KSeF po kilku miesiącach: problemy, błędy i wyzwania w pracy księgowych

• Obowiązkowy KSeF działa już od kilku miesięcy dla największych podmiotów. Jak z Pani perspektywy wyglądały pierwsze tygodnie pracy z systemem?

Przede wszystkim dla nas, jako producenta oprogramowania księgowego, ten proces zaczął się znacznie wcześniej. Oczywiście tak, jak każde oprogramowanie, byliśmy niestety ograniczeni dostępami od strony rządowej, które wcale tak dużo czasu nam nie dawały. Wyzwanie było duże i był to wyścig z czasem. Dla nas najistotniejsze było to, aby dostarczyć naszym klientom sprawnie działające narzędzie na czas.

Jak wszyscy  wiemy te początki nie były łatwe, pojawiły się bowiem problemy z połączeniem rządowym, z podpisami i certyfikatami. Dla nas był to bardzo gorący okres, podczas, którego staraliśmy się być wsparciem dla klientów. Przygotowaliśmy liczne materiały wideo, począwszy od tego, jak założyć certyfikat, po uruchomienie go w 360 Księgowość.

• KSeF oznacza, że faktury trafiają do ministerialnego systemu. Czy przedsiębiorcy powinni wprowadzić dodatkowe procedury monitorowania faktur przychodzących, aby nie przeoczyć dokumentów?

Trzeba zaznaczyć, że bardzo ważne jest to, aby na początku ustalić, kto będzie miał dostęp. Zawsze uczulamy naszych klientów na to, aby nie tracili kontroli nad finansami własnej firmy. Zwłaszcza, gdy mamy bardziej rozbudowane struktury, to te procedury są zalecane. Z naszej strony przygotowaliśmy w programie opcję automatycznego lub ręcznego wysyłania faktur do KSeF.

Pobieranie faktur z KSeF jest także oczywiście zintegrowane w 360 Księgowość, i tutaj należy pamiętać, że nadal odpowiedzialność ponosi przedsiębiorca, więc pobrane faktury nadal należy właściwie zaksięgować.

• Co w sytuacji, gdy faktura została wysłana do KSeF pod koniec miesiąca, ale system nadał jej numer dopiero w następnym miesiącu? Jak wpływa to na rozliczenie VAT?

W systemie KSeF data wysyłki i data nadania numeru to dwa różne momenty podatkowe:

Dla sprzedawcy liczy się data wysłania faktury do systemu. Jeśli wysłał ją 31. dnia miesiąca, faktura jest uznana za wystawioną w tym miesiącu.

Dla nabywcy z kolei liczy się data nadania numeru KSeF. Jeśli system nadał go dopiero 1. dnia kolejnego miesiąca, to jest to oficjalna data otrzymania dokumentu.

Sprzedawca wykazuje podatek w miesiącu wysyłki, natomiast nabywca może odliczyć VAT dopiero w miesiącu nadania numeru (czyli o miesiąc później). Powstaje zatem zgodne z prawem przesunięcie w rozliczeniach między kontrahentami.

• Jak w praktyce wygląda dostęp do faktur w KSeF dla biur rachunkowych? Czy przedsiębiorcy mają problemy z prawidłowym nadawaniem uprawnień?

W naszym dziale mieliśmy dużo  próśb o wsparcie przy nadawaniu uprawnień. Wielu przedsiębiorców zwyczajnie obawiało się wykonać te wszystkie niezbędne procesy samodzielnie i potrzebowali takiego potwierdzenia, że robią dobrze. Nadal jest to duże wyzwanie. Biura rachunkowe, które pracują na oprogramowaniu 360 Księgowość mają ułatwioną pracę, dzięki integracji i webinarom, które krok po kroku przygotowały je do zmian.

• Jak wygląda korekta faktury wystawionej jeszcze poza KSeF, jeśli sama korekta musi być już sporządzona w systemie?

Korektę faktury wystawionej poza KSeF (np. papierowej lub PDF) wystawia się już obowiązkowo w systemie jako fakturę ustrukturyzowaną.

W treści korekty, w polu dotyczącym numeru faktury korygowanej, wpisuje się jej numer tradycyjny (wewnętrzny). Ponieważ oryginał nie był w KSeF, pole na „numer identyfikujący KSeF” pozostawia się puste lub niewypełnione.

Dla nabywcy korekta staje się wiążąca w momencie nadania jej numeru w systemie KSeF, nawet jeśli pierwotny dokument otrzymał wcześniej do ręki lub mailem.

