Czy księgi rachunkowe można prowadzić poza siedzibą stowarzyszenia?

Czy księgi rachunkowe można prowadzić poza siedzibą stowarzyszenia?

Załóżmy, że stowarzyszenie nie prowadzi działalności gospodarczej, zajmuje się działaniami w zakresie szkolnictwa wyższego. Zasięg działalności - obszar całej Polski. Członkami stowarzyszenia są rektorzy uczelni wyższych, z których wybierany jest zarząd i prezydium. Dotychczas siedziba stowarzyszenia pokrywała się z miejscem prowadzenia i przechowywania dokumentacji księgowej. Obecnie miejsce prowadzenia i przechowywania ksiąg rachunkowych będzie poza siedzibą stowarzyszenia w innym mieście. Czy będzie to zgodne z przepisami Ordynacji podatkowej, kodeksu karnego skarbowego i ustawy o rachunkowości?

Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości jest fundamentalnym aktem prawnym w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych. Pozostałe przepisy zawierają odniesienia do tej ustawy, jeśli chodzi o wykorzystanie ksiąg rachunkowych do rozliczeń podatkowych czy postępowań karnych skarbowych.

Ustawa o rachunkowości wskazuje, iż księgi rachunkowe są prowadzone przez jednostkę. Oznacza to, iż są one prowadzone przy wykorzystaniu zasobów będących w dyspozycji jednostki (lokalowych, sprzętowych, ludzkich). Jednostka nie jest ograniczona w wyborze miejsca prowadzenia przez siebie ksiąg rachunkowych (np. w siedzibie, oddziale (zakładzie), biurze) położonego zarówno na terenie Rzeczypospolitej Polskiej, jak i za granicą.

Zatem jeśli nadal księgi rachunkowe będą prowadzone przy wykorzystaniu zasobów stowarzyszenia to będzie oznaczało to prowadzenie ksiąg przez stowarzyszenie. Jednostka może też powierzyć prowadzenie ksiąg rachunkowych innej jednostce, którą może być:

a) przedsiębiorca prowadzący działalność w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych lub

b) przedsiębiorca prowadzący działalność w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych z innego państwa członkowskiego.

W tej sytuacji mamy jednak do czynienia z zawarciem umowy cywilnoprawnej dotyczącej usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych. Pamiętać też należy, iż powierzenie prowadzenia ksiąg rachunkowych przedsiębiorcy prowadzącemu działalność w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych nie zwalnia kierownika jednostki z odpowiedzialności za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości.

Z opisu pytania wynika jednak, iż księgi rachunkowe będą prowadzone przy wykorzystaniu zasobów stowarzyszenia.

Trzeba przypomnieć, że zgodnie z art. 11a ustawy o rachunkowości, w przypadku, gdy księgi rachunkowe są prowadzone poza siedzibą jednostki lub miejscem sprawowania zarządu, kierownik jednostki jest obowiązany:

1) powiadomić właściwy urząd skarbowy o miejscu prowadzenia ksiąg rachunkowych w terminie 15 dni od dnia ich wydania – a więc także w innym miejscu, ale zasobami stowarzyszenia;

2) zapewnić dostępność ksiąg rachunkowych wraz z dowodami księgowymi uprawnionym organom zewnętrznej kontroli lub nadzoru w siedzibie jednostki lub w miejscu sprawowania zarządu albo w innym miejscu za zgodą organu kontroli lub nadzoru.

 Jeśli stowarzyszenie dopełni obowiązków wynikających z art. 11a ustawy to będzie to zgodne z regulacjami ustawy o rachunkowości i pozostałych przepisów.


Podstawa prawna: 
  • art. 11a ust. 2 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn.: Dz.U. z 2016 r. poz. 1047),

  • komunikat nr 10 ministra finansów z 18 maja 2010 r. w sprawie ogłoszenia uchwały Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie przyjęcia stanowiska Komitetu w sprawie niektórych zasad prowadzenia ksiąg rachunkowych (Dz.Urz. Min. Fin. z 2010 r. nr 6, poz. 26).

Nie ma jeszcze komentarzy do tego dokumentu.
Zaloguj się aby dodać komentarz

Najnowsze porady

wiper-pixel