Upewnij się, jak przedsiębiorca powinien się przygotować do kontroli ZUS

Magdalena Z Skalska

Autor: Magdalena Z Skalska

Dodano: 27 kwietnia 2018
Pytanie:  Podatniczka świadcząca usługi budowlane na terenie całego kraju spodziewa się kontroli z ZUS. Inspektor ZUS poprosił ją o przygotowanie książki przychodów i rozchodów za 3 lata (2015, 2016, 2017). W książce są koszty wynagrodzeń, umowy cywilnoprawne, rachunki, listy płac, PIT-4R i ZUS IWA, który po raz pierwszy złożyła w tym roku za 2017 r. Przedsiębiorczyni ma też przedstawić rejestr wypadków, REGON, całe akta osobowe wszystkich pracowników, w tym zwolnionych przez te 3 lata i książkę kontroli. Czy ZUS ma prawo żądać całe teczki do akt osobowych i książki przychodów rozchodów? Czy musi udostępnić dokumenty dotyczące wyjazdów służbowych i rozliczenie kosztów delegacji? Na jakim dokumencie sporządzić rejestr wypadków? Na co zwrócić uwagę w umowie zlecenia (obecnie zatrudnia 3 zleceniobiorców, w tym dwoje z nich to dorosłe dzieci przedsiębiorcy)?
Odpowiedź: 

W opisanym stanie faktycznym pracodawca musi udostępnić inspektorowi ZUS dokonującemu kontroli wszystkie dokumenty, których zażądał. Skoro nie wymaga on przedstawienia dokumentów dotyczących rozliczeń wyjazdów służbowych, nie muszą one być dostarczone. Warto jednak wskazać, że o ile - poza drobnymi nieścisłościami, które ewentualnie mogłaby ujawnić kontrola, a które zdarzają się każdemu - dokumentacja w firmie jest prowadzona rzetelnie i płatnik nie ma nic do ukrycia, udostępnienie inspektorowi nawet tych dokumentów, których nie zażądał, nie powinno stanowić problemu.

Jeśli chodzi o rejestr wypadków, to pracodawca jest obowiązany prowadzić rejestr wypadków przy pracy. Trzeba pamiętać, że pracodawca prowadzi rejestr wypadków przy pracy na podstawie wszystkich protokołów powypadkowych.

Rejestr ten zawiera:

  • imię i nazwisko poszkodowanego,
  • miejsce i datę wypadku,
  • informacje dotyczące skutków wypadku dla poszkodowanego,
  • datę sporządzenia protokołu powypadkowego,
  • stwierdzenie, czy wypadek jest wypadkiem przy pracy,
  • datę przekazania do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych wniosku o świadczenia z tytułu wypadku przy pracy,
  • liczbę dni niezdolności do pracy,
  • inne informacje, niebędące danymi osobowymi, których zamieszczenie w rejestrze jest celowe, w tym wnioski i zalecenia profilaktyczne zespołu powypadkowego

Odnosząc się do ostatniej z kwestii poruszanych w pytaniu, a mianowicie "na co zwrócić uwagę w umowie", to rozumiemy, że wszystkie trzy umowy zlecenia, w tym dwie z dorosłymi dziećmi przedsiębiorcy, są zawarte od dnia rozpoczęcia wykonywania kontraktu. Chodzi zatem jedynie o wyjaśnienie wątpliwości związanych z ryzykiem innego zakwalifikowania ich przez ZUS.

W świetle bowiem art. 22 § 1, 11 i 12 Kodeksu pracy, osoba wykonująca pracę określonego rodzaju, na rzecz pracodawcy, w wyznaczonym przez niego miejscu i czasie oraz pod jego kierownictwem jest pracownikiem w rozumieniu Kodeksu pracy, bez względu na nazwę zawartej przez strony umowy. Zatrudnienie w takich warunkach jest zatrudnieniem na podstawie stosunku pracy, bez względu na nazwę zawartej przez strony umowy.

Niedopuszczalne jest zastąpienie umowy o pracę umową cywilnoprawną przy zachowaniu warunków wykonywania pracy. W efekcie, w przypadku gdy z treści zawartej umowy zlecenia wynikałoby, że nosi ona znamiona stosunku pracy, inspektor ZUS mógłby zdecydować o przekształceniu jej w umowę o pracę ze wszystkimi tego konsekwencjami. W odniesieniu do dorosłych dzieci właściciela oznaczałoby to, że o ile prowadzą z przedsiębiorcą wspólne gospodarstwo domowe, podlegają i podlegały wcześniej ubezpieczeniom w ZUS jako osoby współpracujące.

Zapamiętaj!

  • Kontrolę przeprowadzają inspektorzy kontroli Zakładu.
  • Może ona obejmować m.in. zgłaszanie do ubezpieczeń społecznych prawidłowość i rzetelność obliczania, potrącania i opłacania składek oraz innych składek i wpłat, do których pobierania zobowiązany jest Zakład, czy też ustalanie uprawnień do świadczeń z ubezpieczeń społecznych i wypłacanie tych świadczeń.
Podstawa prawna: 
Magdalena Z Skalska

Autor: Magdalena Z Skalska

Specjalista z zakresu kadr, płac i ubezpieczeń społecznych, autorka książek i licznych publikacji w tej dziedzinie. Współpracuje z różnymi branżowymi serwisami i czasopismami. Prowadzi szkolenia organizowane przez Stowarzyszenie Księgowych w Polsce
Nie ma jeszcze komentarzy do tego dokumentu.
Zaloguj się aby dodać komentarz
Dołącz do Portalu FK i odbieraj nagrody
KLUB <
wiper-pixel