Sprawdź, czy przy wycenie rezerw na niewykorzystane urlopy należy uwzględnić tzw. ZUS pracodawcy

Grzegorz Magdziarz

Autor: Grzegorz Magdziarz

Dodano: 1 września 2016
72667d8f5612ecb8db9a1e07504b7e4bf38b3c67-large

Czy w Twojej firmie pracownicy nie wykorzystują przysługujących urlopów? Jeżeli tak, w takiej sytuacji warto rozważyć utworzenie rezerwy na niewykorzystane urlopy. Przeczytaj tekst i dowiedz się, jak prawidłowo ujmować i wykazywać rezerwy w sprawozdaniu finansowym według polskich i międzynarodowych standardów.

Ustawa o rachunkowości

Ustawa o rachunkowości (dalej UoR) nie określa zasad wyceny świadczeń pracowniczych. Dlatego należy kierować się postanowieniami Krajowego Standardu Rachunkowości nr 6 „Rezerwy, bierne rozliczenia międzyokresowe kosztów, zobowiązania warunkowe” (art. 10 ust. 3 UoR).

Mimo, iż w praktyce posługujemy się określeniem: rezerwa na niewykorzystane urlopy, to jest to, w świetle art. 39 ust. 2 UoR, rozliczenie międzyokresowe bierne. Dotyczy ono bowiem podstawowej działalności operacyjnej jednostki, a powołany przepis wskazuje między innymi, iż jednostki tworzą rozliczenia międzyokresowe bierne w związku z obowiązkiem wykonania w przyszłości świadczeń związanych z bieżącą działalnością na rzecz pracowników, w tym świadczeń emerytalnych. Zobowiązania te wykazujemy w bilansie jako rezerwy na zobowiązania.

Decyzję o utworzeniu tego rozliczenia powinien podjąć kierownik jednostki, kierując się następującymi względami:

  • rodzajem grupy pracowników, jakich dotyczą niewykorzystane w danym roku kalendarzowym urlopy wypoczynkowe oraz
  • istotnością kosztów z tytułu wynagrodzeń za zaległe urlopy.

Wynagrodzenie za urlop nie jest dodatkowym wynagrodzeniem pracownika. Zgodnie z art. art. 172 kp za czas urlopu pracownikowi przysługuje wynagrodzenie, jakie by otrzymał, gdyby w tym czasie pracował. Zmienne składniki wynagrodzenia mogą być obliczane na podstawie przeciętnego wynagrodzenia z okresu 3 miesięcy poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu; w przypadkach znacznego wahania wysokości wynagrodzenia okres ten może być przedłużony do 12 miesięcy.

W praktyce uzasadnione jest utworzenie tej rezerwy w przypadku pracowników, na przykład produkcyjnych wynagradzanych w formie akordu. Zmienność wynagrodzenia uzależniona od efektywności pracownika istotnie wpływa na wynik finansowy jednostki. Utworzenie wtedy rezerwy na niewykorzystane urlopy wypoczynkowe umożliwia zachowanie zasady współmierności i odniesienie kosztu do okresu, za który urlop przysługuje.,

Jak wspomniano powyżej decyzja odnośnie tworzenia rezerw na niewykorzystane urlopy wypoczynkowe pozostaje w gestii kierownika jednostki, który podejmuje ją, kierując się zasadą istotności oraz celowości.

Nie ma konieczności utworzenia rezerw na niewykorzystane urlopy w przypadku, gdy przesunięcie urlopów pomiędzy latami ma charakter powtarzalny w każdym roku obrotowym i jednocześnie wysokość kosztów związanych z niewykorzystanymi urlopami jest z roku na rok zbliżona.
Krajowe Standardy Rachunkowości nr 6

Zgodnie z pkt. 2.3 Krajowego Standardu Rachunkowości nr 6 rezerwy na świadczenia pracownicze są związane bezpośrednio z działalnością operacyjną, a więc z wytwarzaniem, sprzedażą (handlem) i fazą posprzedażną, a także ogólnym zarządem. W związku w tym  zalicza się je w ciężar kosztów działalności operacyjnej i ujmuje w księgach rachunkowych w korespondencji z kontem „Rozliczenia międzyokresowe kosztów”.

