Sprawdź, czy przy wycenie rezerw na niewykorzystane urlopy należy uwzględnić tzw. ZUS pracodawcy

Ustawa o rachunkowości (dalej UoR) nie określa zasad wyceny świadczeń pracowniczych. Dlatego należy kierować się postanowieniami Krajowego Standardu Rachunkowości nr 6 „Rezerwy, bierne rozliczenia międzyokresowe kosztów, zobowiązania warunkowe” (art. 10 ust. 3 UoR).

Mimo, iż w praktyce posługujemy się określeniem: rezerwa na niewykorzystane urlopy, to jest to, w świetle art. 39 ust. 2 UoR, rozliczenie międzyokresowe bierne. Dotyczy ono bowiem podstawowej działalności operacyjnej jednostki, a powołany przepis wskazuje między innymi, iż jednostki tworzą rozliczenia międzyokresowe bierne w związku z obowiązkiem wykonania w przyszłości świadczeń związanych z bieżącą działalnością na rzecz pracowników, w tym świadczeń emerytalnych. Zobowiązania te wykazujemy w bilansie jako rezerwy na zobowiązania.

W praktyce uzasadnione jest utworzenie tej rezerwy w przypadku pracowników, na przykład produkcyjnych wynagradzanych w formie akordu. Zmienność wynagrodzenia uzależniona od efektywności pracownika istotnie wpływa na wynik finansowy jednostki. Utworzenie wtedy rezerwy na niewykorzystane urlopy wypoczynkowe umożliwia zachowanie zasady współmierności i odniesienie kosztu do okresu, za który urlop przysługuje.,

Jak wspomniano powyżej decyzja odnośnie tworzenia rezerw na niewykorzystane urlopy wypoczynkowe pozostaje w gestii kierownika jednostki, który podejmuje ją, kierując się zasadą istotności oraz celowości.

Zgodnie z pkt. 2.3 Krajowego Standardu Rachunkowości nr 6 rezerwy na świadczenia pracownicze są związane bezpośrednio z działalnością operacyjną, a więc z wytwarzaniem, sprzedażą (handlem) i fazą posprzedażną, a także ogólnym zarządem. W związku w tym  zalicza się je w ciężar kosztów działalności operacyjnej i ujmuje w księgach rachunkowych w korespondencji z kontem „Rozliczenia międzyokresowe kosztów”.

Bierne rozliczenia międzyokresowe kosztów na wynagrodzenia z tytułu niewykorzystanych urlopów powinny zostać ujęte w księgach rachunkowych, zapisem:  

Według MSR 19 świadczenie z tytułu niewykorzystanych urlopów – jako płatne nieobecności – to krótkoterminowe świadczenie pracownicze. Wycena rezerw na niewykorzystane urlopy wypoczynkowe przeprowadzana jest na podstawie informacji o pracownikach, takich jak:

• liczba dni/godzin niewykorzystanego urlopu,
• miesięczne wynagrodzenie,

oraz tzw. współczynnika urlopowego, służącego do obliczania ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy – współczynnik ten ustala się odrębnie w każdym roku kalendarzowym.

Świadczenia pracownicze to wszystkie formy świadczeń jednostki oferowanych w zamian za pracę wykonaną przez pracowników lub z tytułu rozwiązania stosunku pracy. Wśród nich jednostka wyróżnia między innymi:

• Krótkoterminowe świadczenia pracownicze to świadczenia pracownicze (inne niż świadczenia z tytułu rozwiązania stosunku pracy), które podlegają w całości rozliczeniu przed upływem dwunastu miesięcy od końca rocznego okresu sprawozdawczego, w którym pracownicy wykonywali związaną z nimi pracę. W związku z nimi obciążamy koszty bieżącego okresu. Do tych świadczeń zaliczamy rezerwy na niewykorzystane urlopy. Są one zatem rozliczeniem międzyokresowym biernym.

• Inne długoterminowe świadczenia pracownicze to wszystkie świadczenia pracownicze inne niż krótkoterminowe świadczenia pracownicze, świadczenia po okresie zatrudnienia i świadczenia z tytułu rozwiązania stosunku pracy. W związku z tymi świadczeniami tworzymy tzw., rezerwy na:

a)     długoterminowe płatne nieobecności, takie jak urlop udzielany z tytułu długiego stażu pracy lub urlop naukowy;

b)     nagrody jubileuszowe i inne świadczenia z tytułu długiego stażu pracy;

c)      długoterminowe renty inwalidzkie;

d)     wypłaty z zysku i premie oraz

e)     odroczone wynagrodzenia np. odprawy emerytalne.

Obowiązek ujmowania takiego świadczenia powstaje w miarę wykonywania pracy przez pracownika w zamian za świadczenia po okresie zatrudnienia, których wypłaty jednostka spodziewa się w przyszłych okresach sprawozdawczych.

Zgodnie z przepisami prawa podatkowego utworzone RMB, co do zasady, nie stanowią kosztów uzyskania przychodów w chwili ich ujęcia w księgach rachunkowych. Są tytułem różnicy przejściowej między wartością księgową i podatkową pasywów.

Zarówno wynagrodzenia, jak i składki ZUS od wynagrodzeń za urlopy za poprzedni rok wykorzystane przez pracowników w następnym roku, są – zgodnie regulacjami podatkowymi – kosztem uzyskania przychodów w momencie ich naliczenia jako elementu listy płac albo dopiero wypłaty, gdy pracodawca nie dotrzyma terminów przekazania tych wynagrodzeń pracownikom, a składek na ubezpieczenia społeczne i fundusze do ZUS.

Rezerwy na niewykorzystane urlopy (zgodnie z art. 39 ust 2a UoR) jednostka prezentuje w bilansie jako Rezerwy na świadczenia pracownicze - w części krótkoterminowe, bowiem pracownicy powinni wykorzystać zalegle urlopu w ciągu najbliższych miesięcy (do września kolejnego roku).