Oddelegowanie czy podróż służbowa do Belgii?

W myśl art. 77⁵ Kodeksu pracy, dalej: kp podróżą służbową jest wykonywanie na polecenie pracodawcy zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy pracownika. Pracodawca określa miejscowość rozpoczęcia i zakończenia podróży, okres jej trwania, a także środek komunikacji, z którego będzie korzystał pracownik.

Z zagraniczną podróżą służbową mamy do czynienia wówczas, gdy pracodawca zleci pracownikowi wykonywanie obowiązków za granicą, poza miejscem stałego wykonywania pracy, w określonym terminie i państwie. Podczas podróży służbowej pracownik wykonuje pracę na rzecz pracodawcy, a po wykonaniu zadania wraca do dotychczasowych obowiązków.

Teoretycznie pracownik może być wysyłany w delegację wiele razy w roku i przebywać w nich nawet kilka miesięcy. Nie stosujemy w tym przypadku art. 42 § 4 kp, dotyczącego skierowania pracownika do innej pracy odpowiadającej jego kwalifikacjom, gdzie określono maksymalny czas takiego oddelegowania na 3 miesiące. Pracownik wysłany w podróż służbową nie jest bowiem kierowany do innej pracy. Nadal wykonuje taką samą pracę, tylko w innym miejscu niż ustalono w umowie o pracę. Czas trwania podróży służbowej nie jest więc ograniczony tylko do 3 miesięcy.

W praktyce możemy się jednak spotkać z odmiennym poglądem, zakładającym, iż podróż służbowa powyżej 3 miesięcy to nic innego jak oddelegowanie.

Przy oddelegowaniu koniecznym jest zmienienie w umowie o pracę miejsca wykonywania pracy, której dokonuje się:

• w drodze wypowiedzenia zmieniającego (w razie odmowy przez pracownika przyjęcia zaproponowanych nowych warunków pracy, umowa o pracę rozwiąże się z upływem okresu dokonanego wypowiedzenia; niezłożenie przed upływem połowy okresu wypowiedzenia przez zatrudnioną osobę oświadczenia o odmowie przyjęcia zaproponowanych warunków będzie uważane za zgodę na przyjęcie nowych warunków) lub
• za porozumieniem stron aneksem do umowy o pracę.

Oddelegowanie pracownika na określony czas do pracy poza granicami Polski wiąże się nie tylko z koniecznością zmienienia mu w umowie o pracę miejsca świadczenia pracy, ale także z zastosowaniem zasad naliczania składek ZUS i zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych odmiennych od tych, które obowiązują przy podwładnych zatrudnionych i wykonujących przypisane im obowiązki służbowe na terenie Polski.

Fakt podlegania ubezpieczeniom w Polsce w okresie wykonywania pracy za granicą jest dokumentowany formularzem A1 wypełnianym przez pracodawcę i poświadczonym przez właściwą ze względu na siedzibę pracodawcy terenową jednostkę organizacyjną ZUS.

Sporządzając listę płac oddelegowanych do pracy za granicą pracowników, podlegających, na mocy uzyskanego z ZUS druku A1, systemowi ubezpieczeń społecznych w Polsce, należy pamiętać, że podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne osób zatrudnionych za granicą u polskich pracodawców stanowi uzyskany przez nich przychód po odliczeniu równowartości diet, przysługujących pracownikom sfery budżetowej z tytułu podróży służbowych poza granicami kraju, za każdy dzień pobytu (§ 2 ust. 1 pkt 16 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe).

Jeśli pracownik w danym miesiącu przebywał na zwolnieniu lekarskim, korzystał z urlopu bezpłatnego, rozpoczął lub zakończył pracę za granicą w trakcie miesiąca, to ww. podstawa powinna być proporcjonalnie pomniejszona.

Ustalona w powyższy sposób kwota podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne stanowi też podstawę wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne (oczywiście po pomniejszeniu jej o składki na ubezpieczenia emerytalne, rentowe i chorobowe finansowane przez pracownika).

Dieta za dobę spędzoną w podróży służbowej do Belgii wynosi obecnie 45 euro (załącznik do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju).

Zgodnie z przepisami przytoczonego zarządzenia pracownikowi, który na skutek czasowego przeniesienia utracił możliwość codziennego powrotu do miejscowości stałego zamieszkania (zakwaterowania), przysługują następujące świadczenia:

1) zwrot kosztów przejazdu do miejsca czasowego przeniesienia i z powrotem według przepisów o podróżach służbowych,

2) dodatek za rozłąkę za każdy dzień pobytu w miejscowości czasowego przeniesienia (łącznie z dniami podróży w związku z rozpoczęciem lub zakończeniem czasowego przeniesienia), z zastrzeżeniem, że dodatek nie przysługuje:

- za dni nieusprawiedliwionej nieobecności w pracy,

- za okres pobytu na leczeniu w szpitalu lub w izbie chorych, w czasie którego pracownik otrzymywał bezpłatne wyżywienie,

- za okres urlopu wypoczynkowego,

- za dni zwolnień od pracy udzielonych na podstawie ogólnie obowiązujących przepisów oraz za okres niezdolności do pracy wskutek choroby, jeżeli w czasie zwolnienia od pracy lub niezdolności do pracy pracownik nie przebywał w miejscowości czasowego przeniesienia,

3) zwrot kosztów przejazdu do miejsca stałego zamieszkania i z powrotem najtańszym publicznym środkiem lokomocji w związku z odwiedzeniem rodziny w dniach wolnych od pracy (po każdych zakończonych 14 dniach czasowego przeniesienia),

4) bezpłatne zakwaterowanie, a w razie niezapewnienia bezpłatnego zakwaterowania, zwrot kosztów zakwaterowania w wysokości stwierdzonej rachunkiem; w przypadku niezapewnienia bezpłatnego zakwaterowania i nieprzedłożenia rachunku ryczałt za nocleg w wysokości 150% dodatku za rozłąkę.