Firma wynajmuje mieszkanie pracownikowi. Jak rozliczyć jego wynagrodzenie

Izabela Nowacka

Autor: Izabela Nowacka

Dodano: 10 sierpnia 2018
Pytanie:  Pracodawca wynajmuje dla pracownika mieszkanie i opłaca wszystkie koszty. W jaki sposób należy rozliczyć wynagrodzenie pracownika, jeżeli kwota najmu to 1.200 zł plus pozostałe opłaty (Co, woda, energia elektryczna). Proszę pokazać na przykładzie.
Odpowiedź: 

W sytuacjo, kiedy pracodawca wynajmuje pracownikowi mieszkanie i opłaca wszystkie koszty mamy tu do czynienia ze świadczeniem niepieniężnym. Zarówno przepisy podatkowe jak i ubezpieczeniowe określają w jaki sposób dokonać wyceny nieodpłatnego świadczenia polegającego na udostępnieniu pracownikowi mieszkania. Szczegóły poniżej.

Dla potrzeb podatkowych, wartość pieniężną innych nieodpłatnych świadczeń ustala się - jeżeli przedmiotem świadczeń jest udostępnienie lokalu lub budynku – według równowartości czynszu, jaki przysługiwałby w razie zawarcia umowy najmu tego lokalu lub budynku (art. 11 ust. 2b pkt 3 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych; ustawy o PIT). Zatem, udostępnienie lokalu pracownikowi podlega wycenie w wysokości czynszu jaki opłacałby pracownik, gdyby to on był stroną umowy najmu. Jeżeli pracodawca pokrywa również pozostałe opłaty np. na energię, gaz, inne media, to one też są przychodem pracownika, ale wycenianym według cen zakupu (zgodnie z wartościami brutto wynikającymi z faktur, rachunków od dostawców).

Po dokonaniu wyceny zgodnie z przepisami podatkowymi należy sprawdzić, czy świadczenie podlega zwolnieniu z podatku na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 19 i ust. 14 ustawy o PIT.

Wolna od podatku dochodowego jest bowiem wartość świadczeń ponoszonych przez pracodawcę z tytułu zakwaterowania pracowników, do wysokości nieprzekraczającej miesięcznie kwoty 500 zł. Zwolnienie ma zastosowanie do pracowników, których miejsce zamieszkania jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, a podatnik nie korzysta z podwyższonych kosztów uzyskania przychodów.

Miejscem zamieszkania osoby fizycznej jest miejscowość, w której osoba ta przebywa z zamiarem stałego pobytu, z kolei przez "zakład pracy" należy rozumieć miejsce wykonywania pracy zgodnie z umową o pracę.

Obowiązek pobrania zaliczki na podatek powstanie więc dopiero, gdy wartość świadczeń otrzymywanych przez danego pracownika przekroczy ustawowy limit 500 zł. Wówczas doliczeniu do przychodów ze stosunku pracy podlegać będzie różnica pomiędzy faktyczną wartością świadczenia (czynsz wraz z ewentualnymi opłatami), a limitem zwolnienia.

Podobnego zwolnienia ustawodawca nie przewidział przy ustalaniu podstawy wymiaru składek ubezpieczeniowych. Wartość świadczenia w postaci udostępnienia pracownikowi lokum wycenia się według innych zasad niż podatkowe. Generalnie, wartość pieniężną świadczeń w naturze ustala się w wysokości ekwiwalentu pieniężnego określonego w przepisach o wynagradzaniu, a w razie ich braku, jeżeli przedmiotem świadczenia jest udostępnienie lokalu mieszkalnego:

a) dla lokali spółdzielczych typu lokatorskiego i własnościowego - w wysokości czynszu obowiązującego dla tego lokalu w danej spółdzielni mieszkaniowej,
b) dla lokali komunalnych - w wysokości czynszu wyznaczonego dla tego lokalu przez gminę,
c) dla lokali własnościowych, z wyłączeniem wymienionych w lit. a, oraz domów stanowiących własność prywatną - w wysokości czynszu określonego według zasad i stawek dla mieszkań komunalnych na danym terenie, a w miastach - w danej dzielnicy,
d) dla lokali w hotelach - w wysokości kosztu udokumentowanego rachunkami wystawionymi przez hotel.

Zatem, dla potrzeb ustalenia wartości świadczenia do opodatkowania stosuje się metodę wyceny podaną w art. 11 ust. 2b pkt 3 ustawy o PIT (tj. w wysokości czynszu jaki by obowiązywał w razie umowy najmu). Natomiast wartość świadczenia podlegającą oskładkowaniu ustala się inaczej, bo w zależności od rodzaju (typu własności) lokalu.

PRZYKŁAD
Pracodawca wynajął dla pracownika mieszkanie spółdzielcze. Koszt czynszu wynosi dla tego mieszkania 1.200 zł, z tym, że czynsz dla spółdzielni to miesięcznie 498 zł. Załóżmy, że w danym miesiącu opłaty (energia, internet), również ponoszone przez pracodawcę, wyniosły według faktur łącznie 200 zł. Dla celów podatkowych wartość przychodu wynosi 1.400 zł (1.200zł + 200 zł). Pracownik spełnia warunki do zwolnienia podatkowego, zatem do opodatkowania należy wykazać kwotę 900 zł (1.400 zł - 500 zł z tytułu zwolnienia). Składki na ZUS zostaną natomiast ustalone od podstawy w wysokości 498 zł. Wynagrodzenie pracownika wynosi 5.000 zł. Do rozliczenia podatkowo-składkowego należy przyjąć: 1) podstawa wymiaru składek na ZUS – 5.498 zł 2) przychód do opodatkowania – 5.900 zł
Izabela Nowacka

Autor: Izabela Nowacka

Ekonomista, specjalizuje się w prawie pracy, ubezpieczeniach społecznych i prawie podatkowym. Autorka licznych publikacji z zakresu rozliczania wynagrodzeń, współpracuje z wieloma wydawnictwami, jest autorką publikacji m.in. w Rzeczpospolitej, Monitorze Prawa Pracy i Ubezpieczeń Społecznych, Monitorze rachunkowości budżetowej
Nie ma jeszcze komentarzy do tego dokumentu.
Zaloguj się aby dodać komentarz