającego wpisowi do Krajowego Rejestru Sądowego lub do ewidencji działalności gospodarczej, niemożności zapewnienia środków na koszty dalszego przechowywania, dokumentację przejmuje Archiwum Państwowe Dokumentacji Osobowej i Płacowej, które funkcjonuje od 1 lipca 2004 r. w Milanówku przy ul. Okrzei 1, tel. (022) 724 82 61 lub 724 76 05, strona internetowa: www.milanowek.ap.gov.pl.

- § 1, ust. 1a pkt 1 rozporządzenia Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej z 15 maja 1996 r. w sprawie szczegółowej treści świadectwa pracy oraz sposobu i trybu jego wydawania i prostowania (Dz.U. nr 60, poz. 282, z późn. zm.),
- ust 3 pkt a załącznika do ww. rozporządzenia, pkt 3 pouczenia do ww. rozporządzenia,
- art. 51u ustawy z 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz.U. z 2006 r. nr 97, poz.673 z późn. zm.).
Tekst opublikowany: 

15 lipca 2011 r.

Monika Frączek

Autor: Monika Frączek

Prawnik, autorka opracowań z zakresu prawa pracy. Od 1998 r. była głównym specjalistą w Departamencie Prawa Pracy, w Ministerstwie Pracy i Polityki Od 2003 r. pracowała w Wydziale Legislacji Departamentu Prawa Pracy. Uczestniczyła w pracach legislacyjnych w MPiPS i Parlamencie. Absolwentka Podyplomowego Studium Zbiorowych Stosunków Pracy i Zasobów Ludzkich, w Instytucie Socjologii Uniwersytetu Warszawskiego. Uczestnik Podyplomowego Studium Zagadnień Legislacyjnych prowadzonego na Uniwersytecie Warszawskim. Od wielu lat specjalizuje się w praktycznych zagadnieniach prawa pracy. Autorka opracowań z zakresu prawa pracy kierowanych do pracowników kadr i działów personalnych, a także osób zarządzających. Obecnie prowadzi swoją firmę doradczą oraz prowadzi szkolenia z tematyki prawa pracy dla działów kadr, osób zarządzających oraz związków zawodowych, w szczególności z czasu pracy, dokumentacji pracowniczej, zgodnego z prawem zatrudniania i zwalniania pracowników, podnoszenia kwalifikacji zawodowych uprawnień rodzicielskich, problematyki pracy tymczasowej.
Nie ma jeszcze komentarzy do tego dokumentu.
Zaloguj się aby dodać komentarz