Pytanie: Spółka otrzymała fakturę za najem serwera (hosting) na kwotę brutto 539,99 zł (w tym VAT 100,97 zł) na okres 5 lat (od 08.10.2014 r. do 09.10.2019 r.). Faktura została opłacona przez Spółkę w dniu 06.10.2014 r. Spółka nie odlicza podatku VAT (zwolnienie przedmiotowe) – VAT nie podlegający odliczeniu ewidencjonuje na koncie 404 (pozostałe podatki i opłaty w analityce kup). Ewidencję kosztów Spółka prowadzi w układzie rodzajowym z pominięciem konta 30 i konta 490. Jak prawidłowo należy ująć w księgach rachunkowych powyższą fakturę przyjmując, że są to koszty nieistotne?

Odpowiedź:

Skoro są to kwoty nieistotne z punktu widzenia Spółki można ująć FV jako koszty rodzajowe w zespole kont „Usługi obce”.

Zgodnie z art. 6 ust. 1 uor w księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty. Dla zapewnienia współmierności przychodów i związanych z nimi kosztów do aktywów lub pasywów danego okresu sprawozdawczego zaliczane będą koszty lub przychody dotyczące przyszłych okresów oraz przypadające na ten okres sprawozdawczy koszty, które jeszcze nie zostały poniesione – art. 6 ust. 2 uor.

Oznacza to, iż dla usługi długoterminowej (jak najem, dzierżawa, ubezpieczenia) należy księgować jako rozliczenia międzyokresowe kosztów czynne. Zgodnie bowiem z art. 39 ust. 1 uor jednostki dokonują czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów, jeżeli dotyczą one przyszłych okresów sprawozdawczych.

Według KSR nr 5 najemca lub dzierżawca zalicza opłaty z tytułu umowy najmu lub dzierżawy zależnie od celu użytkowania przedmiotu najmu lub dzierżawy:

a) do kosztów działalności operacyjnej lub pozostałych kosztów operacyjnych - w razie stosowania wariantu porównawczego rachunku zysków i strat,
b) do kosztów wytworzenia, ogólnego zarządu lub sprzedaży bądź do kosztów pozostałej działalności operacyjnej – w przypadku stosowania wariantu kalkulacyjnego rachunku zysku i strat.

W księgach rachunkowych dzierżawcy lub najemcy wydatki na czynsz z tytułu najmu bądź dzierżawy przedmiotu używanego dla potrzeb podstawowej działalności operacyjnej ujmuje się w księgach rachunkowych, zapisem:

Wn konto 40-2 "Usługi obce",
Ma konto 21 "Rozrachunki z dostawcami".

W sytuacji, gdy czynsz z tytułu najmu bądź dzierżawy jest płacony za okres dłuższy niż miesiąc, w księgach najemcy lub dzierżawcy podlega on rozliczeniu za pośrednictwem rozliczeń międzyokresowych kosztów (konto 64). W przypadku najmu i dzierżawy okres rozliczania kosztów będzie pokrywał się z okresem za jaki opłacono czynsz i będzie odpisywany w równych miesięcznych ratach.

Jednak jak wspominałem, jeżeli są to kwoty nieistotne można ująć je jednorazowo w koszty rodzajowe (schemat powyżej) korzystając z uproszczeń określonych w art. 4 ust. 4 uor. Pod warunkiem jednak, że jego wartość faktycznie nie jest istotna i nie wywiera znaczącego wpływu na rzetelne i jasne przedstawienie sytuacji majątkowej i finansowej oraz wynik finansowy jednostki.

Kwesta VAT nie ma znaczenia, skoro podlegacie Państwo zwolnieniu przedmiotowemu.