Podpisywanie sprawozdań finansowych – kto, kiedy i jak powinien to zrobić?

Każda spółka działająca w Polsce ma obowiązek przygotowania, zatwierdzenia i złożenia rocznego sprawozdania finansowego w ściśle określonych terminach. Przestrzeganie tych dat jest istotne nie tylko z perspektywy formalnej, lecz także odpowiedzialności członków zarządu za prawidłowe prowadzenie rachunkowości.

W 2025 roku nie wprowadzono istotnych zmian w przepisach dotyczących podpisywania sprawozdań finansowych. Nadal obowiązuje elektroniczna forma podpisu i określone terminy wynikające z ustawy o rachunkowości.

Tak. Termin na sporządzenie sprawozdania finansowego za rok obrotowy zakończony 31 grudnia 2025 r. to 31 marca 2026 r.

W tabeli przedstawiamy najważniejsze terminy.

Tabela: Terminy związane ze sprawozdaniem finansowym 2025

Każde sprawozdanie finansowe sporządzane za dany rok obrotowy musi mieć formę elektroniczną i być podpisane w sposób umożliwiający jego weryfikację przez system Ministerstwa Finansów.

Obecnie dopuszczalne są trzy formy podpisu:

• kwalifikowany podpis elektroniczny,
• podpis zaufany,
• podpis osobisty.

Sprawozdanie finansowe musi być sporządzone w postaci elektronicznej (art. 45 ust. 1f ustawy o rachunkowości). Oznacza to, że forma papierowa nie jest dopuszczalna. Sprawozdanie należy sporządzić w formacie XML.

Podpisy pod e-sprawozdaniem finansowym składają:

• kierownik jednostki,
• osoba odpowiedzialna za prowadzenie ksiąg rachunkowych (np. główny księgowy).
  W przypadku zarządu wieloosobowego, wystarczy podpis jednego członka zarządu + oświadczenia pozostałych.

W przypadku jednostek, w których funkcje kierowniczą pełni organ wieloosobowy, nie ma obowiązku, aby wszyscy członkowie zarządu podpisywali sprawozdanie finansowe. Wystarczy, aby dokument został podpisany przez co najmniej jednego członka zarządu, pod warunkiem że pozostali złożą oświadczenie potwierdzające zgodność sprawozdania z wymogami ustawy o rachunkowości (art. 52 ust. 2b ustawy o rachunkowości).

Ustawa nie przewiduje jednolitego wzoru takiego oświadczenia. Musi ono jednak zawierać jednoznaczne stwierdzenie, że dane sprawozdanie spełnia wymogi określone w ustawie, a także wskazywać, którego sprawozdania dotyczy.

Dzień, na który przygotowuje się sprawozdanie finansowe, określany jest jako dzień bilansowy. Gdy rok obrotowy przedsiębiorstwa jest zgodny z rokiem kalendarzowym, datą bilansową jest 31 grudnia. Podmioty wpisane do KRS maja trzy miesiące od tego dnia na opracowanie sprawozdania finansowego. W przypadku gdy rok obrotowy pokrywa się  z kalendarzowym, ostateczny termin sporządzenia sprawozdania przypada na 31 marca. W tym też terminie należy podpisać sporządzone sprawozdanie finansowe.

Zdarza się, że sprawozdanie finansowe zostaje podpisane po upływie ustawowego terminu. Choć nie jest to prawidłowe działania, najistotniejsze jest, aby  sprawozdanie zostało ostatecznie sporządzone i podpisane w formie elektronicznej. W przypadku opóźnienia warto udokumentować przyczyny, dla zachowania przejrzystości i ewentualnego wykazania należytej staranności. Takie wyjaśnienie, może dotyczyć, np. trudności technicznych przy stosowaniu podpisów elektronicznych, problemów organizacyjnych lub przyczyn losowych.

Opóźnienie w podpisaniu nie zwalnia z obowiązku zachowania tych wymogów formalnych. W jednostkach, w których funkcję kierowniczą pełni organ wieloosobowy, podpis może złożyć co najmniej jeden członek tego organu, pod warunkiem że pozostali złożą oświadczenie, potwierdzające zgodność sprawozdania z przepisami ustawy.

