Jak nadać uprawnienia w KSeF – przewodnik po autoryzacji i roli certyfikatu

Dowiedz się, jak skutecznie nadać uprawnienia do działania w KSeF – pracownikowi, biuru rachunkowemu lub innej osobie. Sprawdź, jakie warunki muszą być spełnione, jak działa zawiadomienie ZAW-FA i dlaczego certyfikat ma kluczowe znaczenie w procesie autoryzacji.

Korzyści

Z tekstu dowiesz się:

Kto może korzystać z KSeF i jakie ma uprawnienia,
Jak nadać uprawnienia pracownikowi lub biuru rachunkowemu,
Czym są uprawnienia właścicielskie i jak działają,
Jakie role można przypisać w systemie (wystawianie faktur, dostęp, zarządzanie),
Jakie znaczenie ma zawiadomienie ZAW-FA i kiedy trzeba je złożyć,
Jak odebrać lub zmienić wcześniej nadane uprawnienia

Jak nadać uprawnienia w KSeF – uwierzytelnienie i autoryzacja krok po kroku

Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) jako obowiązkowego narzędzia do wystawiania i odbierania faktur ustrukturyzowanych wymaga od przedsiębiorców uregulowania kwestii autoryzacji i nadawania uprawnień swoim pracownikom. Prawidłowe działanie w KSeF opiera się na dwóch filarach:

uwierzytelnieniu (potwierdzeniu tożsamości) i
autoryzacji (weryfikacji uprawnień).

Kto może korzystać z KSeF i jakie ma uprawnienia?

Działanie w KSeF zawsze wymaga uwierzytelnienia w systemie i posiadania odpowiednich uprawnień. Z KSeF mogą korzystać następujące podmioty:

Podatnik (np. jednoosobowa działalność gospodarcza, spółka akcyjna, Jednostka Samorządu Terytorialnego – JST).
Podmioty wskazane przez podatnika (np. biuro rachunkowe).
Osoby fizyczne wskazane w zawiadomieniu ZAW-FA (dotyczy podatników niebędących osobami fizycznymi, którzy nie posiadają kwalifikowanej pieczęci elektronicznej).
Komornicy, organy egzekucyjne oraz osoby fizyczne przez nie wskazane.

Uprawnienia Właścicielskie (Podatnika)

Podatnik, po uwierzytelnieniu się w KSeF, automatycznie posiada pełny zakres tzw. uprawnień właścicielskich, przypisanych systemowo do jego identyfikatora podatkowego NIP.

Uprawnienia właścicielskie obejmują:

Wystawianie faktur.
Dostęp do faktur.
Zarządzanie uprawnieniami (nadawanie i odbieranie uprawnień).
Zarządzanie jednostkami podrzędnymi.
Uprawnienia techniczne (np. przeglądanie historii sesji).

Uprawnień właścicielskich nie można odebrać.

Jakie uprawnienia można nadać w KSeF?

Podatnik lub osoba uprawniona do zarządzania w jego imieniu może nadać innym osobom fizycznym lub podmiotom szereg uprawnień systemowych:

Rodzaj uprawnienia (Systemowe)	Zakres działania
Zarządzanie uprawnieniami	Obejmuje łącznie nadawanie oraz odbieranie uprawnień.
Wystawianie faktur	Umożliwia wystawianie faktur ustrukturyzowanych, w tym również w trybie OFFLINE.
Dostęp do faktur	Dostęp do listy faktur podatnika oraz możliwość ich pobierania. Obejmuje to zarówno faktury sprzedażowe, jak i zakupowe.
Wystawianie faktur w trybie samofakturowania	Umożliwia nabywcy wystawianie faktur w imieniu sprzedawcy.
Uprawnienia techniczne	Przeglądanie uprawnień i przeglądanie historii sesji.

Należy pamiętać, że uprawnienie do wystawiania faktur i uprawnienie do dostępu do faktur to dwa odrębne uprawnienia i można je nadawać oddzielnie.

Jak nadać, zmienić lub odebrać uprawnienia w KSeF?

Sposób nadawania uprawnień zależy od formy prawnej podatnika i posiadanych przez niego narzędzi. Uprawnienia nadane raz w KSeF są przypisane do konkretnej osoby fizycznej identyfikowanej po NIP lub PESEL.

1. Podatnicy będący osobami fizycznymi (np. JDG):

Posiadają uprawnienia właścicielskie automatycznie.
Uprawnienia innym osobom (np. pracownikom lub biuru rachunkowemu) nadaje się wyłącznie elektronicznie (za pomocą Aplikacji Podatnika KSeF 2.0 lub komercyjnych programów zintegrowanych z API KSeF 2.0).
Nie składają zawiadomienia ZAW-FA w celu wyznaczenia osoby fizycznej.

2. Podatnicy niebędący osobami fizycznymi (np. spółki):

Posiadający kwalifikowaną pieczęć elektroniczną: Nadają uprawnienia elektronicznie.
Nieposiadający kwalifikowanej pieczęci elektronicznej: W celu wyznaczenia pierwszej osoby fizycznej, która będzie działać w imieniu podmiotu (np. prezesa, dyrektora finansowego), należy złożyć Zawiadomienie ZAW-FA do właściwego naczelnika urzędu skarbowego. Osoba wskazana w ZAW-FA otrzyma pełny zakres uprawnień (w tym do zarządzania uprawnieniami) i będzie mogła nadawać dalsze uprawnienia kolejnym osobom elektronicznie w systemie KSeF.

Zmiana lub odebranie uprawnień:

• Odebranie uprawnień nadanych elektronicznie (pracownikom, biurom) odbywa się również elektronicznie przez osobę z uprawnieniami do zarządzania uprawnieniami.

• Zmiana osoby fizycznej uprawnionej za pomocą ZAW-FA wymaga złożenia dwóch odrębnych zawiadomień ZAW-FA:

1) najpierw odebranie uprawnień osobie "A" (cel 2), a następnie

2) nadanie uprawnień osobie "B" (cel 1).

• Możliwe jest również odebranie wszelkich nadanych uprawnień (z wyjątkiem właścicielskich) poprzez zaznaczenie celu 3 w formularzu ZAW-FA, co skutkuje "wyczyszczeniem" wszystkich uprawnień delegowanych w kontekście tego podatnika.

Zobacz także:

Korekta faktury ustrukturyzowanej w KSeF – jak poprawić błędy - Portal FK

KSeF a podatnicy zwolnieni z VAT – sprawdź, co się zmienia - Portal FK

Moduł Certyfikatów i Uprawnień KSeF – nowe zasady dostępu - Portal FK

Autor:

Redakcja Portalu