Jak fakturować dodatkowe koszty wykonanej usługi

W obecnych realiach gospodarczych przedsiębiorcy są często narażeni na wzrost kosztów świadczonych przez nich usług. Ceny energii elektrycznej lub paliwa zmieniają się dynamicznie. Dlatego też przedsiębiorcy w branżach takich jak transportowe decydują się na następczą modyfikację ceny świadczonej usługi o wartość rzeczywiście poniesionych kosztów niezależnych od przedsiębiorcy. W takich przypadkach pojawia się pytanie, jak fakturować dodatkowe koszty, jeżeli wystawiliśmy już fakturę dokumentującą wykonaną usługę.

W praktyce przedsiębiorcy zastanawiają się nad możliwością wystawienia nowej faktury lub noty korygującej. Takie działanie będzie niezgodne z przepisami ustawy o VAT. Faktura każdorazowo musi dokumentować wykonaną usługę. Natomiast, w przypadku dodatkowych kosztów mamy styczność z usługą już zafakturowaną, której wartość zmieniła się.

Jeżeli chodzi o notę korygującą, to zgodnie z art. 106k ust. 1 ustawy o VAT do jej wystawienia uprawniony jest nabywca usługi. Co więcej nota korygująca może dotyczyć wyłącznie niektórych pomyłek zawartych w fakturze pierwotnej. W szczególności notą korygującą nie można zmienić ceny sprzedaży. Dodatkowo przeciwko możliwości korekty ceny za pomocą noty korygującej przemawia okoliczność, że w przypadku dodatkowych kosztów, uzgodnionych następczo, faktura pierwotna nie zawiera pomyłki.

Kolejnym pytaniem, które nasuwa się przedsiębiorcom dokonującym korekty ceny wykonanej usługi jest ustalenie okresu, w którym należy dokonać korekty faktury. Ustawodawca zdecydował się na określenie tego okresu wprost w przepisach ustawy o VAT. Zgodnie z art. 29a ust. 17 ustawy o VAT w przypadku, gdy podstawa opodatkowania uległa zwiększeniu, korekty tej podstawy dokonuje się w rozliczeniu za okres rozliczeniowy, w którym zaistniała przyczyna zwiększenia podstawy opodatkowania.

W doktrynie i orzecznictwie rozróżnia się przyczyny pierwotne i następcze zwiększenia podstawy opodatkowania. Do przyczyn pierwotnych zalicza się przede wszystkim proste omyłki pisarskie w fakturze, jak np. błędne podanie nazwy nabywcy usługi czy też wskazanie błędnej ceny. Uzgodnienie z kontrahentem zwiększenia ceny wykonanej usługi zaliczane jest do następczych przyczyn zwiększenia podstawy opodatkowania.

Innym zagadnieniem, które budzi wątpliwości przedsiębiorców dokonujących korekty in plus jest obowiązek posiadania odpowiedniej dokumentacji. Czy wystarczy mailowe uzgodnienie z kontrahentem wartości dodatkowych kosztów, albo rozwiązanie umowne, które umożliwia automatyczne podwyższenie ceny?

Ustawa o VAT nie reguluje powyższych zagadnień. W przypadku korekty in plus brak jest obowiązku posiadania dokumentacji uzasadniającej podwyższenie ceny wykonanej usługi. Dokumentacja taka może mieć znaczenie na gruncie stosunku cywilnego łączącego przedsiębiorcę i jego kontrahenta. Dlatego w przypadku braku rozwiązania umownego konieczne jest uzgodnienie warunków podwyższenia ceny (chociażby w formie mailowej). W przeciwnym wypadku kontrahent nie będzie zobowiązany do zapłaty dodatkowych kosztów.