W jakiej formie można prowadzić listę obecności i ewidencję czasu pracy?

Autor: Bartosz Miszewski

Dodano: 10 lutego 2010
Pytanie:  Czy lista obecności pracowników w pracy może być prowadzona w formie elektronicznej tj. w excelu? Nadmieniam, że w arkuszu jest wyszczególniona praca na zmiany, w tym pracę w nocy oraz ewentualne godziny nadliczbowe. Arkusz po zakończeniu miesiąca jest drukowany i podpisywany przez pracownika na zgodność wpisów w poszczególnych dniach. W poszczególnych dniach wpisujemy tylko 8 godzin lub faktycznie przepracowane godziny z nadliczbowymi. Nie są wpisywane natomiast godziny przyjścia i wyjścia. Czy to jest prawidłowe, w świetle przepisu o dobowym odpoczynku?
Odpowiedź: 

Prowadzenie kart ewidencji czasu pracy w formie elektronicznej jest jak najbardziej prawidłowe, nie jest natomiast możliwe prowadzenie w takiej formie list obecności.

Pracodawca ma obowiązek ustalenia obowiązującego u niego sposobu potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy a ponadto musi prowadzić ewidencję czasu pracy.

Najczęstszą przyjmowaną przez pracodawców formą w jakiej pracownicy potwierdzają fakt przybycia do pracy jest lista obecności. Jest to dokument, w którym pracownik przy określonej dacie składa swój podopis.

Powoduje to, że listy obecności, ze względu na charakter tego dokumentu, co do zasady nie da się prowadzić elektronicznie.

Powyższe nie oznacza jednak, że nie jest możliwe elektroniczne potwierdzanie przybycia pracownika do pracy (np. poprzez odbicie w czytniku przypisanej pracownikowi karty magnetycznej).

Z treści przedstawionego pytania należy jednak wnioskować, że autorowi de facto chodziło o ewidencję czasu pracy a nie o listę obecności.

Pracodawca ma obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy, którą powinien prowadzić w formie kart ewidencji czasu pracy, w której to karcie ma obowiązek ewidencjonowania czasu pracy w zakresie obejmującym: pracę w poszczególnych dobach, w tym pracę w niedziele i święta, w porze nocnej, w godzinach nadliczbowych oraz w dni wolne od pracy wynikające z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, a także dyżury, urlopy, zwolnienia od pracy oraz inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy.

Z powyższego wynika, że w karcie ewidencji czasu pracy wskazuje się liczbę godzin pracy przepracowanych w poszczególnych dobach pracowniczych - nie ma natomiast obowiązku wskazywania godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy.

Karty ewidencji czasu pracy można prowadzić w sposób tradycyjny - w formie papierowej jak i elektronicznie np.  w Excelu.

Mając powyższe na uwadze przedstawione w pytaniu prowadzenie kart ewidencji czasu pracy należy uznać za prawidłowe.

- art. 1041 § 1 pkt 9; art. 149 § 1 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn.zm.),
- § 8 pkt 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. nr 62, poz. 286, z późn.zm.).
Tekst opublikowany: 

28 stycznia 2010 r.

Autor: Bartosz Miszewski

Nie ma jeszcze komentarzy do tego dokumentu.
Zaloguj się aby dodać komentarz

@ Wiedza i Praktyka Sp. z o.o. \\ Wszystkie prawa zastrzeżone.