Przy wysyłaniu życzeń do kontrahentów nie wolno zapominać o RODO

Dodano: 24 grudnia 2019
Święta a RODO

W okresie świąt Bożego Narodzenia, a także Nowego Roku rozpowszechnioną praktyką jest wysyłanie przez przedsiębiorców życzeń do ich partnerów biznesowych oraz do aktualnych i potencjalnych klientów. O tym, że ugruntowana tradycja nie zwalnia od przestrzegania przepisów związanych z ochroną danych osobowych, przypomniał Urząd Ochrony Danych Osobowych.

Jak podkreślono w informacji zamieszczonej na stronie internetowej Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO), unijnerozporządzenie o ochronie danych (RODO) ma zastosowanie do osób fizycznych, ale co ważne – także do osób prowadzących działalność gospodarczą. O ile przesyłanie życzeń świątecznych pomiędzy członkami rodziny bądź znajomymi ma charakter osobisty, w związku z czym nie mają tutaj zastosowania przepisy RODO, inaczej będzie w relacjach gospodarczych. Wymienianie się życzeniami w okresie świątecznym jest działaniem powszechnie akceptowanym, a czasami wręcz oczekiwanym  także w kontaktach biznesowych. Przy okazji składania takich życzeń dochodzi do przetwarzania danych osobowych adresatów, takich jak imię i nazwisko, adres zamieszkania czy adres poczty elektronicznej. Według UODO, tradycja nie zwalnia administratora z wywiązywania się z obowiązków wynikających z RODO.

Sprawdź też:

Zgoda odbiorcy życzeń

Jedną z podstaw przetwarzania danych osobowych może być zgoda –  art. 6 ust. 1 lit. a RODO. Często jest ona wyrażona choćby wtedy, gdy klient czy kontrahent zgodził się na otrzymywanie korespondencji pocztą. Należy jednak pamiętać, że zgodnie z RODO musi być ona: dobrowolna, konkretna, świadoma oraz jednoznacznie okazać wolę, osoby, której dane dotyczą. Może być wyrażona w formie oświadczenia lub wyraźnego działania potwierdzającego, przyzwalając tym samym na przetwarzanie dotyczących jej danych osobowych.

Jednocześnie, należy poinformować, że zgodę taką można wycofać w każdym dowolnym momencie i musi to być tak samo łatwe jak jej wyrażenie.

Prawnie uzasadniony interes

Inną podstawą do przetwarzania danych osobowych przy wysyłaniu kartek świątecznych może być również prawnie uzasadniony interes administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). W omawianym kontekście, przykładowo można wskazać, że tym uzasadnionym interesem będzie utrzymywanie dobrych relacji biznesowych z klientami.

Sprawdź też:

Ważne obowiązki informacyjne

Bez względu na wybraną podstawę przetwarzania danych administrator musi spełnić obowiązek informacyjny wobec swoich kontrahentów (art. 13 RODO). Nie dotyczy to sytuacji, w których te osoby zostały już wcześniej poinformowane o tym, że ich dane będą przetwarzane w tym celu. Jest to jeden z podstawowych obowiązków administratora, który musi być zrealizowany najpóźniej w momencie pozyskiwania tych danych. W kontekście przesłanki uzasadnionego interesu istotne jest, aby w obowiązku informacyjnym zostało wskazane m.in. prawo do wniesienia sprzeciwu. Oznacza to, że w takiej sytuacji, administrator nie będzie mógł przetwarzać danych osobowych do określonych celów, np. wysyłki korespondencji i tym samym kartek świątecznych.

Źródło:

www.uodo.gov.pl

Nie ma jeszcze komentarzy do tego dokumentu.
Zaloguj się aby dodać komentarz