Wigilia firmowa a koszty uzyskania przychodu – jak rozliczyć świąteczne wydatki?

Organy podatkowe dopuszczają możliwość ujęcia wydatków na spotkanie świąteczne w firmie pod warunkiem, że mają związek z jej przychodami. Przypomnijmy, że zgodnie z definicją kosztów podatkowych zawartą w przepisach o podatku dochodowym, są nimi koszty  poniesione w celu osiągnięcia przychodów, a także zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w ustawowym katalogu tzw. kosztów niepotrącalnych.

W przypadku spotkań świątecznych z pracownikami wymóg ten będzie spełniony wtedy, gdy nie będą się one ograniczały do złożenia okolicznościowych życzeń i konsumpcji produktów spożywczych (w tym tradycyjnych świątecznych dań i napojów), lecz będą miały szerszy zakres, z elementami „roboczymi”. 

Takimi elementami mogą być np.: podsumowania mijającego roku pod kątem realizacji planów sprzedażowych, przedstawienie takich planów na kolejny rok, omówienie bieżących problemów, nagrodzenie wyróżniających się pracowników itp. Wówczas fiskus nie powinien zakwestionować ujęcia poniesionych na ten cel wydatków w przedmiotowych kosztach. Tym bardziej, że takie spotkania niewątpliwie przyczyniają się do wzajemnej integracji pracowników i wzmocnienia ich relacji z pracodawcą. 

Sprzyja to zwiększeniu ich motywacji do pracy, a tym samym może przekładać się na zwiększenie osiąganych przez firmę przychodów (por. np. interpretację indywidualną dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 11 grudnia 2020 r. nr 0114-KDIP2-1.4010.377.2020.1.KS).

Aby jednak podatnik był w stanie wykazać w razie ewentualnej kontroli podatkowej służbowy, a także motywacyjno-integracyjny charakter takich spotkań, powinien zadbać o właściwe ich udokumentowanie. Powinien zatem dysponować nie tylko fakturami oraz rachunkami potwierdzającymi poniesienie związanych z nimi wydatków, ale również np. krótkim protokołem lub raportem ze spotkania, z którego będzie wynikało, co było jego przedmiotem.

Należy również podkreślić, że chociaż organy podatkowe potwierdzają możliwość pomniejszania przychodów podatnika o wydatki na artykuły żywnościowe i napoje konsumowane podczas tego rodzaju okolicznościowych spotkań z pracownikami, to jednak nie akceptują potrącania w tym charakterze wydatków na spożywany w ich trakcie alkohol. Potwierdzają to interpretacje indywidualne dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej:

• z 20 lutego 2019 r. (nr 0114-KDIP1-1.4012.776.2018.4.AO) oraz 
• z 18 kwietnia 2024 r. (nr 0114-KDIP2-1.4010.57.2024.4.DK),
• z 18 marca 2025 r. (nr  0111-KDIB2-1.4010.64.2025.1.DKG).

Trzeba również pamiętać o tym, że aby koszty firmowej wigilii mogły zostać ujęte w rachunku podatkowym, powinny być sfinansowane ze środków obrotowych pracodawcy (a nie np. z ZFŚS).

Często w firmowych wigiliach uczestniczą nie tylko pracownicy zatrudnieni w danym zakładzie pracy, ale również członkowie ich rodzin (w tym małżonkowie), a także inne osoby, np. byli pracownicy. zleceniobiorcy i kontrahenci przedsiębiorcy. W takich przypadkach pojawia się pytanie, czy wydatki na udział w imprezie w części dotyczącej tych osób również wolno jest rozliczyć w kosztach uzyskania przychodów. Niestety, podejście fiskusa do takich wydatków jest bardziej restrykcyjne niż do wspomnianych wcześniej kosztów pracowniczych. 

Jeśli chodzi o udział w spotkaniu świątecznym członków rodzin pracowników, np. ich małżonków, to organy podatkowe niekiedy kwestionowały wydatki poniesione w tym zakresie jako koszty podatkowe (np. dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji indywidualnej z 18 grudnia 2007 r. nr ILPB3/423-119/07-2/MC). Można się jednak z spotkać także z wyjaśnieniami, z których wynika, że takie koszty wolno jest ujmować w rachunku podatkowym. 

Podkreślano w nich, że  wydatki poniesione na organizację spotkań firmowych w części przypadającej na rodziny pracowników zatrudnionych w oparciu o umowę o pracę mają na celu zintegrowanie załogi zakładu. Dlatego pozostają one w związku przyczynowo-skutkowym z jego przychodami. Ponadto świadczenia na rzecz tych osób są związane ze stosunkiem pracy łączącym pracownika z pracodawcą (gdyby nie ten stosunek członkowie rodziny nie uczestniczyliby w spotkaniu). Takie wnioski nasuwają się m.in. z interpretacji indywidualnych dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 9 stycznia 2017 r. (nr 2461-IBPB-1-2.4510.1004.2016.1.BD) i dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 20 września 2019 r. nr 0111-KDIB1-3.4010.309.2019.3.MBD).

Organy podatkowe często odmawiają natomiast statusu kosztów podatkowych wydatkom na udział w spotkaniach świątecznych współpracownikom firmy, np. osobom wykonujących na ich rzecz umowy o dzieło, umowy zlecenia w formule B2B itp. Argumentują bowiem, że w takich przypadkach chodzi o wydatki na cele reprezentacji, które na podstawie art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o PIT (art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT) zostały wyłączone z tego rodzaju kosztów. Przekonuje o tym np. treść interpretacji indywidualnych dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej:

• z 20 września 2019 r. (nr 0111-KDIB1-3.4010.309.2019.3.MBD), 
• z 1 grudnia 2022 r. (nr 0111-KDIB1-1.4010.611.2022.3.BS),
• z 21 marca 2024 r. (nr 0114-KDIP2-1.4010.25.2024.2.PP),

• z 18 listopada 2024 r. (nr 0114-KDIP2-1.4010.505.2024.2.DK). 

To samo dotyczy innych kontrahentów podatnika, np. jego dostawców.

Organy podatkowe pozwalają na ujmowanie wydatków na świąteczne spotkanie z pracownikami w kosztach uzyskania przychodów. Nie dotyczy to jednak zakupu alkoholu. Z ostrożnością należy również podchodzić do wydatków na udział w firmowej Wigilii współpracowników przedsiębiorstwa – np. świadczących na jego rzecz umowy o dzieło, umowy zlecenia w formule B2B itp. Fiskus często uznaje bowiem takie wydatki za niepotrącalne koszty reprezentacji.

Sprawdź też:

• Świąteczne prezenty dla kontrahentów – 8 przykładów, jak rozliczyć
• Podatkowe skutki obchodów Dnia Dziecka w firmie
• Podpowiadamy, jak rozliczać świąteczne prezenty dla pracowników
• Jak rozliczyć prezenty świąteczne dla pracowników i ich dzieci