Wpłaty na PFRON – 6 praktycznych wskazówek

Pracodawcy, zatrudniający co najmniej 25 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, wśród których osoby niepełnosprawne stanowią mniej niż 6%, zobowiązani są do opłacania comiesięcznych składek na Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych – PFRON.  Ustawodawca daje jednak możliwość zastosowania przez pracodawców ulg i zwolnień.

1. Jednostki zobowiązane do wpłat

Pracodawca zatrudniający co najmniej 25 pracowników w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy jest obowiązany dokonywać miesięcznych wpłat na Fundusz, w wysokości kwoty stanowiącej iloczyn 40,65% przeciętnego wynagrodzenia i liczby pracowników odpowiadającej różnicy między zatrudnieniem zapewniającym osiągnięcie wskaźnika zatrudnienia osób niepełnosprawnych w wysokości 6% a rzeczywistym zatrudnieniem osób niepełnosprawnych (art. 21 ust. 1 ustawy z 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, dalej: ustawa o PFRON)

Przeciętne wynagrodzenie stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie w gospodarce narodowej w poprzednim kwartale i jest ono ogłaszane przez Prezesa GUS w formie komunikatu w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej „Monitor Polski”.

2.      Obliczamy liczbę pracowników

Trzeba pamiętać, że do liczby pracowników nie wliczamy  osób niepełnosprawnych przebywających na urlopach bezpłatnych oraz osób niebędących osobami niepełnosprawnymi zatrudnionych:

1) na podstawie umowy o pracę w celu przygotowania zawodowego;

1a) przebywających na urlopie rodzicielskim;

2) przebywających na urlopach wychowawczych;

3) nieświadczących pracy w związku z odbywaniem służby wojskowej albo służby zastępczej;

4) będących uczestnikami Ochotniczych Hufców Pracy;

5) nieświadczących pracy w związku z uzyskaniem świadczenia rehabilitacyjnego;

6) przebywających na urlopach bezpłatnych, których obowiązek udzielenia określają odrębne ustawy.

3. Wpłaty na PFRON i inne obowiązki

Jednostki zobowiązane do wpłat na PFRON powinny rozliczać je do 20. dnia następnego miesiąca po miesiącu, w którym zaistniały okoliczności powodujące powstanie obowiązku wpłat.

Równocześnie pracodawca zobowiązany jest do złożenia Zarządowi Funduszu deklaracji miesięcznych i rocznych poprzez teletransmisje danych w formie dokumentu elektronicznego według wzoru ustalonego, w drodze rozporządzenia, przez ministra właściwego do spraw zabezpieczenia społecznego.

4. Ulgi i zwolnienia we wpłatach na PFRON

Zwolnienia we wpłatach na PFRON obejmują pracodawców, którzy zatrudniają mniej niż 25 osób w przeliczeniu na pełen etat lub też pracodawców, których wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych wynosi co najmniej 6%.

Dodatkowo ustawodawca z wpłat na PFRON zwalnia jednostki niedziałające w celu osiągnięcia zysku, takie jak:

1) domy pomocy społecznej w rozumieniu przepisów o pomocy społecznej;

2) hospicja w rozumieniu przepisów o działalności leczniczej;

2a) zakłady opiekuńczo-lecznicze;

3) publiczne i niepubliczne jednostki organizacyjne, których wyłącznym przedmiotem prowadzonej działalności jest rehabilitacja społeczna i lecznicza osób niepełnosprawnych, edukacja osób niepełnosprawnych lub opieka nad osobami niepełnosprawnymi.

Z obowiązku dokonywania wpłat na PFRON ustawodawca zwalnia również placówki dyplomatyczne, urzędy konsularne i przedstawicielstwa misji dyplomatycznych, a także jednostki, które są postawione w stan likwidacji albo ogłoszono ich upadłość.

