Rozliczenie podróży zagranicznej

Mariusz Pigulski

Autor: Mariusz Pigulski

Dodano: 5 sierpnia 2011
Pytanie:  Jestem dealerem maszyn i urządzeń firmy niemieckiej z przedstawicielstwem w Polsce. Otrzymaliśmy od tej firmy w Polsce zlecenie montażu urządzeń w Grecji. Wysyłamy tam pracownika na kilkanaście dni. Jakich formalności powinienem dopełnić i jak prawidłowo wynagrodzić pracownika? Mam mu wypłacić wynagrodzenie podstawowe w Polsce razem z dietami za czas pobytu za granicą? Czy będzie to właściwe rozliczenie?

Z zagraniczną podróżą służbową mamy do czynienia wówczas, gdy pracodawca zleci pracownikowi wykonywanie obowiązków za granicą, poza miejscem stałego wykonywania pracy, w określonym terminie i państwie. Z tytułu takiej podróży zatrudnionemu przysługują określone należności.

Odpowiedź: 

W opisanych okolicznościach należy uznać, iż pracownicy wysyłani są w zagraniczne podróże służbowe, z tytułu których należne są im określone świadczenia (m.in. diety). Przy założeniu, że nie mamy tu do czynienia z oddelegowaniem, pracownicy za pracę poza granicami kraju mogą otrzymywać wynagrodzenie, które obowiązuje na terenie Polski.

Jaka jest różnica pomiędzy oddelegowaniem a podróżą służbową?

Do oddelegowania pracownika do pracy w innej miejscowości lub innym kraju dochodzi wskutek zmienienia w umowie o pracę miejsca wykonywania pracy, którego dokonuje się:

  • w drodze wypowiedzenia zmieniającego (w razie odmowy przez pracownika przyjęcia zaproponowanych nowych warunków pracy, umowa o pracę rozwiąże się z upływem okresu dokonanego wypowiedzenia; niezłożenie przed upływem połowy okresu wypowiedzenia przez zatrudnioną osobę oświadczenia o odmowie przyjęcia zaproponowanych warunków będzie uważane za zgodę na przyjęcie nowych warunków) lub
  • za porozumieniem stron aneksem do umowy o pracę.
Z zagraniczną podróżą służbową mamy do czynienia wówczas, gdy pracodawca zleci pracownikowi wykonywanie obowiązków za granicą, poza miejscem stałego wykonywania pracy, w określonym terminie i państwie. Z tytułu takiej podróży zatrudnionemu przysługują określone należności.
Przepisy na podstawie, których przysługują pracownikom świadczenia z tytułu zagranicznej podróży służbowej

Warunki wypłacania tychże należności pracownikowi zatrudnionemu u prywatnego pracodawcy określa się w układzie zbiorowym pracy, w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania. W przypadku, gdy wspomniane akty lub umowa o pracę nie zawierają stosownych postanowień w tej sprawie, pracownikowi przysługują należności na pokrycie kosztów delegacji według rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz.U. z 2002 r. nr 236, poz. 1991 z późn. zm.).

Zakładowe uregulowania obowiązujące w firmie nie mogą ustalać diety za dobę podróży służbowej (zarówno krajowej, jak i zagranicznej) na niższym poziomie niż dieta krajowa dla pracowników tzw. budżetówki, która obecnie wynosi 23 zł.

Jakich formalności powinien dopełnić pracodawca, który wysyła pracownika w podróż służbową?

Pracodawca polecając pracownikowi wyjazd w podróż służbową musi określić m.in. termin wyjazdu, miejsce delegacji oraz zadania do wykonania w czasie podróży.

W praktyce rozpoczęcie podróży służbowej odbywa się zgodnie z dokumentem zwanym poleceniem wyjazdu służbowego (druk delegacji). Dokument ten powinien zawierać, co najmniej:

  • imię i nazwisko osoby delegowanej,
  • cel podróży, kraj i miejsce docelowe,
  • środek transportu do odbycia tej podróży,
  • kwotę zaliczki w walucie obcej lub jej równowartość w złotych (dotyczy to podróży zagranicznych),
  • daty, godziny wyjazdu i powrotu, liczbę godzin w podróży na terenie kraju i ewentualnie poza jego granicami,
  • wysokość i kwotę diet oraz ryczałtów,
  • inne wydatki zatwierdzone przez pracodawcę.

Polecenie wyjazdu powinno być wypełnione i zaakceptowane przez upoważnione osoby (np. kierownika lub księgowego) nie później niż w dniu wyjazdu. Chociaż żadne przepisy nie nakładają na pracodawców obowiązku sporządzania omawianego druku, to warto go przygotowywać przy okazji każdego wyjazdu służbowego (choćby dla celów dowodowych).

Jakie należności przysługują pracownikowi za zagraniczną podróż służbową?

