Uwaga! Wkrótce najmniejsze podmioty też będą wysyłać JPK na żądanie organów podatkowych

Dane udostępniane na żądanie organu podatkowego podatnicy muszą przekazać za pomocą środków komunikacji elektronicznej lub na informatycznych nośnikach danych. Szczegółowe zasady transferu plików określa rozporządzenie ministra finansów w sprawie sposobu przesyłania za pomocą środków komunikacji elektronicznej ksiąg podatkowych oraz wymagań technicznych dla informatycznych nośników danych, na których te księgi mogą być zapisane i przekazywane (Dz.U. z 2018 r. poz. 768).

Przekazywanie ksiąg za pomocą środków komunikacji elektronicznej odbywa się za pośrednictwem oprogramowania interfejsowego udostępnionego na stronie internetowej ministra finansów. Dane przesyłane w ten sposób muszą być opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP. Dostarczenie i termin przekazania pliku są potwierdzane urzędowym poświadczeniem odbioru (UPO), który zapewnia integralność przekazanych ksiąg i stanowi dowód doręczenia dokumentu. Otrzymuje się je po przeprowadzeniu prawidłowej weryfikacji struktury logicznej, poprawności danych i podpisu elektronicznego. Jego struktura logiczna jest udostępniona w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw finansów publicznych. UPO :

1) zapewnia integralność przekazanych ksiąg zgodnie z przepisami ustawy z 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne;

2) zawiera datę i godzinę przekazania ksiąg i stanowi dowód doręczenia dokumentu.

Będą to odpowiednio kwoty wykazane w

a)       poz. 45 zeznania o wysokości uzyskanego przychodu, wysokości dokonanych odliczeń i należnego ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych za rok (PIT-28),

b)      poz. 90 zeznania o wysokości osiągniętego dochodu (poniesionej straty) w roku podatkowym (PIT-36) albo poz. 141, jeżeli podatnik w zeznaniu występuje, jako małżonek,

c)       poz. 13 lub poz. 18 zeznania o wysokości osiągniętego dochodu (poniesionej straty) w roku podatkowym (PIT-36L),

d)      poz. 64 zeznania o wysokości osiągniętego dochodu (poniesionej straty) w roku podatkowym (PIT-37) albo poz. 95, jeżeli podatnik w zeznaniu występuje, jako małżonek,

e)       poz. 24 zeznania o wysokości osiągniętego dochodu (poniesionej straty) w roku podatkowym (PIT-38),

f)       poz. 20 zeznania o wysokości osiągniętego dochodu (poniesionej straty) w roku podatkowym (PIT-39),

g)      poz. 57 rocznego obliczenia podatku od dochodu uzyskanego przez podatnika w roku podatkowym (PIT-40),

h)      poz. 38 rocznego obliczenia podatku przez organ rentowy za rok podatkowy (PIT-40A)

- za rok podatkowy o dwa lata wcześniejszy niż rok przesyłania księgi, albo wartość "0" (zero), gdy za ten rok podatkowy nie złożono żadnego z wymienionych zeznań lub obliczeń.

Drugą możliwością udostępniania ksiąg w formie JPK jest przekazanie ich zapisanych na informatycznych nośnikach danych (np. CD). Takie nośniki powinny pozwalać na wierne odczytanie danych w urządzeniach produkowanych przez różnych producentów, właściwych dla danego typu nośnika. Muszą przy tym spełniać określone warunki. Nośniki muszą być: oznakowane w sposób pozwalający na ich jednoznaczną identyfikację, przystosowane do przenoszenia pomiędzy powszechnie dostępnymi urządzeniami odczytującymi, dostosowane do przechowywania w temperaturze 18-22 Cº przy wilgotności względnej 40-50%.

Prowadzenie ewidencji magazynowej, księgi podatkowej czy innego elementu, do którego mają zastosowanie regulacje JPK przy użyciu arkusza kalkulacyjnego będzie obligowało do przekazania jej na żądanie organu podatkowego w formie JPK. Pojęcie „programu komputerowego” nie zostało zdefiniowane na potrzeby stosowania JPK. Przyjmuje się jednak bardzo szeroką definicję. Ministerstwo Finansów informuje w kontekście obowiązku przesyłania, co miesiąc JPK_VAT, że księgi podatkowe prowadzone z wykorzystaniem programów biurowych, w tym arkuszy kalkulacyjnych, należy uznać na prowadzone przy użyciu programów komputerowych (patrz www.jpk.mf.gov.pl).

