Jak rozliczyć prezenty świąteczne dla pracowników i ich dzieci

Świąteczne świadczenia na rzecz pracowników mogą być finansowane albo ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (dalej: ZFŚS) albo ze środków obrotowych firmy.

W zależności od tego, z których funduszy zostaną pokryte te wydatki, będą zależeć podatkowe skutki omawianych działań zarówno po stronie zakładu pracy, jak i będących beneficjentami takich świadczeń pracowników. Dotyczy to również paczek świątecznych dla pracowników, przekazywanych im z okazji wspomnianych wcześniej świąt (np. z artykułami spożywczymi, z których można w domu przygotować tradycyjne potrawy świąteczne).

Jeśli pracodawca finansuje zakup takich paczek na zasadach określonych w ustawie o ZFŚS, wówczas ich wartość powinna być zróżnicowana w zależności od sytuacji materialnej, życiowej, rodzinnej itp. obdarowanej osoby. Natomiast w przypadku gdy wszyscy pracownicy otrzymują paczki o takiej samej wartości, to środki na ich zakup nie mogą pochodzić z ZFŚS, chyba że te osoby są w podobnej sytuacji.

Otrzymanie przez pracownika świadczenia w postaci paczki świątecznej skutkuje u niego powstaniem przychodu ze stosunku pracy na podstawie art. 12 ust. 1 ustawy o PIT. Jednak nie od każdej otrzymanej paczki pracownik będzie musiał zapłacić podatek.

Jeżeli wartość świadczeń rzeczowych, w tym paczek świątecznych, oraz świadczeń pieniężnych pokrytych w całości ze środków ZFŚS lub z funduszy związków zawodowych nie przekroczyła udanego pracownika od początku roku kwoty 1.000 zł, to zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o PIT wartości tych prezentów pracodawca nie musi doliczać do jej przychodów podlegających opodatkowaniu.

Natomiast przekroczenie tego limitu w ciągu roku spowoduje, że powstałą nadwyżkę pracodawca będzie musiał doliczyć do pozostałych przychodów ze stosunku pracy, osiągniętych przez pracownika w danym miesiącu i opodatkować PIT. Przy czym użyty w treści art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o PIT zwrot „w całości” wskazuje, że aby omawiane świadczenie podlegało zwolnieniu od podatku, musi być całkowicie pokryte ze wskazanych w tym przepisie źródeł.

Jeśli zakład pracy sfinansuje zakup paczek świątecznych częściowo ze środków ZFŚS, a w części ze środków obrotowych, to wartość tego świadczenia nie będzie korzystać ze zwolnienia, bez względu na jego wysokość. Wyłączenie to nie dotyczy jednak sytuacji, gdy część świadczenia została sfinansowana z funduszu socjalnego, a w pozostałym zakresie wydatki na zakup paczek zostały pokryte przez pracownika. Wówczas znajdzie zastosowanie zwolnienie od PIT.

Inną niż paczki popularną formą gratyfikowania pracowników z okazji różnego rodzaju świąt, są bony towarowe. Ich wartość będzie dla pracownika  przychodem podlegającym opodatkowaniu bez względu na to, czy zostały sfinansowane ze środków obrotowych pracodawcy, czy też z ZFŚS – niezależnie od ich wartości. Ustawodawca w art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o PIT wyłączył bowiem z przewidzianego w tym przepisie zwolnienia bony (talony i inne znaki), uprawniające do ich wymiany na towary lub usługi.

W celu optymalizacji świadczeń świątecznych warto rozważyć przekazanie pracownikom z ZFŚS, zamiast tradycyjnych bonów towarowych, tzw. kart przedpłaconych („prepaid”). Ponieważ na koncie takiej karty zgromadzone są środki pieniężne, nie należy jej traktować jako bonu, talonu czy innego znaku uprawniającego do jej wymiany na towary lub usługi, lecz jako kartę płatniczą zapewniającą bieżący dostęp do ww. środków.

W konsekwencji przekazanie pracownikowi takiej karty powszechnie uważa się za świadczenie pieniężne objęte zwolnieniem na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o PIT, pod warunkiem że objęta nią kwota nie przekroczy kwoty 1.000 zł, a jej zakup (jak też późniejsze zasilenie) zostaną dokonane ze środków ZFŚS.

Takie stanowisko akceptują również organy podatkowe, o czym świadczy np. treść interpretacji indywidualnych: dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu  z 4 czerwca 2013 r. (nr ILPB2/415-219/13-2/WS) i z 29 października 2015 r. (nr ILPB1/4511-1-1113/15-2/AMN), dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 28 maja 2014 r. (nr IBPBII/1/415-194/14/ASz) czy dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 13 kwietnia 2018 r. (nr 0114-KDIP3-2.4011.159.2018.1.MK). Jeśli jednak tego rodzaju karty „prepaid” dla pracowników zostaną zakupione ze środków obrotowych firmy, to o zwolnieniu tych świadczeń od PIT oczywiście nie może być mowy.