Pytanie: Proszę o udzielenie informacji, w jaki sposób inwentaryzować licencję. W 2018 roku zakupiono roczną licencje Microsoft Office 365, po roku będziemy ponownie kupować na kolejny rok, aż będziemy go użytkować. Jak powinna wyglądać inwentaryzacja, czy są umorzenia itd.?

Odpowiedź:

Wartości niematerialne i prawne to nabyte przez jednostkę, zaliczane do aktywów trwałych, prawa majątkowe nadające się do gospodarczego wykorzystania, o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, przeznaczone do używania na potrzeby jednostki. Zalicza się do nich w szczególności m.in. autorskie prawa majątkowe, prawa pokrewne, licencje, koncesje (art. 3 ust. 1 pkt 14 ustawy o rachunkowości).

Nabyta przez Państwa licencja nie spełnia tego wymogu, ponieważ jej okres użytkowania nie przekracza 12 miesięcy. Należy jej zakup zaliczyć do kosztów – jednorazowo albo poprzez rozliczenia międzyokresowe kosztów (dalej: RMK).

Jeśli na dzień bilansowy rok RMK czynne dotyczące licencji na MS Office nie są całkowicie roszczone to zgodnie z art. 26 ust 3 i ust 1 uor należy je zinwentaryzować drogą porównania zapisów w księgach z dowodami źródłowymi, aby sprawdzić czy nadal istnieje tytuł do tego RMK. Można wykorzystać informacje z działu IT.

Jeśli licencja zostanie jednorazowo zaliczona w koszty, to nie spełnia definicji aktywów i nie ma obowiązku jej inwentaryzowania na dzień bilansowy.

art. 3 ust 1 pkt 14, art. 26 ust 1 pkt 3 i ust 3 ustawy z 29 września 1994 r o rachunkowości (tekst jedn.: Dz. U z 2018 r poz. 395 ze zm.).

Autor: Katarzyna Trzpioła

Doktor nauk ekonomicznych w zakresie nauk o zarządzaniu, adiunkt na Wydziale Zarządzania Uniwersytetu Warszawskiego, praktyk, wieloletni szkoleniowiec i dydaktyk, autorka wielu publikacji z zakresu rachunkowości finansowej podatkowej, MSSF i rachunkowości zarządczej. Współpracuje z następującymi redakcjami: Portal FK, Rachunkowości i Podatki dla praktyków, Nowe Standardy Sprawozdawczości