Zgodnie z art. 22. ust. 1 wpłaty na PFRON mogą ulec obniżeniu o co najmniej 30%, z tytułu zakupu produkcji lub usługi, z wyłączeniem handlu, odpowiednio wytworzonej lub świadczonej przez pracodawcę zatrudniającego co najmniej 25 pracowników w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy, który osiąga wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych zaliczonych do:

1) znacznego stopnia niepełnosprawności lub

2) umiarkowanego stopnia niepełnosprawności, w odniesieniu do których orzeczono chorobę psychiczną, upośledzenie umysłowe, całościowe zaburzenia rozwojowe lub epilepsję oraz niewidomych.

Dodatkowo pracodawca, aby mógł skorzystać ze zwolnienia powinien udokumentować zakup fakturą oraz uregulować należność za zakup w terminie określonym na fakturze. Dodatkowym warunkiem skorzystania ze zwolnienia jest udokumentowanie przez nabywcę kwoty obniżenia informacją o kwocie obniżenia wystawioną przez sprzedającego.

Obniżenie wpłaty przysługuje do wysokości 50% wpłaty na Fundusz, do której obowiązany jest nabywca w danym miesiącu. Pamiętajmy, że przysługująca, a niewykorzystana kwota obniżenia może być uwzględniana we wpłatach na Fundusz przez okres nie dłuższy niż 6 miesięcy, licząc od dnia uzyskania informacji o kwocie obniżenia.

Informację o przysługującej obniżce sprzedający ma obowiązek wystawić zaraz po terminowym uregulowaniu należności przez nabywcę, jednak nie później niż do ostatniego dnia miesiąca następującego po terminie płatności za dany zakup. Informację te należy wystawić na formularzu INF-U. Niedopełnienie tego obowiązku wiąże się z karą w wysokości 10% kwoty obniżenia wskazanej na formularzu INF-U.

W przypadku, gdy kwota obniżenia przewyższa wartość zakupionej produkcji lub usługi, obniżenie wpłaty przysługuje tylko do wysokości kwoty określonej na fakturze, pomniejszonej o kwotę podatku od towarów i usług w stosunku do której, zgodnie z ustawą o VAT podatnikowi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego lub zwrotu różnicy podatku.

5. PFRON – ujęcie rachunkowe

Wpłaty na PFRON zaliczamy w księgach rachunkowych w koszty działalności operacyjnej jednostki. Zgodnie z zasadą memoriału ujmuje się je w miesiącu, którego dotyczą, w układzie rodzajowym na koncie 403 „Podatki i opłaty” lub w układzie kalkulacyjnym na koncie 550 „Koszty zarządu”

6. Jakie zmiany od 2018 roku

Od lipca 2018 roku mają wejść w życie m.in. zmiany dotyczące udzielania ulg we wpłatach na PFRON oraz nowych obowiązków pracodawców. Wynika to z projektu nowelizacji ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych.

Zmiany odnoszą się do kwoty ulgi obliczonej przez sprzedającego, która nie będzie mogła być wyższa niż 50% kwoty netto należności za zakup uprawniający do ulgi i wykazany na fakturze. Sprzedawca będzie dodatkowo zobowiązany do poinformowania nabywcy o zasadach obniżenia wpłat na PFRON.

Zostanie przywrócona również możliwość udzielania ulg we wpłatach na PFRON jednostkom budżetowym, które utraciły taką możliwość w 2017 r.

Pracodawca będzie miał również możliwość odwołania się od negatywnej decyzji prezesa PFRON dotyczącej dofinansowania do wynagrodzeń pracowników niepełnosprawnych ponownie do prezesa PFRON lub bezpośrednio do sądu w formie skargi (dwuinstancyjność).

Zmiany dotyczą również wskaźnika zatrudnienia osób z niepełnosprawnością zdrowotną, który musi być spełniony, by pracodawca mógł udzielać ulg. Obecnie wskaźnik wynosi 30%, co oznacza, że pracodawca musi mieć co najmniej 30% pracowników ze znacznym stopniem niepełnosprawności lub osób z epilepsją bądź chorobą psychiczną. W planach jest wzrost tego wskaźnika do 50%, lecz zmiana ta ma następować stopniowo do 2020 r., co oznacza, że w roku 2018 wskaźnik pozostanie na niezmienionym dotąd poziomie, zaś w roku 2019 planowane jest podwyższenie do 40%.