Bierne rozliczenia międzyokresowe kosztów na wynagrodzenia z tytułu niewykorzystanych urlopów powinny zostać ujęte w księgach rachunkowych, zapisem:  

1) w przypadku prowadzenia wyłącznie kont zespołu 4:

- Wn konto 49 „Rozliczenie kosztów",
      - Ma konto 64-1 "Bierne rozliczenia międzyokresowe kosztów",

2) w przypadku prowadzenia kont zespołu 4 i 5 lub tylko kont zespołu 5:

- Wn konto zespołu 5,
- Ma konto 64-1 "Bierne rozliczenia międzyokresowe kosztów".

PRZYKŁAD

PRZYKŁAD:

Sporządzając sprawozdanie za 2014 r. jednostka oszacowała kwotę rezerwy na 180.000 zł,  kwota 100.000 dotyczyła pracowników działu produkcyjnego, kwota 80.000 pracowników działu sprzedaży. W 2015 r. rzeczywiste koszty świadczeń wyniosły 175.000 zł, w tym dla pracowników produkcyjnych 120.000, a dla pracowników sprzedaży 55.000 zł. Spółka utworzyła rezerwę na koszty dotyczące 2015 r. w kwocie 130.000 zł; dotyczą one tylko pracowników produkcji. Spółka rozlicza dla każdego roku  i rodzaju kosztów rezerwy odrębnie. Jednostka stosuje układ kosztów zarówno w układzie rodzajowym oraz kalkulacyjnym.

 

  1. 1.      Ujęcie rezerwy w 2014 r.
    Wn Koszty produkcji 100.000
    Wn Koszty sprzedaży 80.000
    Ma Rozliczenia międzyokresowe bierne 180.000.

 

  1. 2.      Naliczenie kosztów świadczeń i wykorzystanie reweryny
    a) Zarachowanie kosztów wynagrodzeń
     Wn Wynagrodzenia 175.000
     Ma Rozrachunki z pracownikami 175.000
    b) Rozliczenie rezerwy w części dotyczącej pracowników produkcji
     Wn Rozliczenia międzyokresowe kosztów 100.000 zł
     Wn Koszty produkcji 20.000 zł - część kosztów, na które spółka wcześniej nie utworzyła rezerwy
     Ma Rozliczenie kosztów 120.000 zł
    c) Rozliczenie rezerwy w części dotyczącej pracowników sprzedaży
     Wn Rozliczenia międzyokresowe kosztów 80.000
     Ma Rozliczenie kosztów 55.000 zł
     Ma Koszty sprzedaży 25.000 zł - zmniejszenie kosztów w kwocie nadwyżki RMB utworzonego w zeszłym roku.

 

  1. 3.      Utworzenie rezerwy w 2015 r. na wypłaty wynagrodzeń w 2016 r.
    Wn Koszty produkcji 130.000 zł
    Ma Rozliczenia międzyokresowe bierne 130.000 zł.
MSR/MSSF

Według MSR 19 świadczenie z tytułu niewykorzystanych urlopów – jako płatne nieobecności – to krótkoterminowe świadczenie pracownicze. Wycena rezerw na niewykorzystane urlopy wypoczynkowe przeprowadzana jest na podstawie informacji o pracownikach, takich jak:

  • liczba dni/godzin niewykorzystanego urlopu,
  • miesięczne wynagrodzenie,

oraz tzw. współczynnika urlopowego, służącego do obliczania ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy – współczynnik ten ustala się odrębnie w każdym roku kalendarzowym.

Przy wycenie rezerw na niewykorzystane urlopy należy uwzględnić tzw. ZUS pracodawcy, a także inne obciążenia pracodawcy wynikające z regulaminów wynagradzania, czy układów zbiorowych.

