Ugoda sądowa z pracownikiem a PIT - jak rozliczyć odszkodowanie wypłacone pracownikowi?

Na styku relacji pracodawca pracownik często dochodzi do sytuacji gdy obie strony spotykają się ze sobą w sądzie i zawierają ugodę sądową dotyczącą roszczeń wynikających ze stosunku pracy. Czasem właśnie zostaje zawarta ugoda sądowa, której podstawą jest roszczenie za naruszenie zasady równego traktowania w zatrudnieniu na podstawie art. 18(3d) Kodeksu pracy w tym odszkodowanie za dyskryminujące ukształtowanie wynagrodzenia pracownika.

Wówczas pracodawca przygotowując wypłatę kwoty odszkodowania na podstawie ugody sądowej zadaje sobie pytanie, czy jako płatnik, powinien pobrać zaliczkę na  PIT. To kluczowy moment, kiedy należy rozeznać skutki podatkowe w podatku dochodowym od osób fizycznych.

Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 3 ustawy o PIT, wolne od podatku dochodowego są otrzymane odszkodowania lub zadośćuczynienia, jeżeli ich wysokość lub zasady ustalania wynikają wprost z przepisów odrębnych ustaw lub przepisów wykonawczych wydanych na podstawie tych ustaw lub aktów administracyjnych wydanych na podstawie tych przepisów, oraz otrzymane odszkodowania lub zadośćuczynienia, jeżeli ich wysokość lub zasady ustalania wynikają wprost z postanowień układów zbiorowych pracy, innych opartych na ustawie porozumień zbiorowych, regulaminów lub statutów, o których mowa w art. 9 § 1 Kodeksu pracy, z wyjątkiem:

a) określonych w prawie pracy odpraw i odszkodowań z tytułu skrócenia okresu wypowiedzenia umowy o pracę,

b) odpraw pieniężnych wypłacanych na podstawie przepisów o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników,

c) odpraw i odszkodowań z tytułu skrócenia okresu wypowiedzenia funkcjonariuszom pozostającym w stosunku służbowym,

d) odszkodowań przyznanych na podstawie przepisów o zakazie konkurencji,

e) odszkodowań za szkody dotyczące składników majątku związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą,

f) odszkodowań za szkody dotyczące składników majątku związanych z prowadzeniem działów specjalnych produkcji rolnej, z których dochody są opodatkowane według skali,
o której mowa w art. 27 ust. 1, lub na zasadach, o których mowa w art. 30c,

g) odszkodowań wynikających z zawartych umów lub ugód innych niż ugody sądowe.

Jak wynika natomiast z art. 21 ust. 3b ustawy o PIT, wolne od podatku dochodowego są inne odszkodowania lub zadośćuczynienia otrzymane na podstawie wyroku lub ugody sądowej do wysokości określonej w tym wyroku lub tej ugodzie, z wyjątkiem odszkodowań lub zadośćuczynień:

a) otrzymanych w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą,

b) dotyczących korzyści, które podatnik mógłby osiągnąć, gdyby mu szkody nie wyrządzono.

Należy podkreślić, że zwolnieniem określonym w art. 21 ust. 1 pkt 3 ustawy o PIT objęte są tylko odszkodowania (zadośćuczynienia), których wysokość lub zasady ustalania wynikają wprost z przepisów odrębnych ustaw lub przepisów wykonawczych wydanych na podstawie tych ustaw.

Powyżej przywołane przepisy wskazują, że zwolnienie nie obejmuje wszystkich odszkodowań, a tylko te, których wysokość lub zasady ustalania zostały określone wprost
w stosownych przepisach prawa, z wyjątkiem enumeratywnie wymienionych kategorii odszkodowań.

W aspekcie omawianego zwolnienia najistotniejsze znaczenie ma więc po pierwsze to, czy wysokość lub zasady ustalania odszkodowania wynikają wprost z przepisów odrębnych ustaw lub przepisów wykonawczych, a po drugie to – czy te odszkodowania nie są wymienione jako wyjątki, dla których zwolnienie nie przysługuje.

