Oddelegowanie czy podróż służbowa do Belgii?

Mariusz Pigulski

Autor: Mariusz Pigulski

Dodano:
Pytanie:  Zatrudniam 5 pracowników budowlanych na podstawie umowy o pracę na czas określony. Po miesiącu pracy pracownicy wyjadą do pracy na budowę do Belgii. Czy to będzie podróż służbowa czy oddelegowanie pracownika? Czy wynagrodzenie za pracę może być dowolne czy powinno zostać określone jakieś minimum? Proszę o wyczerpującą odpowiedź na temat wyjazdu pracownika do pracy do Belgii.
Odpowiedź: 

Jeśli praca w Belgii będzie wykonywana przez dłuższy okres (np. kilka miesięcy), wówczas należy uznać, że będziemy mieli do czynienia z oddelegowaniem, z racji którego macie Państwo obowiązek zagwarantowania mu za pracę tam wykonaną wynagrodzenia nie niższego od tamtejszej płacy minimalnej wynoszącej obecnie 1.415,24 euro brutto.

1. Podróż służbowa - kiedy mamy z nią do czynienia?

W myśl art. 775 Kodeksu pracy, dalej: kp podróżą służbową jest wykonywanie na polecenie pracodawcy zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy pracownika. Pracodawca określa miejscowość rozpoczęcia i zakończenia podróży, okres jej trwania, a także środek komunikacji, z którego będzie korzystał pracownik.

Z zagraniczną podróżą służbową mamy do czynienia wówczas, gdy pracodawca zleci pracownikowi wykonywanie obowiązków za granicą, poza miejscem stałego wykonywania pracy, w określonym terminie i państwie. Podczas podróży służbowej pracownik wykonuje pracę na rzecz pracodawcy, a po wykonaniu zadania wraca do dotychczasowych obowiązków.

W Polsce nie ma żadnych uregulowań prawnych, które by ograniczały liczbę odbywanych podróży służbowych albo czas ich trwania.

Teoretycznie pracownik może być wysyłany w delegację wiele razy w roku i przebywać w nich nawet kilka miesięcy. Nie stosujemy w tym przypadku art. 42 § 4 kp, dotyczącego skierowania pracownika do innej pracy odpowiadającej jego kwalifikacjom, gdzie określono maksymalny czas takiego oddelegowania na 3 miesiące. Pracownik wysłany w podróż służbową nie jest bowiem kierowany do innej pracy. Nadal wykonuje taką samą pracę, tylko w innym miejscu niż ustalono w umowie o pracę. Czas trwania podróży służbowej nie jest więc ograniczony tylko do 3 miesięcy.

W praktyce możemy się jednak spotkać z odmiennym poglądem, zakładającym, iż podróż służbowa powyżej 3 miesięcy to nic innego jak oddelegowanie.

Pamiętajmy, że w pewnych okolicznościach zbyt długie i zbyt częste podróże służbowe oraz wypłacanie z ich tytułu diet i innych należności zwolnionych z opodatkowania i ozusowania może się spotkać z zarzutem próby obejścia prawa podatkowego, a także ubezpieczeń społecznych.  
2. Oddelegowanie - konieczna zmiana miejsca wykonywania pracy w umowie o pracę!

Przy oddelegowaniu koniecznym jest zmienienie w umowie o pracę miejsca wykonywania pracy, której dokonuje się:

  • w drodze wypowiedzenia zmieniającego (w razie odmowy przez pracownika przyjęcia zaproponowanych nowych warunków pracy, umowa o pracę rozwiąże się z upływem okresu dokonanego wypowiedzenia; niezłożenie przed upływem połowy okresu wypowiedzenia przez zatrudnioną osobę oświadczenia o odmowie przyjęcia zaproponowanych warunków będzie uważane za zgodę na przyjęcie nowych warunków) lub
  • za porozumieniem stron aneksem do umowy o pracę.

Oddelegowanie pracownika na określony czas do pracy poza granicami Polski wiąże się nie tylko z koniecznością zmienienia mu w umowie o pracę miejsca świadczenia pracy, ale także z zastosowaniem zasad naliczania składek ZUS i zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych odmiennych od tych, które obowiązują przy podwładnych zatrudnionych i wykonujących przypisane im obowiązki służbowe na terenie Polski.

