Pytanie: Czy mogę ująć jednocześnie w księgach rachunkowych wystawioną notę księgową (kara za nienależyte wykonanie usługi przez zleceniobiorcę) pod względem rachunkowym i podatkowym w miesiącu październiku, kiedy zostało faktycznie wypłacone wynagrodzenie zleceniobiorcy za miesiąc wrzesień po potrąceniu powyższej kary?

Odpowiedź:

O ile księgi za wrzesień są już zamknięte, to przychód rachunkowy i księgowy wykażecie Państwo w październiku.

W przypadku zawierania umów z kontrahentami, zgodnie z regulacjami prawa cywilnego, w celu ochrony interesów wierzyciela, można zastrzec możliwość naliczenia kary umownej w razie niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania. Ewidencja księgowa kar umownych odbywa się na podstawie noty obciążeniowe.

Kara umowna jest sankcją cywilnoprawną stosowaną w przypadku niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania niepieniężnego. Celem jest zabezpieczenie wykonania zobowiązania, a karę umowną wierzyciel może zastosować bez względu na wysokość poniesionej szkody. W odróżnieniu od odszkodowania tu korzyścią dla wierzyciela jest brak konieczności udowodnienia wysokości poniesionej szkody.

Zgodnie z art. 483 § 1 i 2 kc w umowie można zastrzec, że: „naprawienie szkody wynikłej z niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania niepieniężnego nastąpi przez zapłatę określonej sumy. Dłużnik nie może bez zgody wierzyciela zwolnić się z zobowiązania poprzez zapłatę kary umownej”.

Warunki naliczania kary umownej należy ściśle określić w umowie. Powinno być dokładnie ustalone, w przypadku jakich uchybień w wykonaniu zobowiązania niepieniężnego naprawienie nastąpi poprzez zapłatę zastrzeżonej kwoty.

Zapłata naliczonej kwoty nie podlega opodatkowaniu VAT. Jako czynność niepodlegająca VAT jest dokumentowana innym dowodem niż faktura VAT (zarezerwowana dla dokumentowania czynności z zakresu ustawy o podatku od towarów i usług). Dlatego naliczoną karę umowną należy udokumentować na inny sposób, np. na podstawie noty obciążeniowej.

Nota obciążeniowa jest dowodem księgowym rozliczeniowym, zewnętrznym własnym - z punktu widzenia wystawcy noty obciążeniowej, lub zewnętrznym obcym - z punktu widzenia odbiorcy noty obciążeniowej, wystawionym, jeśli czynność nie podlega VAT.

Zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości nota obciążeniowa jako dowód księgowy ma być rzetelna, wolna od błędów rachunkowych oraz zawierać co najmniej dane określone w art. 21 ust. 1 uor.

Wystawienie noty obciążeniowej nie skutkuje powstaniem obowiązku podatkowego. Przychód powstaje w momencie otrzymania zapłaty kary umownej. W tej sytuacji zastosowanie znajduje art. 12 ust. 3a updop, z którego wynika, że datą powstania przychodu należnego jest moment otrzymania zapłaty.

Inną kwestią jest, dlaczego księgujecie państwo coś w październiku, skoro wypłata wynagrodzenia miała miejsce we wrześniu (po potrąceniu). Ta operacja powinna być zaksięgowana a nota wystawiona we wrześniu.