Świadczenia pracownicze to wszystkie formy świadczeń jednostki oferowanych w zamian za pracę wykonaną przez pracowników lub z tytułu rozwiązania stosunku pracy. Wśród nich jednostka wyróżnia między innymi:

  • Krótkoterminowe świadczenia pracownicze to świadczenia pracownicze (inne niż świadczenia z tytułu rozwiązania stosunku pracy), które podlegają w całości rozliczeniu przed upływem dwunastu miesięcy od końca rocznego okresu sprawozdawczego, w którym pracownicy wykonywali związaną z nimi pracę. W związku z nimi obciążamy koszty bieżącego okresu. Do tych świadczeń zaliczamy rezerwy na niewykorzystane urlopy. Są one zatem rozliczeniem międzyokresowym biernym.
  • Inne długoterminowe świadczenia pracownicze to wszystkie świadczenia pracownicze inne niż krótkoterminowe świadczenia pracownicze, świadczenia po okresie zatrudnienia i świadczenia z tytułu rozwiązania stosunku pracy. W związku z tymi świadczeniami tworzymy tzw., rezerwy na:

a)     długoterminowe płatne nieobecności, takie jak urlop udzielany z tytułu długiego stażu pracy lub urlop naukowy;

b)     nagrody jubileuszowe i inne świadczenia z tytułu długiego stażu pracy;

c)      długoterminowe renty inwalidzkie;

d)     wypłaty z zysku i premie oraz

e)     odroczone wynagrodzenia np. odprawy emerytalne.

Obowiązek ujmowania takiego świadczenia powstaje w miarę wykonywania pracy przez pracownika w zamian za świadczenia po okresie zatrudnienia, których wypłaty jednostka spodziewa się w przyszłych okresach sprawozdawczych.

 

Rezerwy jako koszty podatkowe

Zgodnie z przepisami prawa podatkowego utworzone RMB, co do zasady, nie stanowią kosztów uzyskania przychodów w chwili ich ujęcia w księgach rachunkowych. Są tytułem różnicy przejściowej między wartością księgową i podatkową pasywów.

Dlatego też w takim przypadku jednostka tworzy aktywa z tytułu odroczonego podatku dochodowego.

Zarówno wynagrodzenia, jak i składki ZUS od wynagrodzeń za urlopy za poprzedni rok wykorzystane przez pracowników w następnym roku, są – zgodnie regulacjami podatkowymi – kosztem uzyskania przychodów w momencie ich naliczenia jako elementu listy płac albo dopiero wypłaty, gdy pracodawca nie dotrzyma terminów przekazania tych wynagrodzeń pracownikom, a składek na ubezpieczenia społeczne i fundusze do ZUS.

Rezerwy na niewykorzystane urlopy w bilansie

Rezerwy na niewykorzystane urlopy (zgodnie z art. 39 ust 2a UoR) jednostka prezentuje w bilansie jako Rezerwy na świadczenia pracownicze - w części krótkoterminowe, bowiem pracownicy powinni wykorzystać zalegle urlopu w ciągu najbliższych miesięcy (do września kolejnego roku).

Podstawa prawna: 
Grzegorz Magdziarz

Autor: Grzegorz Magdziarz

Ekspert ds. rachunkowości i MSR/MSSF, biegły rewident, dyrektor finansowy w międzynarodowej firmie. Współpracuje z wydawnictwami: Wiedza i Praktyka, Nowe Standardy Sprawozdawczości, Infor.
Nie ma jeszcze komentarzy do tego dokumentu.
Zaloguj się aby dodać komentarz

Najnowsze porady

© PortalFK.pl
Strona używa plików cookies. Korzystając ze strony użytkownik wyraża zgodę na używanie plików cookies.

Przetestuj Portal FK przez 24 godziny za DARMO - otrzymasz dostęp do wszystkich treści Przetestuj Portal FK »

x
wiper-pixel