Dnia 1 maja 2010 r. weszło w życie rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 987/2009 z 16 września 2009 r., dotyczące wykonywania rozporządzenia nr 883/2004 (Dz.U. UE L 284/1 z 30 października 2009 r.). W myśl art. 12 ust. 1 rozporządzenia nr 883/2004 pracownik najemny zatrudniony na obszarze państwa członkowskiego przez przedsiębiorstwo, w którym jest zwykle zatrudniony i przez które został skierowany do wykonywania pracy na obszarze innego państwa członkowskiego, podlega nadal ustawodawstwu pierwszego państwa członkowskiego, jeżeli są spełnione dwa warunki:
● przewidywany okres wykonywania tej pracy nie przekracza 24 miesięcy oraz
● pracownik nie został skierowany w miejsce innej osoby, której okres skierowania upłynął.

Fakt podlegania ubezpieczeniom w Polsce w okresie wykonywania pracy za granicą jest dokumentowany formularzem A1 wypełnianym przez pracodawcę i poświadczonym przez właściwą ze względu na siedzibę pracodawcy terenową jednostkę organizacyjną ZUS.

3. Lista płac dla oddelegowanych do pracy za granicą pracowników

Sporządzając listę płac oddelegowanych do pracy za granicą pracowników, podlegających, na mocy uzyskanego z ZUS druku A1, systemowi ubezpieczeń społecznych w Polsce, należy pamiętać, że podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne osób zatrudnionych za granicą u polskich pracodawców stanowi uzyskany przez nich przychód po odliczeniu równowartości diet, przysługujących pracownikom sfery budżetowej z tytułu podróży służbowych poza granicami kraju, za każdy dzień pobytu (§ 2 ust. 1 pkt 16 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe).

Co ważne, podstawa ta za cały miesiąc pracy za granicą nie może być niższa od kwoty przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej na dany rok kalendarzowy, czyli w 2011 r. od kwoty 3.359 zł.

Jeśli pracownik w danym miesiącu przebywał na zwolnieniu lekarskim, korzystał z urlopu bezpłatnego, rozpoczął lub zakończył pracę za granicą w trakcie miesiąca, to ww. podstawa powinna być proporcjonalnie pomniejszona.

Ustalona w powyższy sposób kwota podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne stanowi też podstawę wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne (oczywiście po pomniejszeniu jej o składki na ubezpieczenia emerytalne, rentowe i chorobowe finansowane przez pracownika).

Zaznaczmy w tym miejscu, że część przychodów osób, mających miejsce zamieszkania w Polsce, które przebywają czasowo za granicą i tam świadczą pracę w ramach oddelegowania, jest również zwolniona z opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych. Ta część wolna od podatku to 30% diety z tytułu zagranicznej podróży służbowej, określonej dla pracowników sfery budżetowej, za każdy dzień pobytu poza terytorium Rzeczpospolitej, w którym podatnik pozostawał w stosunku pracy.

Dieta za dobę spędzoną w podróży służbowej do Belgii wynosi obecnie 45 euro (załącznik do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju).

Pracodawcy prywatni, którzy oddelegowują swych pracowników do pracy w innym miejscu, mogą samodzielnie ustalać zasady przyznawania i wysokość przysługujących pracownikom z tego tytułu świadczeń (np. w regulaminach wynagradzania lub w indywidualnych umowach o pracę). Dość często firmy posiłkują się w tej materii rozwiązaniami zawartymi w zarządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 14 sierpnia 1990 r. w sprawie świadczeń dla pracowników czasowo przeniesionych (M. Pol. z 1990 r. nr 32, poz. 258 z późn. zm.).