Choć w praktyce organy skarbowe rzadko nakładają sankcje za niewielkie opóźnienia, należy pamiętać, ze zgodnie z art. 77 ust. 2 ustawy o rachunkowości, brak podpisu w terminie może zostać uznany za niesporządzenie sprawozdania finansowego zgodnie z przepisami. Czyn ten zagrożony jest karą grzywny lub karą pozbawienia wolności do lat dwóch a w skrajnych przypadkach - obiema tymi karami łącznie.

Jeżeli jednostka sporządziła i podpisała sprawozdanie finansowe w ustawowym terminie, a następnie - już po tej dacie - wykryła w nim błędy i dokonała korekty, nie oznacza to naruszenia przepisów ustawy o rachunkowości. W takiej sytuacji sporządzenie poprawionej wersji sprawozdania w kolejnych miesiącach (do końca czerwca) jest jak najbardziej dopuszczalne i bardzo często spotykane. Biegli rewidenci, badając sprawozdanie finansowe, często mają uwagi, które wymagają dokonania zmian w już podpisanym dokumencie. Najważniejsze jest to, aby nowy dokument został ponownie podpisany przez osoby uprawnione.

Nie. Złożenie niepodpisanego sprawozdania finansowego nie jest dopuszczalne, ponieważ dopiero podpisanie dokumentu przez osoby uprawnione - kierownika jednostki oraz osobę prowadzącą księgi rachunkowe, nadaje mu formalny status sprawozdania finansowego w rozumieniu ustawy o rachunkowości. Brak podpisów oznacza więc, że mamy do czynienia jedynie z projektem sprawozdania, a nie z dokumentem gotowym do złożenia. Gdyby jednak żadna z wymaganych osób nie złożyła podpisu, system nie przyjmie takiego pliku. Dokument zostanie uznany za niekompletny i nie będzie możliwe jego złożenie.

Osoby zobowiązane do podpisania sprawozdania finansowego mogą odmówić jego podpisania, jeśli nie zgadzają się z jego treścią lub maja wątpliwości co do rzetelności danych. Odmowa musi być sporządzona w formie pisemnej lub elektronicznej, zawierać uzasadnienie i zostać dołączona do sprawozdania finansowego. Dokument ten przekazuje się następnie do sądu rejestrowego, razem ze sprawozdaniem.

Brak podpisu nie wstrzymuje obowiązku złożenia sprawozdania. W przypadku braku podpisów pod sporządzonym sprawozdaniem należy liczyć się z koniecznością dołączenia pisemnych oświadczeń osób odmawiających podpisu, a także z ryzykiem poniesienia odpowiedzialności przez kierownika jednostki za niewykonanie ustawowych obowiązków, co może skutkować karą grzywny, ograniczenia wolności, wdrożeniem postępowania przymuszającego lub rozwiązaniem spółki i wykreśleniem jej z KRS.    

Nie ma obowiązku podpisywania sprawozdania przez wszystkie osoby tego samego dnia, ale wszystkie podpisy muszą zostać złożone przed zatwierdzeniem dokumentu. Ustawa o rachunkowości nie wprowadza takiego wymogu. Istotne jest natomiast to, aby każdy z wymaganych podpisów został złożony po sporządzeniu sprawozdania, a przed jego zatwierdzeniem i przekazaniem do właściwego organu. Oznacza to, że daty podpisów mogą być różne, ponieważ każdy podpisujący wskazuje faktyczną datę złożenia podpisu elektronicznego. Najistotniejsze jest, aby wszystkie podpisy zostały złożone w odpowiednim, ustawowym czasie.

Niedopełnienie obowiązku złożenia sprawozdania finansowego w przewidzianym terminie może skutkować poważnymi sankcjami zarówno karnymi, karnoskarbowymi, jak i administracyjnymi. Odpowiedzialność w tym zakresie przewidują m.in. ustawa o rachunkowości, Kodeks karny skarbowy oraz ustawa o Krajowym Rejestrze Sądowym.

