Zakup towaru przed otrzymaniem faktury w KPiR 2026 – jak ująć wydatek według MF

Informacja została wydana przez Ministerstwo Finansów 8 grudnia 2025 r. w odpowiedzi na  zapytanie dziennikarza jednej z redakcji. Resort finansów opublikował ją  trzy dni później (tj. 11 grudnia 2025 r.) na stronie systemu informacji celno-skarbowej „EUREKA” (pod  numerem  ID   670629).

Wątpliwości dziennikarza dotyczyły stosowania nowych przepisów w zakresie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (KPiR). Chodzi o  rozporządzenie  Ministra Finansów w tej sprawie, które weszło  w życie 1 stycznia 2026 r. Wspomniane rozporządzenie  MF z  6 września 2025 r.  zastąpiło  dotychczas obowiązujące w tym zakresie regulacje, w postaci rozporządzenia MF z  23 grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. z 2019 r. poz. 2544 ze zm.).

Dziennikarza interesował sposób interpretacji  § 9 ust. 1 nowego rozporządzenia  MF w sprawie prowadzenia KPIiR. Dotyczy on przypadków, gdy  materiał (surowiec) podstawowy lub pomocniczy lub towar handlowy, którego zakup – zgodnie z przepisami tego rozporządzenia – jest dokumentowany fakturami dostawców, został dostarczony do zakładu lub dokonano nim obrotu przed otrzymaniem faktury.

Nawiązawszy do jego treści, w wystąpieniu do MF jego autor  sformułował  pytanie, jak należy postąpić, gdy podatnik nabył towar w jednym miesiącu i z powodu braku faktury sporządził opis towaru w tym miesiącu, zaś w kolejnym miesiącu, jeszcze przed dokonaniem zapisu w KPiR otrzymał fakturę dokumentująca ten towar.  Padło także pytanie, pod jaką datą w kolumnie 2 KPIR podatnik powinien wpisać zakup towaru – czy pod datą sporządzenia opisu towaru czy pod datą wystawienia faktury.

W odpowiedzi resort finansów poinformował, że na podstawie nowego rozporządzenia w sprawie prowadzenia  KPiR, obowiązującego od 1 stycznia 2026 r., jeśli podatnik otrzymał fakturę przed dniem dokonania zapisu w księdze, to  opis dołącza do otrzymanej faktury, zaś zapisów w księdze dokonuje na podstawie otrzymanej faktury.

Zapisów dokonuje z uwzględnieniem zasad określonych w ustawie PIT (§ 9 ust. 1 i 3 rozporządzenia). Jeżeli zatem podatnik dokonuje zapisu w księdze dotyczącego zakupu towaru na podstawie faktury (zapisu takiego nie dokonał uprzednio na podstawie sporządzonego opisu), to w kolumnie 2 księgi „Data zdarzenia gospodarczego” wpisuje datę wystawienia faktury. Zgodnie z zasadami określonymi w ustawie PIT jest to data poniesienia kosztu.

Dalej MF wyjaśniło – w nawiązaniu do podanego wcześniej przykładu – że zgodnie z § 10 nowego rozporządzenia, omawiane wydatki muszą być ujmowane w księdze według zasad potrącania kosztów uzyskania przychodów określonych w ustawie PIT. W konsekwencji, w przypadku gdy podatnik przykładowo stosuje kasowy sposób rozliczania przychodów i kosztów (tzw. kasowy PIT), to zakup towaru może ująć w księdze z datą 15 maja 2026 r., o ile zostały spełnione przesłanki z art. 22 ust. 4a ustawy PIT, tj. zobowiązanie z tytułu zakupu towaru zostało uregulowane.

Jeśli podatnik dokonuje w  KPiR zapisu dotyczącego zakupu towaru na podstawie otrzymanej  następnie  faktury (nie zrobiwszy tego wcześniej w oparciu  o sporządzony opis, w związku z wpływem faktury), to zgodnie z wyjaśnieniami  Ministerstwa  Finansów, w kolumnie 2 księgi „Data zdarzenia gospodarczego” powinien wpisać datę wystawienia faktury (a nie datę  sporządzenia opisu). Zgodnie z zasadami określonymi w ustawie o PIT jest to data poniesienia kosztu.