Pytanie: Czy każda osoba przyjmowana do pracy, czy to na umowę zlecenie czy na umowę o pracę powinna podpisać oświadczenie o udostępnieniu danych osobowych do celów rekrutacyjnych i zawierania umowy?

Odpowiedź:

Kandydat do pracy oświadcza o udostępnieniu swoich danych osobowych. Oświadczenie nie musi mieć formy pisemnej.

1. Zatrudnienie na podstawie umowy o pracę

Proszę zauważyć, że przepisy Kodeksu pracy określają zestaw danych osobowych, jakich od osoby ubiegającej się o przyjęcie do pracy może żądać pracodawca.

Pracodawca ma prawo żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych obejmujących:

imię (imiona) i nazwisko,
imiona rodziców,
datę urodzenia,
miejsce zamieszkania (adres do korespondencji),
wykształcenie,
przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

Udostępnienie pracodawcy danych osobowych następuje w formie oświadczenia osoby, której one dotyczą. Pracodawca ma jednak prawo żądać udokumentowania danych osobowych. Oświadczenie może mieć formę ustną bądź pisemną. Nie ma, zatem obowiązku zachowania wyłącznie formy pisemnej.

Złożenie takiego oświadczenia przez osobę ubiegającą się o zatrudnienie nie może być utożsamiane z oświadczeniem o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych tych osób, o którym mowa w art. 23 ust. 1 pkt 1 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie b (Dz.U. z 2002 r. nr 101, poz. 926 z późn.zm.). Zgoda ta jest zbędna, bowiem przetwarzanie danych przez pracodawcę, w opisanym powyżej zakresie, odbywa się na podstawie szczególnego przepisu prawa, a więc przy spełnieniu przesłanki określonej w art. 23 ust. 1 pkt 2 ustawy o ochronie danych osobowych.

Warto dodać, że przepisy ustawy o ochronie danych osobowych mają zastosowanie wobec danych dotyczących zatrudnienia tylko w zakresie nieuregulowanym przepisami prawa pracy (wyrok Sądu Najwyższego z 16 marca 2000 r., I PKN 672/99, OSNAPiUS 2001, nr 15, poz. 490).

2. Zatrudnienie na podstawie umowy zlecenie

Co do zleceniobiorców, to Kodeks cywilny regulujący umowę zlecenia nie zawiera zakresu danych osobowych, jakich może żądać zleceniodawca.

Zatem, przetwarzanie danych (a więc jakiekolwiek operacje wykonywane na danych osobowych, takie jak zbieranie, utrwalanie, przechowywanie, opracowywanie, zmienianie, udostępnianie i usuwanie, a zwłaszcza te, które wykonuje się w systemach informatycznych) jest dopuszczalne tylko wtedy, gdy osoba, której dane dotyczą, wyrazi na to zgodę, chyba że chodzi o usunięcie dotyczących jej danych.

Zgoda to oświadczenie woli, którego treścią jest zgoda na przetwarzanie danych osobowych tego, kto składa oświadczenie; zgoda nie może być domniemana lub dorozumiana z oświadczenia woli o innej treści.

Dopuszcza się przetwarzanie danych, gdy jest to niezbędne dla zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa, gdy jest to konieczne do realizacji umowy, jeżeli osoba, której dane dotyczą, jest jej stroną lub gdy jest to niezbędne do podjęcia działań przed zawarciem umowy na żądanie osoby, której dane dotyczą.

Zleceniodawca, w celu wypełniania roli płatnika, czyli rozliczania wynagrodzenia z podatku dochodowego, składek na ZUS ma prawo zebrania od osoby mającej wykonać zlecenie niezbędnych danych do tych czynności.

- art. 23 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U. z 2002 r. nr 101, poz. 926 z późn. zm.),
- art. 22¹ ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn.zm.).

Tekst opublikowany:

9 czerwca 2010 r.

Autor: Izabela Nowacka

Ekonomista, specjalizuje się w prawie pracy, ubezpieczeniach społecznych i prawie podatkowym. Autorka licznych publikacji z zakresu rozliczania wynagrodzeń, współpracuje z wieloma wydawnictwami, jest autorką publikacji m.in. w Rzeczpospolitej, Monitorze Prawa Pracy i Ubezpieczeń Społecznych, Monitorze rachunkowości budżetowej