Zgodnie z art. 77 ustawy o rachunkowości za nieprzestrzeganie przepisów dotyczących sprawozdań grozi kara grzywny lub pozbawienia wolności do dwóch lat, a w określonych przypadkach obie te sankcje mogą być orzeczone łącznie. Kodeks karny skarbowy (art. 80b) nakłada natomiast kary finansowe za nieprzekazanie sprawozdania do właściwego organu podatkowego. Wysokość grzywny może sięgać nawet kilkudziesięciu tysięcy złotych, w zależności od okoliczności sprawy.

Dodatkowo sąd rejestrowy może wszczynać tzw. postępowanie przymuszające, wzywając spółkę do złożenia zaległych dokumentów w terminie 7 dni, pod rygorem nałożenia grzywny. W sytuacjach skrajnych, gdy jednostka nie składa sprawozdań przez co najmniej dwa kolejne lata, sąd może z urzędu orzec o rozwiązaniu i wykreśleniu podmiotu z KRS bez prowadzenia postępowania likwidacyjnego.

Z punktu widzenia przepisów prawa kluczowe znaczenie ma skład zarządu w dniu podpisania sprawozdania finansowego, a nie w dniu bilansowym. Nie ma obowiązku angażowania w ten proces osób, które zakończyły pełnienie funkcji przed datą podpisania dokumentu. Byli członkowie zarządu nie są jednak całkowicie wyłączeni z procesu sporządzenia sprawozdania. Zgodnie z art. 203 § 3 Kodeksu spółek handlowych, maja oni obowiązek udzielenia wyjaśnień dotyczących okresu, w którym sprawowali swoje funkcje.

Prokurent nie jest uprawniony do podpisania sprawozdania finansowego spółki. Wynika to z faktu, że nie wchodzi w skład zarządu. Pełni  on jedynie funkcję pełnomocnika spółki, działając w granicach udzielonego mu umocowania. Wyjątek może dotyczyć sytuacji, gdy prokurent pełni jednocześnie funkcje osoby prowadzącej księgi rachunkowe. W takim przypadku może on podpisać sprawozdanie wyłącznie w tym charakterze - jako sporządzający dokument, a nie jako przedstawiciel organu kierującego spółką.

Czy sprawozdanie finansowe można poprawić po podpisaniu?
Tak, po podpisaniu sprawozdania finansowego i wykryciu błędów, możliwe jest sporządzenie poprawionej wersji dokumentu i ponowne podpisanie – najpóźniej do dnia jego zatwierdzenia.

Czy wystarczy podpis tylko prezesa zarządu?
Nie, wymagany jest podpis przynajmniej jednego członka zarządu oraz osoby prowadzącej księgi rachunkowe, a pozostali członkowie zarządu powinni złożyć odpowiednie oświadczenia.

Jak udokumentować przyczyny opóźnienia w podpisaniu sprawozdania?
Należy sporządzić krótkie wyjaśnienie (np. w formie notatki służbowej lub załącznika elektronicznego) opisujące powody opóźnienia, np. trudności techniczne lub zdarzenia losowe.

Co zrobić, jeśli podpis elektroniczny nie działa?
W przypadku problemów technicznych z podpisem elektronicznym należy skontaktować się z dostawcą podpisu lub administratorem systemu oraz jak najszybciej zgłosić problem kierownictwu jednostki.

Czy podpis zaufany i kwalifikowany są równoważne?
Tak, obie formy podpisu elektronicznego są akceptowane do podpisywania sprawozdań finansowych, zgodnie z ustawą o rachunkowości.

Podpisanie sprawozdania finansowego to etap, który potwierdza prawidłowość i kompletność danych przedstawionych przez jednostkę. Prawidłowa procedura, właściwe osoby, właściwa forma podpisu, odpowiednie terminy, to nie tylko wymóg formalny, ale także element budujący zaufanie wobec spółki.

Polecamy też:

Polityka rachunkowości 2026 – jak dostosować dokumentację do nowych wymogów JPK_CIT

Inwentaryzacja – na czym polega, kto ją przeprowadza i jakie są terminy

Różnice inwentaryzacyjne – jak je wykryć, zakwalifikować. Przykłady ewidencji księgowej

Oglądaj szkolenia online:

KSR nr 16 „Wykaz uproszczeń dopuszczonych ustawą o rachunkowości"

Jak poprawnie wykazać w bilansie koszty niezakończonych prac rozwojowych? Praktyczny przykład