Pytanie: Jaki dokument wydać w sytuacji, gdy były pracownik zgłosił się po duplikat świadectwa pracy (w aktach osobowych brak kopii świadectwa pracy, czyli pewnie nie zostało ono wydane)? W aktach osobowych nie ma także dokumentu określającego w jakim trybie stosunek pracy został rozwiązany, jest tylko data rozwiązania. Dodam, że w międzyczasie nastąpiła zmiana zakładu pracy, który jest pracodawcą (nastąpiło przejęcie pracowników).

Odpowiedź:

W przypadku, kiedy pracownik był zatrudniony u pracodawcy przejętego przez obecnego pracodawcę obecny zakład dysponuje aktami osobowymi. W takim wypadku, w sytuacji przejęcia akt osobowych były pracodawca lub pracodawca przejmujący jest obowiązany sporządzić świadectwo pracy na podstawie dokumentacji osobowej, którą posiada w swych zasobach archiwalnych.

Fakt zaginięcia lub niewydania świadectwa pracy nie ma tu znaczenia prawnego, gdyż ewentualną odpowiedzialność za szkody wynikające z braku kopii świadectwa pracy w dokumentacji pracowniczej ponosi wyłącznie pracodawca.

Co do podstawy rozwiązania stosunku pracy, to w sytuacji, gdy w aktach osobowych nie ma żadnego dokumentu wskazującego na sposób rozwiązania stosunku pracy (co jest o tyle zastanawiające, że w części C akt osobowych powinien być dokument – co najmniej wypowiedzenie lub porozumienie stron rozwiązujące stosunek pracy; takie oświadczenie woli pracodawcy lub pracownika musiałoby być sporządzone na piśmie), wówczas wpisanie podstawy rozwiązania może nastąpić na podstawie oświadczenia pracownika, który może wskazać, w jakim trybie został z nim rozwiązany stosunek pracy.

Pracodawca powinien sporządzić świadectwo pracy na podstawie posiadanej dokumentacji pracowniczej. Przepisy rozporządzenia w sprawie świadectw pracy przewidują, że kopię świadectwa pracy przechowuje się w aktach osobowych pracownika; w uzasadnionych przypadkach pracodawca wydaje odpis tego świadectwa pracy pracownikowi albo osobie upoważnionej (względnie małżonkowi lub osobie bliskiej wskazanej w przepisach – w razie śmierci pracownika).

§ 6 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 30 grudnia 2016 r. w sprawie świadectwa pracy (Dz.U. z 2018 r. poz. 1289).

Autor: Michał Culepa

prawnik, specjalista z zakresu prawa pracy i ubezpieczeń społecznych, współpracownik merytoryczny największych wydawnictw prawniczych. Doświadczony trener i wykładowca.