Pytanie: Podatnik prowadzi działalność gospodarczą jako radca prawny, nie wybrał metody kasowej. Dotychczas wystawił kilka faktur za usługi świadczone na rzecz sądów, np. za zwrot kosztów obrony z urzędu lub zwrot kosztów pomocy prawnej. Czy to prawda, że na fakturach dla sądów należy umieszczać adnotacje o metodzie kasowej, mimo niewybrania tego sposobu rozliczania VAT? Jak należy ujmować te faktury w JPK_VAT – dopiero w momencie otrzymania zapłaty? Czy podatek dochodowy dla tych usług rozliczany jest na ogólnych zasadach?

Odpowiedź:

Radca prawny dla usług pomocy prawnej polegającej na reprezentowaniu klientów przed sądem z urzędu jest zobowiązany do wystawienia faktur z adnotacją „metoda kasowa”. VAT należny rozpoznaje dopiero z chwilą otrzymania zapłaty z sądu. W ewidencji VAT oraz pliku JPK VAT faktury wykazuje z chwilą ich opłacenia w części lub w całości przez sąd.

Przypomnijmy, że (zgodnie z art. 106e ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy o VAT) faktura powinna zawierać w przypadku dostawy towarów lub świadczenia usług, w odniesieniu do których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 1 lub art. 21 ust. 1, wyrazy ,,metoda kasowa''. Natomiast zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 1 lit. d ustawy o VAT, obowiązek podatkowy powstaje z chwilą otrzymania całości lub części zapłaty z tytułu świadczenia, na podstawie odrębnych przepisów, na zlecenie sądów powszechnych, administracyjnych, wojskowych lub prokuratury usług związanych z postępowaniem sądowym lub przygotowawczym, z wyjątkiem usług, do których stosuje się art. 28b, stanowiących import usług.

Mając na uwadze treść wskazanych przepisów w sytuacji, gdy radca prawny podejmuje się reprezentacji klienta z urzędu na zlecenie sądu, to obowiązek podatkowy z tytułu świadczenia usługi pomocy prawnej powstaje z chwilą otrzymania zapłaty z sądu. Ponadto, radca prawny dokumentujący tą usługę jest zobowiązany do umieszczenia na fakturze adnotacji „metoda kasowa” mimo, iż nie jest małym podatnikiem, który wybrał rozliczanie się z VAT na zasadzie kasowej.

Zgodnie z art. 82 § 1b Ordynacji podatkowej, osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, prowadzące księgi podatkowe przy użyciu programów komputerowych, są obowiązane, bez wezwania organu podatkowego, do przekazywania, za pomocą środków komunikacji elektronicznej, Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej informacji o prowadzonej ewidencji, o której mowa w art. 109 ust. 3 ustawy o VAT, w postaci elektronicznej odpowiadającej strukturze logicznej, o której mowa w art. 193a § 2, na zasadach dotyczących przesyłania ksiąg podatkowych lub ich części określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 193a § 3, za okresy miesięczne w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po każdym kolejnym miesiącu, wskazując miesiąc, którego ta informacja dotyczy.

Z kolei, zgodnie z art. 109 ust. 3 ustawy o VAT, podatnicy, z wyjątkiem podatników wykonujących wyłącznie czynności zwolnione od podatku na podstawie art. 43 ust. 1 lub przepisów wydanych na podstawie art. 82 ust. 3 oraz podatników, u których sprzedaż jest zwolniona od podatku na podstawie art. 113 ust. 1 lub 9, są obowiązani prowadzić ewidencję zawierającą dane niezbędne do prawidłowego sporządzenia deklaracji podatkowej oraz informacji podsumowującej.

Ewidencja powinna zawierać w szczególności dane niezbędne do określenia przedmiotu i podstawy opodatkowania, wysokości kwoty podatku należnego, korekt podatku należnego, kwoty podatku naliczonego obniżającej kwotę podatku należnego, korekt podatku naliczonego, kwoty podatku podlegającej wpłacie do urzędu skarbowego lub zwrotowi z tego urzędu, a także inne dane służące identyfikacji poszczególnych transakcji, w tym numer, za pomocą którego kontrahent jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej.

Mając na uwadze treść powyższych przepisów należy stwierdzić, że w ewidencji VAT, a pochodnie w pliku JPK VAT za dany okres rozliczeniowy powinny zostać wykazane m.in. te usługi, dla których powstał obowiązek podatkowych i w stosunku, do których powstała konieczność rozpoznania VAT należnego.

W związku z tym, że obowiązek podatkowy powstaje z chwilą zapłaty faktury przez sąd, to właśnie w tych okresach rozliczeniowych należy je wykazać zarówno w ewidencji VAT, jak i pliku JPK VAT.