Umowy z klientami a KSeF: pobierz praktyczne wskazówki dla biur rachunkowych

Czym jest Krajowy System e-Faktur (KSeF)

Krajowy System e-Faktur (KSeF) jest ogólnopolską platformą do wystawiania i otrzymywania faktur drogą elektroniczną. Umożliwia on wystawianie, przekazywanie i przechowywanie tzw. faktur ustrukturyzowanych, tj. o ujednoliconej strukturze logicznej. Chodzi o format xml zgodny ze strukturą logiczną  opublikowaną w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych (CRWDE). Przy czym od 1 lutego 2026 r. obowiązującym wzorem faktury ustrukturyzowanej jest struktura logiczna FA(3).

Jako podmioty zaangażowane w prowadzenie księgowości przedsiębiorców, biura rachunkowe  już wcześniej odgrywały dużą rolę w funkcjonowaniu KSeF (początkowo dobrowolnym). 

Od kiedy KSeF  jest obowiązkowy i kogo obejmie

Po 1 kwietnia 2026 r. znaczenie biur rachunkowych w tym zakresie będzie jeszcze większe. To dlatego, że wystawianie faktur za pośrednictwem tego systemu, który do tej pory obejmował  tylko  największe firmy, po tej dacie stanie się obowiązkowe dla  dużej liczby mniejszych przedsiębiorców.

Nadawanie uprawnień do KSeF

Jednym z najbardziej istotnych zagadnień związanych z funkcjonowaniem KSeF, jest nadawanie uprawnień w tym systemie. Jak wynika z art. 106nb ustawy o VAT, z sytemu mogą korzystać nie tylko podatnicy, ale również m.in. podmioty wskazane przez  podatnika, a także  osoby fizyczne wskazane w zawiadomieniu o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z tego systemu, którym podatnik lub podmioty, o których była mowa wcześniej, nadali uprawnienia do korzystania z tego systemu.

To samo dotyczy innych niż ww. podmiotów, wskazanych przez osoby fizyczne korzystające z Krajowego Systemu e-Faktur, jeżeli prawo do wskazywania innego podmiotu wynika z uprawnień nadanych tym osobom fizycznym.