Sprawozdanie finansowe 2025 do KRS – kto i do kiedy musi je złożyć?

Jednym z najważniejszych obowiązków przedsiębiorców na pełnej księgowości jest sporządzanie i zatwierdzanie rocznych sprawozdań finansowych. Zasadą jest, że taki dokument powinien zostać zatwierdzony przez właściwy organ jednostki  nie później niż 6  miesięcy od dnia bilansowego. Tak wynika z art. 53 ust. 1  ustawy o rachunkowości.  Zatem jeśli rok obrotowy jednostki pokrywa się z rokiem kalendarzowym – a tak jest w przypadku większości podmiotów – termin na zatwierdzenie rocznego sprawozdania finansowego za 2025 rok upłynął  30 czerwca br.

Jeżeli jednostka jest wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego (KRS), jej kolejnym ważnym obowiązkiem w tym zakresie będzie przekazanie sprawozdania finansowego do KRS. Jak wynika  z art. 69 ust. 1 ustawy o rachunkowości, należy go dopełnić w terminie 15 dni od dnia zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego.

Wraz ze sprawozdaniem finansowym, w podanym terminie należy przekazać do KRS  także inne dokumenty, w tym:

• sprawozdanie z badania sprawozdania finansowego, jeżeli podlegało ono badaniu,
• odpis uchwały bądź postanowienia organu zatwierdzającego o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego i podziale zysku lub pokryciu straty,
• sprawozdanie z działalności – w przypadku jednostek zobowiązanych do jego sporządzenia, 
• sprawozdanie z atestacji sprawozdawczości zrównoważonego rozwoju – w przypadku jednostek zobowiązanych do jego sporządzenia.

W praktyce zdarza się, że sprawozdanie finansowe nie zostaje zatwierdzone w ciągu 6 miesięcy od  dnia bilansowego (tj. zakończenia roku obrotowego). W takim przypadku takie sprawozdanie należy złożyć w KRS dwukrotnie:

• pierwszy raz – niezatwierdzone, w ciągu 15 dni po upływie ustawowego terminu (tj. najczęściej do 15 lipca),
• drugi raz – w ciągu 15 dni po jego zatwierdzeniu (wraz z wymaganymi dokumentami).

Z kolei podatnicy podatku dochodowego od osób prawnych (CIT), niewpisani do rejestru przedsiębiorców KRS, przekazują sprawozdanie finansowe do Szefa KAS. Powinni to zrobić w ciągu 15 dni od daty jego zatwierdzenia.

Połowa lipca to ważny czas również jeśli chodzi o obowiązki sprawozdawcze dla części organizacji z sektora NGO. Mianowicie do 15. dnia tego miesiąca większość takich jednostek ze statusem organizacji pożytku publicznego (OPP) jest zobligowana do zamieszczenia w bazie sprawozdań OPP prowadzonej przez Narodowy Instytut Wolności – Centrum Rozwoju Społeczeństwa Obywatelskiego:

• zatwierdzonego sprawozdania finansowego za 2025 rok,
• sprawozdania merytorycznego z działalności za 2025 rok.

Termin 15 lipca 2026 r. jest wiążący dla OPP z rokiem obrotowym pokrywającym się z rokiem kalendarzowym. Natomiast jeśli rok obrotowy takiej jednostki jest inny niż kalendarzowy, termin ten upłynie  30 listopada 2026 roku.

15 lipca 2026 r. upływa również termin złożenia sprawozdań finansowych do Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych (PFRON). Powinni o nim pamiętać przedsiębiorcy o wielkości innej niż mikro- lub mały przedsiębiorca, którzy ubiegają się o dofinansowanie do wynagrodzeń pracowników niepełnosprawnych. Takie podmioty (będące średnimi lub dużymi przedsiębiorcami) muszą w podanym terminie przesłać do PFRON:

• elektroniczne sprawozdanie finansowe za 2025 rok lub
• oświadczenie o braku obowiązku sporządzania sprawozdania finansowego za 2025 rok. 

Należy jednak mieć na uwadze to, że jak zapowiedział Fundusz w komunikacie z 1 kwietnia 2026 r. (opublikowanym na stronie www.pfron.org.pl), złożone w KRS sprawozdania finansowe będą przez niego weryfikowane pod kątem braków formalnych/błędów finansowych i w razie stwierdzenia nieprawidłowości, PFRON ma prawo wezwać wnioskodawcę do uzupełnienia.

Z komunikatu wynika również, że niezłożenie – przez podmioty do tego zobowiązane – sprawozdania finansowego za 2025 rok (bądź oświadczenia o braku obowiązku jego sporządzania) do KRS lub właściwego Oddziału PFRON w terminie do 15 lipca 2026 r. – może skutkować wstrzymaniem wypłaty dofinansowania do wynagrodzeń pracowników niepełnosprawnych.

15 lipca 2026 r. upływa termin na złożenie sprawozdania finansowego za 2025 rok w KRS. Dotyczy on jednostek z rokiem obrotowym pokrywającym się z rokiem kalendarzowym.  Termin tej jest wiążący także  dla podatników CIT niewpisanych do rejestru przedsiębiorców KRS (pod kątem obowiązków względem Szefa KAS). Również do tego dnia organizacje pożytku publicznego muszą zamieścić sprawozdanie finansowe oraz sprawozdanie merytoryczne za 2025 rok w bazie sprawozdań OPP. Z kolei do PFRON powinni przekazać sprawozdanie finansowe 2025 niektórzy przedsiębiorcy ubiegający się o dofinansowanie wynagrodzeń pracowników niepełnosprawnych.