Ewidencje księgowe, magazynowe, kasowe itd. mogą – ale nie muszą - być prowadzone przy pomocy programu komputerowego. Na przykład w przypadku prowadzenia PKPiR w systemie teleinformatycznym warunkiem uznania jej za prawidłową jest:

1) określenie na piśmie szczegółowej instrukcji obsługi programu komputerowego wykorzystywanego do prowadzenia księgi,

2) stosowanie programu komputerowego zapewniającego bezzwłoczny wgląd w treść dokonywanych zapisów oraz umożliwiającego wydrukowanie wszystkich danych w porządku chronologicznym, zgodnie ze wzorem księgi,

3) przechowywanie zapisanych danych na informatycznych nośnikach danych, w sposób chroniący je przed zniszczeniem lub zniekształceniem, naruszeniem ustalonych zasad ich przetwarzania lub ich modyfikacją w sposób nieuprawniony.

Jeżeli program komputerowy, w którym jest prowadzona księga podatkowa, spełnia opisane warunki,  księgi nie trzeba, co miesiąc drukować. Nie ma również wymogu zakładania papierowej wersji księgi.

Księgi rachunkowe, jeśli są prowadzone w sposób zinformatyzowany, to zgodnie z art. ust 13 ustawy o rachunkowości są odpowiednio zasoby informacyjne rachunkowości, zorganizowane w formie oddzielnych komputerowych zbiorów danych, bazy danych lub wyodrębnionych jej części, bez względu na miejsce ich powstania i przechowywania. 

Warunkiem utrzymywania zasobów informacyjnych systemu rachunkowości w takiej formie jest posiadanie przez jednostkę oprogramowania umożliwiającego uzyskiwanie czytelnych informacji w odniesieniu do zapisów dokonanych w księgach rachunkowych, poprzez ich wydrukowanie lub przeniesienie na informatyczny nośnik danych. Tu wymogi dotyczące takiego sposobu prowadzenia ewidencji są zdecydowanie bardziej restrykcyjne.

Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera należy zapewnić automatyczną kontrolę ciągłości zapisów, przenoszenia obrotów lub sald. Wydruki komputerowe ksiąg rachunkowych powinny składać się z automatycznie numerowanych stron, z oznaczeniem pierwszej i ostatniej, oraz być sumowane na kolejnych stronach w sposób ciągły w roku obrotowym.

Za równoważne z dowodami źródłowymi uważa się zapisy w księgach rachunkowych, wprowadzane automatycznie za pośrednictwem urządzeń łączności, informatycznych nośników danych lub tworzone według algorytmu (programu) na podstawie informacji zawartych już w księgach, przy zapewnieniu, że podczas rejestrowania tych zapisów zostaną spełnione, co najmniej następujące warunki:

1) uzyskają one trwale czytelną postać zgodną z treścią odpowiednich dowodów księgowych;

2) możliwe jest stwierdzenie źródła ich pochodzenia oraz ustalenie osoby odpowiedzialnej za ich wprowadzenie;

3) stosowana procedura zapewnia sprawdzenie poprawności przetworzenia odnośnych danych oraz kompletności i identyczności zapisów;

4) dane źródłowe w miejscu ich powstania są odpowiednio chronione, w sposób zapewniający ich niezmienność, przez okres wymagany do przechowywania danego rodzaju dowodów księgowych.

Co nie zmienia faktu, że - jak wskazuje Ministerstwo Finansów na swoich stronach internetowych - księgi podatkowe (tj. ewidencje) prowadzone z wykorzystaniem programów biurowych, w tym arkuszy kalkulacyjnych, należy uznać na prowadzone przy użyciu programów komputerowych (patrz www.jpk.mf.gov.pl).

Polecamy w Portalu FK

Przygotuj się na zmiany w zakresie JPK od 1 lipca 2018 r.