Czy przechowywanie elektronicznych faktur wystarczy do prawidłowego udokumentowania wydatków? Sprawdźmy

Faktury elektroniczne już na dobre „zadomowiły się” w polskiej praktyce gospodarczej, prawnej oraz fiskalnej, co aktualnie wynika już nie tylko z pozytywnego orzecznictwa sądowego, jak było jeszcze kilka lat temu, a już wprost z przepisów prawa (ustawa o podatku od towarów i usług).

Wskazać należy, że ustawa VAT określa, iż fakturą elektroniczną może być dokument zawierający dane wymagane ustawą VAT, który ponadto zapewnia autentyczność pochodzenia, integralność oraz czytelność.

Również ustawa VAT nie stoi w opozycji ku temu, aby faktury były archiwizowane w innej formie niż zostały one otrzymane. Warto jednak wskazać, że ustawy o podatkach dochodowych (CIT, PIT) kwestie związane z dokumentowaniem wydatków jako kosztów podatkowych regulują bardziej liberalnie niż ustawa VAT. Na gruncie ustawy CIT oraz PIT wystarczy bowiem, że podatnik w dowolny sposób będzie w stanie wykazać, że poniósł koszt, który ma związek przyczynowo-skutkowy z osiąganym przychodem i został on należycie udokumentowany.

Sama forma owego dokumentowania jest jednak dużo mniej restrykcyjna niż w ustawie VAT. Stwierdzić zatem należy, że skoro wskazany przez wnioskodawcę sposób przechowywania otrzymanych faktur odpowiada zasadom dosyć restrykcyjnej ustawy VAT, to również na gruncie mechanizmów prawnych wynikających z ustaw o podatkach dochodowych nie powinno być wątpliwości.

Interpretacja indywidualna dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 7 lipca 2016 r., nr IBPB-1-1/4510-150/16/BK potwierdza, że to w gestii podatnika leży sformułowanie sposobu przechowywania oraz obiegu dokumentów w przedsiębiorstwie i wcale nie musi być on tak restrykcyjny, jak jeszcze kilka lat wstecz.

Sprawdź też:

Upewnij się, czy papierowe faktury można przechowywać wyłącznie elektronicznie

Interpretacja ta z pewnością ucieszy zwłaszcza dużych przedsiębiorców, w których liczba dokumentów jest znaczna i przechowywanie ich w formie papierowej jest utrudnione.

Warto jednak przypomnieć, że interpretacje indywidualne MF nie mają w Polsce mocy powszechnie obowiązującej i zastosowanie się do „nieswojej” interpretacji może być dla podatnika ryzykowne. Warto zatem rozważyć wystąpienie z wnioskiem o wydanie interpretacji indywidualnej przez Ministra Finansów „uszytej” dla określonego wnioskodawcy.

Polecamy inne komentarze dotyczące faktur VAT:

• Czy możesz zdecydować, w jakim języku wystawisz fakturę VAT? Znamy wyrok TSUE
• Faktura pierwotna i duplikat muszą mieć takie same dane