Jednakże zwolnienie, o którym mowa w art. 21 ust. 1 pkt 3b ustawy, obejmuje swym zakresem odszkodowania lub zadośćuczynienia przyznane na podstawie wyroku lub ugody sądowej, których wysokość lub zasady ustalania nie wynikają wprost z regulacji wskazanych w art. 21 ust. 1 pkt 3 ustawy o PIT. Poza tym ze zwolnienia, o którym mowa w art. 21 ust. 1 pkt 3b ustawy, wyłączone są świadczenia otrzymane w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą oraz świadczenia dotyczące korzyści, które podatnik mógłby osiągnąć, gdyby mu szkody nie wyrządzono.

Z treści przytoczonych regulacji prawnych wynika, że wprowadzają one dwa różne, i na różnych podstawach prawnych ustanowione, zwolnienia od podatku dochodowego.

Unormowanie przywoływanych zwolnień w różnych częściach regulacji prawnych art. 21 ust. 1 ustawy o PIT, odrębny ich przedmiot oraz początek treści art. 21 ust. 1 pkt 3b ustawy
o PIT w postaci określenia: inne (w domyśle - inne od wskazanych w art. 21 ust. 1 pkt 3 ustawy o PIT) odszkodowania lub zadośćuczynienia, argumentuje w pełni ocenę, że
w każdym z powołanych przepisów prawodawca ustanowił odmienne zwolnienia podatkowe.

Należy zaznaczyć, że zakres zwolnienia z art. 21 ust. 1 pkt 3b ustawy o PIT obejmuje tylko odszkodowania za tzw. szkodę rzeczywistą, czyli poniesione straty, a nie dotyczy utraconych korzyści. Specyfika prawa podatkowego nakazuje inaczej traktować odszkodowanie z tytułu poniesionych przez poszkodowanego strat i odszkodowanie z tytułu utraconych korzyści.

Bazą dla wykładni art. 21 ust. 1 pkt 3b ustawy o PIT jest podział odszkodowania na odszkodowanie za rzeczywiste straty (damnum emergens) i odszkodowanie za utracone korzyści (lucrum cessans). Za stratę uważa się każde pogorszenie się sytuacji majątkowej (zmniejszenie aktywów lub zwiększenie pasywów) poszkodowanego, w następstwie czego poszkodowany staje się uboższy niż był przed doznaniem szkody.

Mamy na myśli w tym przypadku rzeczywisty uszczerbek w majątku należącym do poszkodowanego spowodowany zniszczeniem, utratą lub uszkodzeniem określonych składników majątkowych albo obniżeniem ich wartości, a także powstanie nowych zobowiązań albo ich zwiększenie.

Tymczasem szkoda związana z utraconymi korzyściami (lucrum cessans) polega na tym, że majątek poszkodowanego nie wzrósł tak, jakby się stało, gdyby nie nastąpiło zdarzenie, z którym związana jest czyjaś odpowiedzialność. Szkodą jest zatem to, co nie weszło do majątku poszkodowanego na skutek zdarzenia wyrządzającego szkodę.

Należy raz jeszcze wskazać, że w orzecznictwie przyjęto, że szkodą w przypadku utraconych korzyści (art. 361 § 2 Kodeksu cywilnego) jest szkoda, którą określa to, co nie weszło do majątku poszkodowanego na skutek zdarzenia wyrządzającego tę szkodę, a inaczej mówiąc to, co weszłoby do majątku poszkodowanego, gdyby zdarzenie wyrządzające szkodę nie nastąpiło.

Odnosząc powyższe do roszczenia z tytułu naruszenia zasady równego traktowania w zatrudnieniu w związku z ustaleniem wynagrodzenia pracownika w sposób dyskryminujący (w tym do zaniżenia wynagrodzenia)  nie można uznać, że odszkodowanie z tytułu naruszenia zasady równego traktowania w zatrudnieniu przyznane pracownikowi na podstawie ugody sądowej wiązało się z rzeczywistym uszczerbkiem w majątku należącym do pracownika.

W omawianym przypadku nie może znaleźć zastosowania zwolnienie podatkowe uregulowane w art. 21 ust. 1 pkt 3b ustawy o PIT z tego powodu, że ustalone w ugodzie sądowej odszkodowanie dotyczy korzyści, które podatnik mógłby osiągnąć, gdyby mu szkody nie wyrządzono, co stanowi przedmiotową podstawę wyłączenia ze zwolnienia, na podstawie punktu b. art. 21 ust. 1 pkt 3b tej ustawy.

