Jak długo firma ma obowiązek przechowywać dokumenty pracownicze?

Monika Frączek

Autor: Monika Frączek

Dodano: 15 lutego 2011
Pytanie:  Jak długo firma ma obowiązek przechowywać dokumenty pracownicze? Wiem, że akta osobowe przechowuje się do 50 lat po zakończeniu stosunku pracy. Natomiast jak długo przechowywać: listy obecności, karty urlopowe, listy środków czystości, czy karty ewidencji? Przez jaki okres należy przechowywać tarczki - wykresówki z tachografu pojazdu ciężarowego?
Odpowiedź: 

Tylko w odniesieniu do specyficznych dokumentów istnieje wymagany okres ich przechowywania. Jak wyjaśnia Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych (www.archiwa.gov.pl): „Akta osobowe i płacowe, stanowiące podstawę do wystawienia świadectwa pracy i poświadczenia wynagrodzenia otrzymywanego z tytułu wykonywanej pracy, potrzebne pracownikom do ustalenia wymiaru emerytury w ZUS, zaliczane są do dokumentacji niearchiwalnej (kategoria "B"). W związku z tym posiadają ustalony przez ustawodawcę czasowy okres przechowywania, po którym są niszczone (brakowane). Dla dokumentacji osobowej okres przechowywania wynosi obecnie 50 lat od ustania stosunku pracy”.

Co do innych dokumentów tworzonych w trakcie zatrudnienia pracownika nie ma przepisów, wskazujących jak długo powinny być przechowywane. Z tego względu takie dokumenty jak np. listy obecności, listy środków czystości, czy karty urlopowe nie muszą być w firmie przechowywane, po upływie okresu, w którym były potrzebne. Jednakże dokumenty dotyczące kwestii, które często budzą spór pomiędzy pracodawcą, a pracownikiem warto przechowywać przez 3 lata, bo tyle trwa okres przedawnienia roszczeń ze stosunku pracy.

Warto, więc przechowywać przez 3 lata od dnia zakończenia stosunku pracy pracownika (albo od czasu zakończenia okresu rozliczeniowego) takie dokumenty jak: karty ewidencji czasu pracy, harmonogramy czasu pracy, wykresówki z tachografu.

Natomiast obowiązek przechowywania danych z tachografu dotyczy przedsiębiorcy lub jednostki sektora finansów publicznych w rozumieniu przepisów o finansach publicznych, który prowadzi działalność w zakresie instalacji, w tym aktywacji, napraw lub sprawdzania pod względem zgodności z wymaganiami rozporządzenia Komisji (WE) nr 1360/2002 tachografów cyfrowych, w tym ich kalibracji.

Taki podmiot, zwany podmiotem prowadzącym warsztat, przechowuje przez okres, co najmniej 4 lat dokumentację dotyczącą pobierania, przekazywania i usuwania danych pobranych z tachografu cyfrowego

- art. 291 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn. zm.),
- wykaz aktów typowych zawarty w załączniku do rozporządzenia Ministra Kultury z 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz.U. nr 167, poz. 1375 z późn. zm.),
- § 10 rozporządzenia MSWiA z 13 kwietnia 2006 r. w sprawie pobierania danych z tachografu cyfrowego, ich przechowywania i przekazywania (Dz.U. Nr 64, poz. 454, z późn. zm.).
Tekst opublikowany: 

31 stycznia 2011 r.

Monika Frączek

Autor: Monika Frączek

Prawnik, autorka opracowań z zakresu prawa pracy. Od 1998 r. była głównym specjalistą w Departamencie Prawa Pracy, w Ministerstwie Pracy i Polityki Od 2003 r. pracowała w Wydziale Legislacji Departamentu Prawa Pracy. Uczestniczyła w pracach legislacyjnych w MPiPS i Parlamencie. Absolwentka Podyplomowego Studium Zbiorowych Stosunków Pracy i Zasobów Ludzkich, w Instytucie Socjologii Uniwersytetu Warszawskiego. Uczestnik Podyplomowego Studium Zagadnień Legislacyjnych prowadzonego na Uniwersytecie Warszawskim. Od wielu lat specjalizuje się w praktycznych zagadnieniach prawa pracy. Autorka opracowań z zakresu prawa pracy kierowanych do pracowników kadr i działów personalnych, a także osób zarządzających. Obecnie prowadzi swoją firmę doradczą oraz prowadzi szkolenia z tematyki prawa pracy dla działów kadr, osób zarządzających oraz związków zawodowych, w szczególności z czasu pracy, dokumentacji pracowniczej, zgodnego z prawem zatrudniania i zwalniania pracowników, podnoszenia kwalifikacji zawodowych uprawnień rodzicielskich, problematyki pracy tymczasowej.
Nie ma jeszcze komentarzy do tego dokumentu.
Zaloguj się aby dodać komentarz

@ Wiedza i Praktyka Sp. z o.o. \\ Wszystkie prawa zastrzeżone.