Odpisy aktualizujące należności

Rozwiązanie odpisu aktualizującego powinno nastąpić jako pozostałe przychody operacyjne.

Okoliczności, których zaistnienie skutkuje dokonaniem odpisu aktualizującego, zostały określone w art. 35b ustawy o rachunkowości. Z przepisów tam zawartych wynika, że odpisy aktualizujące tworzy się na należności, w stosunku do których istnieje duże prawdopodobieństwo, że nie zostaną uregulowane. Są to m.in. należności od dłużników postawionych w stan likwidacji lub upadłości, należności kwestionowane przez dłużników, należności przeterminowane lub nieprzeterminowane o znacznym stopniu prawdopodobieństwa nieściągalności - w przypadkach uzasadnionych rodzajem prowadzonej działalności lub strukturą odbiorców.

Odpisy aktualizujące należności zaliczane są do pozostałych kosztów operacyjnych lub do kosztów finansowych, w zależności od rodzaju należności, której dotyczą – art. 35b ust. 2 uor.

Natomiast zgodnie z art. 35c uor - w przypadku ustania przyczyny, dla której dokonano odpisu aktualizującego wartość aktywów, w tym również odpisu z tytułu trwałej utraty wartości, równowartość całości lub odpowiedniej części uprzednio dokonanego odpisu aktualizującego zwiększa wartość danego składnika aktywów i podlega zaliczeniu odpowiednio do pozostałych przychodów operacyjnych lub przychodów finansowych

Może to być zaewidencjonowane:

Wn Odpisy aktualizujące należności,

Ma "Pozostałe przychody operacyjne" lub "Przychody finansowe"

Gdy natomiast należność, objęta omawianym odpisem, zostanie umorzona, przedawni się lub zostanie uznana za nieściągalną, wówczas wartość tej należności zmniejszy dokonany odpis:

Wn Odpisy aktualizujące należności "

Ma Należności z tytułu dostaw i usług

Zgodnie z art. 16 ust. 2a pkt 1 updop, nieściągalność należności uznaje się za uprawdopodobnioną, w szczególności jeżeli:

a) dłużnik zmarł, został wykreślony z ewidencji działalności gospodarczej, postawiony w stan likwidacji lub została ogłoszona jego upadłość obejmująca likwidację majątku, albo

b) zostało wszczęte postępowanie upadłościowe z możliwością zawarcia układu w rozumieniu przepisów prawa upadłościowego i naprawczego lub na wniosek dłużnika zostało wszczęte postępowanie ugodowe w rozumieniu przepisów o restrukturyzacji finansowej przedsiębiorstw i banków, albo

c) wierzytelność została potwierdzona prawomocnym orzeczeniem sądu i skierowana na drogę postępowania egzekucyjnego, albo

d) wierzytelność jest kwestionowana przez dłużnika na drodze powództwa sądowego.

Zwrot "w szczególności", użyty w ww. przepisie oznacza, że wymienione w nim sposoby uprawdopodobnienia nieściągalności są jedynie przykładowe. Zatem nieściągalność należności można uprawdopodobnić również w inny sposób i wcale nie skutkuje to brakiem prawa do ujęcia odpisu aktualizującego w kosztach uzyskania przychodów. Muszą jednak istnieć dowody, które świadczą o tym, iż istnieje duże prawdopodobieństwo, że należności nie uda się wyegzekwować. Zatem odpis aktualizujący wartość należności może być kosztem podatkowym pod warunkiem, że należność objęta tym odpisem nie uległa przedawnieniu.

Jeżeli odpis aktualizujący należność i uprawdopodobnienie nieściągalności tej należności nastąpią w różnych latach podatkowych, to odpis ten będzie kosztem podatkowym w tym roku, w którym wystąpią oba te zdarzenia. Przykładowo, jeśli spółka sporządzi odpis aktualizujący w grudniu 2013 r., a nieściągalność należności zostanie uprawdopodobniona w sposób wymagany dla celów podatkowych dopiero w lutym 2014 r., to odpis ten będzie stanowił koszt podatkowy w lutym 2014 r. (bilansowo będzie to koszt grudnia br.).

Gdyby w późniejszym czasie dłużnik uregulował należność, objętą odpisem aktualizującym, wówczas równowartość tego odpisu należałoby wykazać jako przychód podatkowy w części, w jakiej odpis ten stanowił koszt uzyskania przychodu. Podobnie byłoby w przypadku, gdyby należność objęta odpisem uległa przedawnieniu, została umorzona lub została uznana za nieściągalną - art. 12 ust. 1 pkt 4d i 4e updiop.