Rozliczenie podróży zagranicznej

Z zagraniczną podróżą służbową mamy do czynienia wówczas, gdy pracodawca zleci pracownikowi wykonywanie obowiązków za granicą, poza miejscem stałego wykonywania pracy, w określonym terminie i państwie. Z tytułu takiej podróży zatrudnionemu przysługują określone należności.

Do oddelegowania pracownika do pracy w innej miejscowości lub innym kraju dochodzi wskutek zmienienia w umowie o pracę miejsca wykonywania pracy, którego dokonuje się:

• w drodze wypowiedzenia zmieniającego (w razie odmowy przez pracownika przyjęcia zaproponowanych nowych warunków pracy, umowa o pracę rozwiąże się z upływem okresu dokonanego wypowiedzenia; niezłożenie przed upływem połowy okresu wypowiedzenia przez zatrudnioną osobę oświadczenia o odmowie przyjęcia zaproponowanych warunków będzie uważane za zgodę na przyjęcie nowych warunków) lub
• za porozumieniem stron aneksem do umowy o pracę.

Warunki wypłacania tychże należności pracownikowi zatrudnionemu u prywatnego pracodawcy określa się w układzie zbiorowym pracy, w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania. W przypadku, gdy wspomniane akty lub umowa o pracę nie zawierają stosownych postanowień w tej sprawie, pracownikowi przysługują należności na pokrycie kosztów delegacji według rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz.U. z 2002 r. nr 236, poz. 1991 z późn. zm.).

Pracodawca polecając pracownikowi wyjazd w podróż służbową musi określić m.in. termin wyjazdu, miejsce delegacji oraz zadania do wykonania w czasie podróży.

W praktyce rozpoczęcie podróży służbowej odbywa się zgodnie z dokumentem zwanym poleceniem wyjazdu służbowego (druk delegacji). Dokument ten powinien zawierać, co najmniej:

• imię i nazwisko osoby delegowanej,
• cel podróży, kraj i miejsce docelowe,
• środek transportu do odbycia tej podróży,
• kwotę zaliczki w walucie obcej lub jej równowartość w złotych (dotyczy to podróży zagranicznych),
• daty, godziny wyjazdu i powrotu, liczbę godzin w podróży na terenie kraju i ewentualnie poza jego granicami,
• wysokość i kwotę diet oraz ryczałtów,
• inne wydatki zatwierdzone przez pracodawcę.

Na mocy rozporządzenia dotyczącego podróży zagranicznych za czas delegacji podwładny powinien otrzymać:

1. diety,
2. zwrot kosztów:

• przejazdów i dojazdów,
• noclegów,

• innych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Warto nadmienić, iż pracodawca, w myśl dyrektywy 96/71/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z 16 grudnia 1996 r. dotyczącej delegowania pracowników w ramach świadczenia usług, wysyłając pracownika do pracy w innym państwie w ramach oddelegowania, musi wziąć pod uwagę minimalne wynagrodzenie obowiązujące w państwie, gdzie praca ma być wykonywana. Oznacza to, że pracodawca ma obowiązek tak ukształtować wynagrodzenie oddelegowanego pracownika, aby przysługująca mu pensja była przynajmniej równa (w przeliczeniu z obcej waluty) minimalnemu wynagrodzeniu państwa docelowego.

Podkreślmy tu, że 1 maja 2010 r. weszło w życie rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 987/2009 z 16 września 2009 r., dotyczące wykonywania rozporządzenia nr 883/2004 (Dz.U. UE L 284/1 z 30 października 2009 r.). W myśl art. 12 ust. 1 rozporządzenia nr 883/2004 pracownik najemny zatrudniony na obszarze państwa członkowskiego przez przedsiębiorstwo, w którym jest zwykle zatrudniony i przez które został skierowany do wykonywania pracy na obszarze innego państwa członkowskiego, podlega nadal ustawodawstwu pierwszego państwa członkowskiego, jeżeli są spełnione dwa warunki:

• przewidywany okres wykonywania tej pracy nie przekracza 24 miesięcy oraz
• pracownik nie został skierowany w miejsce innej osoby, której okres skierowania upłynął.

Diety oraz inne należności z tytułu podróży służbowej pracownika - do wysokości określonej w przepisach w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej - są zwolnione zarówno z oskładkowania jak i z opodatkowania. W przypadku wypłacania zatrudnionym należności w kwotach wyższych, wówczas nadwyżka stanowi przychód, od którego trzeba naliczyć zaliczkę podatkową oraz składki ZUS.