Pracownik otrzymał, sporne co do opodatkowania, odszkodowanie z tytułu nierównego traktowania przez pracodawcę w stosunku do innych pracowników otrzymujących wynagrodzenie na tym samym stanowisku. Odszkodowanie to obejmuje więc korzyści, które pracownik - podatnik mógłby osiągnąć, gdyby pracodawca nie naruszył w stosunku do niego zasady równego traktowania w zatrudnieniu.

Wskazane odszkodowanie naprawiać będzie szkodę wyrządzoną w obszarze lucrum cessans uprawnionego, czyli - prawnie znaczących, w świetle treści punktu b. art. 21 ust. 1 pkt 3b ustawy o PIT, korzyści, które podatnik mógłby osiągnąć, gdyby, zgodnie z prawem, realizowana była w stosunku do niego zasada równego traktowania w zatrudnieniu.

Poszanowanie i wykonywanie zasady równego traktowania w zatrudnieniu jest zobowiązaniem pracodawcy, jej nieprzestrzeganie rodzi - w obszarze materialnym – szkodę w postaci korzyści, które pracownik mógłby otrzymać, gdyby zasada ta nie została w relacji do niego naruszona (zob. wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 11 maja 2018 r.,
II FSK 2930/17).

Natomiast z powołanego brzmienia art. 21 ust. 1 pkt 3 ustawy o PIT wynika, że przepisy prawa (ustawy lub akty wykonawcze) winny w sposób jednoznaczny określać wysokość odszkodowania bądź zasady, zastosowanie których pozwoli na jednoznaczne określenie wysokości odszkodowania.

Norma prawna, utworzona na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 3 ustawy o PIT oraz art. 18(3d) Kodeksu pracy, w związku z § 1 rozporządzenia Rady Ministrów z 12 września 2024 r. w sprawie wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę oraz wysokości minimalnej stawki godzinowej w 2025 r., wydanego z upoważnienia ustawy z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę, obejmuje zwolnieniem z podatku dochodowego od osób fizycznych odszkodowanie w wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę, określonego w wymienionym rozporządzeniu (por. wyrok NSA ibidiem).

Zatem przepis art. 21 ust. 1 pkt 3 ustawy o PIT stanowi zasadniczą podstawę prawną zwolnienia podatkowego, natomiast art. 18(3d) Kodeksu pracy określa wysokość najniższego odszkodowania, powyżej którego ustawodawca już się nie wypowiada, a § 1 rozporządzenia w sprawie wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę konkretyzuje kwotę odszkodowania, o którym mowa w wymienionym przepisie prawa pracy.

Wskazane regulacje prawne: art. 18(3d) Kodeksu pracy oraz odpowiednich, wydanych na podstawie ustawy, rozporządzeń w sprawie wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę określają wysokość odszkodowania, w sposób wymagany przez art. 21 ust. 1 pkt 3 ustawy o PIT, a więc w zakresie tej wysokości rozważane odszkodowanie jest zwolnione od podatku dochodowego od osób fizycznych.

Ustalenie temu nie przeciwstawia się treść punktu b. art. 21 ust. 1 pkt 3b ustawy o PIT, ponieważ przepis ten stanowi o innym zwolnieniu podatkowym, aniżeli wskazane w art. 21 ust. 1 pkt 3 ustawy o PIT (por. wyrok NSA ibidem).

Wypłacone odszkodowanie korzysta ze zwolnienia od podatku dochodowego na podstawie z art. 21 ust. 1 pkt 3 ustawy o PIT do kwoty minimalnego wynagrodzenia za pracę zgodnie z § 1 rozporządzenia Rady Ministrów z 12 września 2024 r. w sprawie wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę oraz wysokości minimalnej stawki godzinowej w 2025 r., a w pozostałym zakresie wypłacone odszkodowanie nie korzysta ze zwolnienia od podatku dochodowego na podstawie z art. 21 ust. 1 pkt 3 oraz 3b ustawy o PIT. Oznacza to, że na pracodawcy będzie ciążyć obowiązek płatnika związany
z wypłatą tego odszkodowania.

Polecamy też:

Ugoda a VAT – czy porozumienie stron zawsze podlega opodatkowaniu

Sprawdź, czy odszkodowanie zapłacone z tytułu zawartej ugody może być kosztem podatkowym

Sprawdź, czy odliczysz VAT w przypadku przekazania klientowi towaru w ramach ugody