Sprzedawca musi pamiętać, że jeśli nabywca nie korzysta jeszcze z KSeF (np. jest konsumentem lub podmiotem zwolnionym, o ile przepisy na to pozwalają), taką „ustrukturyzowaną” korektę należy mu dostarczyć w uzgodniony sposób (np. wydruk z kodem QR).

• Czy są sytuacje, w których przedsiębiorca nadal może wystawić fakturę poza KSeF?

Tak, mimo powszechnego obowiązku, przepisy przewidują konkretne sytuacje, w których faktura może zostać wystawiona poza systemem KSeF. Jest tak w przypadku sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej (konsumentów) KSeF. Firmy zagraniczne, które nie mają w Polsce stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej, nie muszą korzystać z systemu.

Niektóre bilety uznawane za faktury (np. za przejazd autostradą czy transport pasażerski) oraz faktury wystawiane w procedurach specjalnych (np. OSS, IOSS) również mogą funkcjonować poza KSeF.

• Jak w praktyce wygląda fakturowanie kontrahentów zagranicznych, którzy nie korzystają z KSeF?

Gdy zagraniczny klient nie korzysta z polskiego systemu, przesyłamy mu dokument tradycyjnie (np. PDF-em e-mailem) uprzednio, wysyłając go o KSeF. Czyli działamy dokładnie tak, jak przed KSeF. W 360 Księgowość taką fakturę można wysłać bezpośrednio z systemu do klienta.

• Wraz z KSeF pojawiły się także nowe oznaczenia w JPK_VAT, takie jak: BFK, OFF czy DI. Co oznaczają te symbole i kiedy należy je stosować?

To nowe kody w strukturze JPK_V7, które informują urząd o trybie wystawienia faktury.

• Sankcje za nieprawidłowości związane z KSeF mają być stosowane od 2027 roku. Jakie kary przewidują przepisy?

Przepisy przewidują sankcje w wysokości do 100% kwoty podatku VAT wykazanego na fakturze oraz do 18,7% kwoty należności ogółem – w przypadku faktur bez wykazanego podatku (np. zwolnionych).

• Co już dziś powinni zrobić księgowi i przedsiębiorcy, aby ograniczyć ryzyko sankcji w przyszłości?

Należy się przygotować – nie tylko formalnie. Warto przeszkolić pracowników oraz wybrać odpowiednie oprogramowanie księgowe z integracją, które ułatwi codzienną pracę i pozwoli skupić się na prowadzeniu firmy.

• Czy wdrożenie KSeF wymusiło zmiany w organizacji pracy działów księgowych i biur rachunkowych?

Myślę, że w wielu przypadkach tak, choćby ze względu na wybór osób, które te dostępy będą posiadać. Tak jak wspomniałam, zintegrowany program księgowy to wszystko ułatwia, trzeba oczywiście przejść przez sam początek, nadanie certyfikatów, tego niestety za naszych użytkowników zrobić nie możemy. Jednak na następnym etapie księgowi tak naprawdę pracują, tak jak pracowali do tej pory.

• Jak powinna przygotować się firma, która dopiero wdraża KSeF?

My doradzamy: nie bać się pytać. Jeśli nie wiesz, nie jesteś pewien, pytaj. Druga ważna kwestia, to wspomniane już przygotowanie swoich pracowników oraz dopracowanie procedur wewnętrznych. My ze swojej strony przez ostanie kilka miesięcy wspieraliśmy naszych użytkowników w tym procesie, organizowaliśmy wiele webinarów, dostępnych cały czas na naszym kanale YouTube, gdzie każdy mógł zadać pytania i rozwiać swoje wątpliwości.

• Na koniec proszę powiedzieć: czy Pani zdaniem KSeF w dłuższej perspektywie uprości pracę księgowych, czy raczej ją skomplikuje?

Odpowiedź nie jest czarno-biała, na pewno zmieni się rodzaj pracy.

Każda nowość budzi obawy, a u tych najmniejszych firm, które do tej pory żyły w świecie papierowym, ten przeskok może budzić wręcz przerażenie. To naturalne.

Patrząc na to z perspektywy czasu – tak, KSeF ostatecznie spowszednieje. Przestanie być postrzegany jako „potwór”. Dokładnie tak samo, jak stało się z nowym JPK w 2020 roku czy zmianami w składce zdrowotnej. Każda zmiana wymaga czasu na adaptację, ale w końcu staje się codziennością.

Najpierw czeka nas wyboista droga i nauka nowych nawyków, ale docelowo wyjdziemy z tego z nowymi kompetencjami. Przeżyliśmy rewolucje podatkowe, przeżyjemy i KSeF.

Dziękuję za rozmowę.

Małgorzata Czarnecka, menedżerka programu księgowego 360 Księgowość

Rozmawiała: Sylwia Maliszewska