Zgodnie z przepisami przytoczonego zarządzenia pracownikowi, który na skutek czasowego przeniesienia utracił możliwość codziennego powrotu do miejscowości stałego zamieszkania (zakwaterowania), przysługują następujące świadczenia:

1) zwrot kosztów przejazdu do miejsca czasowego przeniesienia i z powrotem według przepisów o podróżach służbowych,

2) dodatek za rozłąkę za każdy dzień pobytu w miejscowości czasowego przeniesienia (łącznie z dniami podróży w związku z rozpoczęciem lub zakończeniem czasowego przeniesienia), z zastrzeżeniem, że dodatek nie przysługuje:

- za dni nieusprawiedliwionej nieobecności w pracy,

- za okres pobytu na leczeniu w szpitalu lub w izbie chorych, w czasie którego pracownik otrzymywał bezpłatne wyżywienie,

- za okres urlopu wypoczynkowego,

- za dni zwolnień od pracy udzielonych na podstawie ogólnie obowiązujących przepisów oraz za okres niezdolności do pracy wskutek choroby, jeżeli w czasie zwolnienia od pracy lub niezdolności do pracy pracownik nie przebywał w miejscowości czasowego przeniesienia,

3) zwrot kosztów przejazdu do miejsca stałego zamieszkania i z powrotem najtańszym publicznym środkiem lokomocji w związku z odwiedzeniem rodziny w dniach wolnych od pracy (po każdych zakończonych 14 dniach czasowego przeniesienia),

4) bezpłatne zakwaterowanie, a w razie niezapewnienia bezpłatnego zakwaterowania, zwrot kosztów zakwaterowania w wysokości stwierdzonej rachunkiem; w przypadku niezapewnienia bezpłatnego zakwaterowania i nieprzedłożenia rachunku ryczałt za nocleg w wysokości 150% dodatku za rozłąkę.

Dodajmy, iż pracodawca, w myśl dyrektywy 96/71/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z 16 grudnia 1996 r. dotyczącej delegowania pracowników w ramach świadczenia usług, wysyłając pracownika do pracy w innym państwie, musi wziąć pod uwagę minimalne wynagrodzenie obowiązujące w państwie, gdzie praca ma być wykonywana. Oznacza to, że pracodawca ma obowiązek tak ukształtować wynagrodzenie oddelegowanego pracownika, aby przysługująca mu pensja była przynajmniej równa (w przeliczeniu z obcej waluty) minimalnemu wynagrodzeniu państwa docelowego (obliczonemu proporcjonalnie do wymiaru etatu i liczby dni pracy za granicą).

Podstawa prawna: 

- art. 42 § 4 i art. 775 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn. zm.),
- art. 21 ust. 1 pkt 20 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2010 r. nr 51, poz. 307 z późn. zm.),
- art. 18 ust. 1 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jedn.: Dz. U. z 2009 r. nr 205, poz. 1585 z późn. zm.),
- § 2 ust. 1 pkt 16 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. z 1998 r. nr 161, poz. 1106 z późn. zm.),
- art. 81 ust. 1, ust. 6 i art. 83 ustawy z 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2008 r. nr 164, poz. 1027 z późn. zm.),
- załącznik do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz.U. z 2002 r. nr 236, poz. 1991 z późn. zm.),
- art. 14 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 987/2009 z 16 września 2009 r. dotyczącego wykonywania rozporządzenia (WE) nr 883/2004 w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego - Dz.U. UE L z 2009 r. nr 284, str. 1; ost.zm. Dz.U. UE L z 2010 r. nr 338, str. 35),
- dyrektywa 96/71/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z 16 grudnia 1996 r. dotyczącej delegowania pracowników w ramach świadczenia usług (Dz. Urz. WE L 018 z 21.01.1997),
- zarządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 27 marca 1995 r. zmieniające zarządzenie w sprawie świadczeń dla pracowników czasowo przeniesionych (Mon. Pol. z 1995 r. nr 16, poz. 201 z późn. zm.).

Tekst opublikowany: 

10 kwietnia 2011 r.

Mariusz Pigulski

Autor: Mariusz Pigulski

Mariusz Pigulski - specjalista z dziedziny kadrowo-płacowej, posiadający ponad 10-letnie doświadczenie. Absolwent Podyplomowego Studium Prawa Pracy na Uniwersytecie Łódzkim. Autor licznych opracowań i publikacji z zakresu kadr, rozliczania: wynagrodzeń, składek ZUS oraz podatku.
Nie ma jeszcze komentarzy do tego dokumentu.
Zaloguj się aby dodać komentarz

Najnowsze porady

Przetestuj Portal FK przez 24 godziny za DARMO - otrzymasz dostęp do wszystkich treści Przetestuj Portal FK »

x
wiper-pixel