KSeF po 100 dniach: co naprawdę dzieje się w księgowości? Wnioski z badania Symfonii i SKwP

Raport Symfonii „KSeF. Raport z badania rynku. Pierwsze 100 dni wdrożenia – diagnoza i implikacje strategiczne“ pokazuje, że system spełnia swoją podstawową funkcję – transmisję faktur ustrukturyzowanych. Wystawianie i odbieranie faktur oceniane jest relatywnie dobrze, a problemem nie jest sama bramka ministerstwa. Trudności zaczynają się tam, gdzie kończy się rola aplikacji ministerialnej, czyli w procesach, które następują po odebraniu faktury.

W badaniu wystawianie faktur jako bardzo dobre oceniło 47% respondentów, a odbieranie faktur – 54%. To pokazuje, że jako narzędzie transakcyjne KSeF zdał egzamin. Jednocześnie średnia ocena bieżącej pracy z systemem wynosi 3,4/5, a w komentarzach otwartych wielokrotnie powracają słowa chaos, bałagan i zamieszanie. To nie jest sprzeczność – to obraz rynku, który zaakceptował kierunek zmian, ale krytycznie ocenia sposób ich wdrożenia.

Warto spojrzeć na trzy etapy w czasie. Przygotowanie organizacji do KSeF badani ocenili relatywnie wysoko (3,9/5), pierwsze tygodnie pracy z systemem znacznie niżej (3,2/5), a ocena bieżąca stopniowo rośnie (3,4/5). To typowa krzywa adaptacji: najtrudniejszy jest start, a organizacje uczą się pracy w nowym modelu.

Najsłabiej ocenionym obszarem ze wszystkich 14 badanych okazała się identyfikacja faktur – ustalenie, czyj to koszt i do jakiego projektu należy go przypisać. To właśnie tutaj koncentruje się największa frustracja użytkowników.

Obszar identyfikacji faktur zebrał łącznie 91% ocen słabych i neutralnych, a tylko 9% ocen bardzo dobrych – to najniższy wynik w całym badaniu. Aż 36% respondentów oceniło ten obszar jako bardzo słaby. Mechanizm jest prosty: wcześniej papierowa faktura trafiała fizycznie do działu, który ją zamówił, i to ten dział ją opisywał oraz przypisywał do projektu lub MPK. Dziś faktura wpływa bezpośrednio do systemu finansowo-księgowego, pozbawiona kontekstu: kto zamawiał, czyj to koszt, kto ma go zaakceptować?

Skala tego zjawiska bywa niedoceniana. W firmie z 200 fakturami zakupowymi miesięcznie, jeśli 40% z nich wymaga manualnego wyjaśnienia, generuje to około 80 dodatkowych interakcji i kilkadziesiąt godzin pracy w miesiącu. To koszt, który łatwo policzyć, ale trudno potem odzyskać. Z doświadczenia widzimy, że KSeF tego problemu nie tworzy – on go jedynie ujawnia. Sam format XML niczego nie rozwiązuje, jeśli w organizacji brakuje warstwy identyfikacyjnej jeszcze przed zaksięgowaniem.

„KSeF rozwiązuje problem wymiany faktur, ale nie zarządzania procesem ich obsługi. Pełną wartość przynosi dopiero połączenie z elektronicznym obiegiem dokumentów, który zapewnia kontekst biznesowy, opis merytoryczny, akceptację i przypisanie odpowiedzialności – szczególnie dla niestandardowych wydatków, takich jak wydatki pracownicze. Niepokojące jest, że jedynie 33% firm planuje wdrożenie cyfrowego obiegu dokumentów. W praktyce wiele organizacji nadal drukuje faktury lub przesyła je e-mailem do akceptacji, co ogranicza korzyści z cyfryzacji.”

– Agata Wójcik-Szczepańska, product manager BU ECM & Remote Apps, Symfonia

Elektroniczny obieg dokumentów skraca czas obsługi, zwiększa kontrolę nad kosztami, eliminuje zagubione dokumenty i buduje pełną ścieżkę decyzyjną. Dopiero wtedy KSeF staje się elementem zautomatyzowanego procesu, a nie wyłącznie repozytorium faktur.

