Czy na liście obecności można wpisywać informacje o nieobecności pracownika w firmie? Co na to RODO

Izabela Nowacka

Autor: Izabela Nowacka

Dodano: 10 grudnia 2018
Pytanie:  Pracownicy administracyjni (pracujący na miejscu w siedzibie firmy) ewidencjonują czas pracy na liście obecności wpisując godzinę wejść i wyjścia z pracy. Nieobecność, choroba nie jest ewidencjonowana. Czy jeżeli pracodawca zleci pracownikowi podróż służbową, pracownik powinien na liście obecności zaznaczyć literkę „D" jako delegacje? Czy taki sposób ewidencji czasu pracy będzie zgodny z przepisami o RODO ?
Odpowiedź: 

Lista obecności nie powinna zawierać żadnych symboli oznaczających powód nieobecności pracownika w pracy.

Przyjęty sposób potwierdzania przez pracowników przybycie i obecność w pracy powinien być określony w regulaminie pracy lub jeśli pracodawca nie jest obowiązany do jego utworzenia w pisemnej informacji dla pracownika, wydawanej w ciągu 7 dni od dnia zawarcia umowy o pracę.

Przepisy prawa pracy nie regulują jak ma wyglądać zaznaczanie obecności w pracy pozostawiając to w gestii pracodawcy. Najczęściej wygląda to w ten sposób, że pracownicy wpisują się na listę obecności podając godzinę przybycia do pracy/opuszczenia jej i składając podpis. Więcej informacji tu nie trzeba, ponieważ szczegółowy obraz zawiera karta ewidencji czasu pracy, którą pracodawca jest obowiązany prowadzić odrębnie dla każdego pracownika.

W karcie odnotowuje się m.in.: pracę w poszczególnych dobach, w tym pracę w niedziele i święta, w porze nocnej, w godzinach nadliczbowych oraz w dni wolne od pracy wynikające z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, a także dyżury, urlopy, zwolnienia od pracy oraz inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy.

Zatem, nie ma potrzeby by lista obecności dostępna ogółowi pracowników zawierała dane, które dotyczą czasu pracy każdego pracownika indywidualnie, a w szczególności na temat chorób czy urlopów.

Lista obecności nie jest do tego przeznaczona. Inni pracownicy nie powinni wiedzieć kto co robi, kiedy choruje czy jedzie w delegację, również w kontekście RODO.

Ujawnianie większej ilości informacji, danych niż wynika z konieczności realizacji przez pracodawcę obowiązków prawnych może naruszać przepisy rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE... (Dz. Urz. UE L 119/1 z 4.5.2016).

Zgodnie z RODO, przetwarzanie danych osobowych musi być celowe i oparte na konkretnej podstawie prawnej. Cel przetwarzania danych ma być konkretny, wyraźny i prawnie uzasadniony co powinno się przejawiać m.in. minimalizacją danych. Ponadto, przepisy RODO zabraniają przetwarzania danych wrażliwych, m.in. o zdrowiu, dlatego umieszczanie na liście zapisu wskazującego, że pracownika nie ma w pracy z powodu choroby, może zostać uznane za naruszenie art. 9 ust. 1 RODO.

Izabela Nowacka

Autor: Izabela Nowacka

Ekonomista, specjalizuje się w prawie pracy, ubezpieczeniach społecznych i prawie podatkowym. Autorka licznych publikacji z zakresu rozliczania wynagrodzeń, współpracuje z wieloma wydawnictwami, jest autorką publikacji m.in. w Rzeczpospolitej, Monitorze Prawa Pracy i Ubezpieczeń Społecznych, Monitorze rachunkowości budżetowej
Nie ma jeszcze komentarzy do tego dokumentu.
Zaloguj się aby dodać komentarz

@ Wiedza i Praktyka Sp. z o.o. \\ Wszystkie prawa zastrzeżone.