Na mocy rozporządzenia dotyczącego podróży zagranicznych za czas delegacji podwładny powinien otrzymać:

  1. diety,
  2. zwrot kosztów:
  • przejazdów i dojazdów,
  • noclegów,
Przy podróżach zagranicznych w uzasadnionych przypadkach podmiot zatrudniający może wyrazić zgodę na zwrot kosztów za nocleg w hotelu w delegacji, stwierdzonych rachunkiem, nawet jeżeli jego wartość przekracza limit wyznaczony w ww. rozporządzeniu traktującym o delegacjach poza granicami kraju. W przepisach nie zdefiniowano, co należy rozumieć przez „uzasadnione przypadki”, a tym samym wiele leży tu w gestii pracodawcy. Z uwagi na brak bliższych wskazań określających okoliczności uzasadniające ponoszenie ponadlimitowych wydatków za nocleg należy przyjąć, iż zaliczyć można do nich przykładowo sytuację braku wolnych miejsc w tańszych hotelach w miejscowości, w której pracownik przebywał w czasie podróży służbowej.

  • innych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.
Wynagrodzenie pracownika

Warto nadmienić, iż pracodawca, w myśl dyrektywy 96/71/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z 16 grudnia 1996 r. dotyczącej delegowania pracowników w ramach świadczenia usług, wysyłając pracownika do pracy w innym państwie w ramach oddelegowania, musi wziąć pod uwagę minimalne wynagrodzenie obowiązujące w państwie, gdzie praca ma być wykonywana. Oznacza to, że pracodawca ma obowiązek tak ukształtować wynagrodzenie oddelegowanego pracownika, aby przysługująca mu pensja była przynajmniej równa (w przeliczeniu z obcej waluty) minimalnemu wynagrodzeniu państwa docelowego.

Powyższe nie dotyczy jednak sytuacji, kiedy pracownicy wykonują pracę zagranicą w ramach podróży służbowej. W takich przypadkach pracownicy za pracę poza terytorium Polski mogą otrzymywać pensję ustaloną na terenie Rzeczpospolitej.
Ubezpieczeniom, jakiego kraju podlega pracownika wysłany w podróż służbową?

Podkreślmy tu, że 1 maja 2010 r. weszło w życie rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 987/2009 z 16 września 2009 r., dotyczące wykonywania rozporządzenia nr 883/2004 (Dz.U. UE L 284/1 z 30 października 2009 r.). W myśl art. 12 ust. 1 rozporządzenia nr 883/2004 pracownik najemny zatrudniony na obszarze państwa członkowskiego przez przedsiębiorstwo, w którym jest zwykle zatrudniony i przez które został skierowany do wykonywania pracy na obszarze innego państwa członkowskiego, podlega nadal ustawodawstwu pierwszego państwa członkowskiego, jeżeli są spełnione dwa warunki:

  • przewidywany okres wykonywania tej pracy nie przekracza 24 miesięcy oraz
  • pracownik nie został skierowany w miejsce innej osoby, której okres skierowania upłynął.
Fakt podlegania ubezpieczeniom w Polsce w okresie wykonywania pracy za granicą jest dokumentowany formularzem A1 wypełnianym przez pracodawcę i poświadczonym przez właściwą ze względu na siedzibę pracodawcy terenową jednostkę organizacyjną ZUS.
Podatek i składki od diet

Diety oraz inne należności z tytułu podróży służbowej pracownika - do wysokości określonej w przepisach w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej - są zwolnione zarówno z oskładkowania jak i z opodatkowania. W przypadku wypłacania zatrudnionym należności w kwotach wyższych, wówczas nadwyżka stanowi przychód, od którego trzeba naliczyć zaliczkę podatkową oraz składki ZUS.

Podstawa prawna: 

- rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz.U. z 2002 r. nr 236, poz. 1991 z późn. zm.),
- art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2010 r. nr 51, poz. 307 z późn. zm.),
- § 2 ust. 1 pkt 15 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. z 1998 r. nr 161, poz. 1106 z późn. zm.).

Tekst opublikowany: 

6 lipca 2011 r.

Mariusz Pigulski

Autor: Mariusz Pigulski

Mariusz Pigulski - specjalista z dziedziny kadrowo-płacowej, posiadający ponad 10-letnie doświadczenie. Absolwent Podyplomowego Studium Prawa Pracy na Uniwersytecie Łódzkim. Autor licznych opracowań i publikacji z zakresu kadr, rozliczania: wynagrodzeń, składek ZUS oraz podatku.
Nie ma jeszcze komentarzy do tego dokumentu.
Zaloguj się aby dodać komentarz

Najnowsze porady

© PortalFK.pl
Strona używa plików cookies. Korzystając ze strony użytkownik wyraża zgodę na używanie plików cookies.

Przetestuj Portal FK przez 24 godziny za DARMO - otrzymasz dostęp do wszystkich treści Przetestuj Portal FK »

x
wiper-pixel