Widać to szczególnie w strukturach wielooddziałowych. Jeśli w firmie funkcjonuje kilka miejsc powstawania faktur kosztowych, sam plik XML niczego nie porządkuje. Potrzebne jest tagowanie dokumentów już na etapie wpływu faktury i proces akceptacji oddziałowej, dzięki którym koszt trafia do właściwego centrum, zanim jeszcze dojdzie do dekretacji. To pozwala kontrolerowi w centrali widzieć pełny obraz kosztów wszystkich oddziałów w jednym miejscu.

Poza identyfikacją kosztu badanie wskazało kilka powtarzalnych bolączek operacyjnych, które warto znać, zanim staną się problemem we własnej organizacji.

• Podwójny obieg dokumentów – faktury wpływają jednocześnie przez KSeF, mailem (PDF) i papierowo. Kontrahent, który nie ma pewności, że jego faktura dotarła, utrzymuje równoległy kanał na wszelki wypadek. Efektem są dwie lub trzy wersje tego samego dokumentu, ryzyko podwójnej płatności i wydłużony czas weryfikacji.
• Nieprzygotowanie kontrahentów – 39% respondentów wskazało komplikacje wynikające ze współpracy z kontrahentami, którzy nie byli gotowi na KSeF, a 37% na trudności adaptacyjne po stronie pracowników. Szczególnie odczuwalne jest to przy kontrahentach zagranicznych, którzy nie rozumieją faktur wystawionych w KSeF.
• Brak not korygujących – nota korygująca nie istnieje już jako instrument w systemie. Każda korekta wymaga faktury korygującej po stronie wystawcy, co oznacza konieczność kontaktu i egzekwowania działania od kontrahenta.

Warto przy tym pamiętać o kalendarzu wdrożenia. Obowiązkowy KSeF objął największych podatników od 1 lutego 2026 roku, a pozostałych przedsiębiorców od 1 kwietnia 2026 roku. Najmniejsze firmy zostaną włączone do obowiązku od 1 stycznia 2027 roku – dlatego na rynku wciąż funkcjonują podmioty wystawiające faktury poza systemem, co dodatkowo podtrzymuje podwójny obieg.

Biura rachunkowe zajmują w ekosystemie KSeF wyjątkową i najbardziej obciążoną pozycję. Są jednocześnie użytkownikami systemu, pośrednikami obsługującymi faktury klientów, edukatorami szkolącymi nieprzygotowanych przedsiębiorców oraz buforem, który przyjmuje ich frustrację i błędy. Żaden inny segment rynku nie pełni tylu ról naraz.

Biura oceniają swoje doświadczenia nieco lepiej niż rynek ogółem (ocena bieżąca 3,5/5 wobec 3,4/5), co wynika z ich wyższej dojrzałości cyfrowej. Badanie ujawniło jednak wyraźne rozwarstwienie: 64% biur to cyfrowi liderzy, którzy zainwestowali w cyfryzację jeszcze przed KSeF, ale 13% to podmioty o niskiej dojrzałości, realnie zagrożone utratą klientów. To początek trwałej polaryzacji rynku.

Powtarzalny mechanizm wygląda tak: klient wystawia błędną fakturę, kontrahent ją odrzuca, klient dzwoni do biura, a biuro wyjaśnia i koryguje sytuację – najczęściej bez dodatkowego wynagrodzenia. Dlatego z doświadczenia rekomendujemy biurom trzy działania: formalne wydzielenie obsługi KSeF jako osobnej, wycenianej usługi, segmentację portfela klientów według poziomu gotowości cyfrowej oraz inwestycję w automatyzację klasyfikacji dokumentów. KSeF nie zmienia bowiem tylko narzędzi – wymusza redefinicję całego modelu współpracy klient-biuro.

„Pierwsze miesiące obowiązywania Krajowego Systemu e-Faktur potwierdzają coś, co z perspektywy finansowej było do przewidzenia: sam system działa, choć obnażył lukę między wymogiem regulacyjnym a rzeczywistą dojrzałością procesową organizacji. To nie jest problem technologiczny – to problem zarządczy. Firmy, które potraktowały KSeF jako projekt IT do zamknięcia, dziś ponoszą rosnące koszty manualnej obsługi procesów, które powinny być zautomatyzowane od pierwszego dnia.”

– Katarzyna Kornasiewicz, CFO, Symfonia

Blisko połowa organizacji rozumie, że cyfryzacja jest konieczna, ale ta świadomość nie przekłada się jeszcze na decyzje inwestycyjne. To najważniejsze napięcie, jakie ujawnia badanie.

