KSeF i pierwsze logowanie

Mimo że nowe zasady budzą emocje, pierwsze logowanie do KSeF można przejść szybko i bez zbędnych formalności z Urzędem Skarbowym. Warto się przygotować z wyprzedzeniem, a przy okazji zoptymalizować elektroniczny obieg dokumentów w firmie.

Logowanie do Krajowego Systemu e-Faktur wymaga „uwierzytelnienia”, czyli potwierdzenia tożsamości - swojej lub reprezentowanego podmiotu. W tym celu system dopuszcza pięć metod: kwalifikowany e-podpis, kwalifikowaną e-pieczęć, Profil zaufany, token KSeF oraz certyfikat KSeF generowany w module MCU.  Wybór sposobu uwierzytelnienia zależy od roli użytkownika i zakresu uprawnień w systemie.

Przedsiębiorcy, przygotowując się do KSeF, mogą korzystać z bezpłatnych narzędzi udostępnionych przez Ministerstwo Finansów lub rozwiązań zintegrowanych z systemem komercyjnych programów finansowo-księgowych.

Najprościej można uwierzytelnić się online za pomocą kwalifikowanej pieczęci elektronicznej z numerem NIP. Ta metoda daje od razu uprawnienia właścicielskie (bez potrzeby składania dodatkowych wniosków do Urzędu Skarbowego), czyli zapewnia możliwość zarządzania dostępami pracowników i np. zewnętrznych podmiotów, takich jak biura rachunkowe.

Kwalifikowaną e-pieczęć można zamówić na www.elektronicznypodpis.pl. Przy zamówieniu, firma wskazuje upoważnioną osobę (niekoniecznie pracownika), która będzie w ich imieniu zarządzać e-pieczęcią. I dokonuje wyboru jednej z dwóch oferowanych opcji: kwalifikowaną e-pieczęć Szafir w zestawie z kartą i czytnikiem lub mobilną e-pieczęć mSzafir, którą można uzyskać całkowicie online.

Firmy, które nie dysponują kwalifikowaną e-pieczęcią, mogą się uwierzytelnić w KSeF dopiero po nadaniu uprawnień właścicielskich pracownikowi wskazanemu, na podstawie formularza ZAW-FA, do Urzędu Skarbowego. We wniosku, poza danymi osobowymi, należy określić wybraną metodę logowania tej osoby: certyfikatem kwalifikowanym e-podpisu lub Profilem zaufanym. Sprawdź uwierzytelnić firmę i pracowników w KSeF.

Pieczęć elektroniczna to odpowiednik pieczątki firmowej, która zawiera dane organizacji – nazwę, adres, NIP lub numer KRS. Jest wydawana wyłącznie zweryfikowanym podmiotom przez kwalifikowanych dostawców usług zaufania, jak np. KIR. Pozwala pieczętować wiele plików jednocześnie oraz zoptymalizować procesy biznesowe związane np. z elektronicznym obiegiem dokumentów, prowadzeniem e-teczek pracowniczych, czy archiwizacją.

Kwalifikowana e-pieczęć może być zintegrowana z systemami ERP, CRM czy zarządzania dokumentacją, które stanowią element spójnego środowiska pracy. Jest wykorzystywana do autoryzacji wszelkich ofert handlowych, regulaminów, procedur, pism firmowych czy treści publikowanych na stronie internetowej. To deklaracja przejrzystości procesów przedsiębiorstwa oraz narzędzie do podnoszenia standardów bezpieczeństwa obiegu dokumentów, ponieważ zapewnia ich ochronę przed nieautoryzowanymi zmianami.

KSeF zmienia sposób pracy z fakturami, ale samo wejście do systemu nie musi być skomplikowane. Wybór właściwej metody uwierzytelnienia już na starcie pozwala uniknąć dodatkowych wniosków, przyspiesza nadawanie uprawnień i porządkuje dostęp do systemu – zarówno w firmie, jak i we współpracy z biurem rachunkowym.

W kolejnym tekście przyjrzymy się bliżej kwalifikowanym certyfikatom do KSeF i pokażemy, którą e-pieczęć lub e-podpis wybrać, w zależności od struktury firmy, liczby użytkowników i sposobu pracy z dokumentami.