Cyfryzację jako niezbędny element rozwoju oceniło 47% organizacji, a 39% postrzega KSeF jako element szerszej transformacji cyfrowej Polski. Jednocześnie aż 56% badanych deklaruje, że ich organizacja nie planuje inwestycji w dalszy rozwój poziomu cyfryzacji. Wśród planowanych inwestycji dominuje elektroniczny obieg dokumentów (33%), a rozwiązania oparte na sztucznej inteligencji wskazuje na razie 18% firm – choć wśród biur rachunkowych ten odsetek jest niemal dwukrotnie wyższy (33%).

Pytani o to, co jest dla nich najważniejsze w pracy z KSeF, użytkownicy odpowiadają jednoznacznie: stabilność systemu (90%), niezawodność integracji (88%), bezpieczeństwo (83%) i automatyzacja procesów (82%). Rynek nie oczekuje więc dodatkowej teorii – materiały edukacyjne teoretyczne uznało za ważne tylko 29% badanych. Oczekuje niezawodnych, bezpiecznych i zautomatyzowanych narzędzi, które rozwiązują problemy za użytkownika, zanim w ogóle sięgnie on po instrukcję.

Dane z raportu wskazują na trzy obszary, które warto potraktować jako konkretne projekty, a nie odległe plany. Każdy miesiąc zwłoki generuje koszty manualnej obsługi, które łatwo policzyć, ale trudno odzyskać.

• Elektroniczny obieg dokumentów z pełnym workflow akceptacji i przypisaniem kosztów. KSeF bez tego to połowiczne wdrożenie.
• Aktualizacja polityki fakturowania z dostawcami. Standardowy aneks do umowy powinien wymuszać umieszczanie na fakturach numeru zamówienia, MPK, projektu czy oddziału – bez tego automatyzacja pozostanie fikcją, a dane latami będą wymagały ręcznego uzupełniania.
• Spisana procedura zarządzania wieloma kanałami wpływu dokumentów, która określa, który kanał jest wiodący, jak weryfikować duplikaty i jak archiwizować dokumenty.

Firmy, które uporządkują te obszary teraz, za pół roku będą wdrażać automatyzację i sztuczną inteligencję na czystych danych i uporządkowanych procesach. Pozostałe wciąż będą gasić pożary. W praktyce sztuczna inteligencja nie jest tu osobnym projektem do wdrożenia – to odpowiedź na trzy najwyżej cenione potrzeby: stabilność, niezawodność integracji i automatyzację. Jej skuteczność jest jednak wprost proporcjonalna do jakości danych i procesów, które ją zasilają.

Jakie są opinie użytkowników o KSeF?

Z badania Symfonii wynika, że system spełnia swoją podstawową funkcję transmisji faktur ustrukturyzowanych – wystawianie (47% ocen bardzo dobrych) i odbieranie faktur (54%) oceniane jest relatywnie dobrze. Problemy dotyczą nie samej wymiany faktur, lecz procesów, które następują po ich odebraniu.

Który obszar pracy z KSeF wypada najgorzej?

Identyfikacja faktur, czyli ustalenie, czyj to koszt i do jakiego projektu należy go przypisać. To najniżej oceniony z 14 badanych obszarów – 36% respondentów oceniło go jako bardzo słaby, a łącznie 91% ocen było słabych lub neutralnych.

Co zrobić, żeby KSeF dawał firmie korzyści?

KSeF wymienia faktury, ale nie zarządza procesem ich obsługi. Bez elektronicznego obiegu dokumentów faktura trafia do systemu bez kontekstu: kto zamawiał, czyj to koszt, kto ma go zaakceptować. Pełną wartość daje dopiero połączenie KSeF z obiegiem dokumentów i akceptacją kosztową.

Jak KSeF wpłynął na biura rachunkowe?

Biura pełnią naraz role użytkownika, pośrednika, edukatora i bufora problemów klientów. Rynek się polaryzuje: 64% biur to cyfrowi liderzy, a 13% to podmioty o niskiej dojrzałości zagrożone utratą klientów. Rekomendowane działania to wydzielenie obsługi KSeF jako osobnej usługi, segmentacja klientów i automatyzacja klasyfikacji dokumentów.

O raporcie

„KSeF. Raport z badania rynku. Pierwsze 100 dni wdrożenia – diagnoza i implikacje strategiczne“, Symfonia w partnerstwie ze Stowarzyszeniem Księgowych w Polsce. Pełen raport znajdziesz tutaj: Pierwsze 100 dni KSeF – raport z badania rynku | Symfonia