Spis z natury – praktyczne wskazówki, jak przeprowadzić go sprawnie i bez błędów

Katarzyna Trzpioła

Autor: Katarzyna Trzpioła

Dodano: 26 października 2018
spis z natury

Inwentaryzację metodą spisu z natury przeprowadza się co roku na dzień bilansowy. Ale są jednak pewne wyjątki. Na co zwrócić uwagę, aby prawidłowo przeprowadzić spis z natury?

Przed przystąpieniem do spisów z natury zespół spisowy otrzymuje, za pokwitowaniem, arkusze spisowe. Od osób odpowiedzialnych materialnie trzeba też pobrać oświadczenia wstępne o stanie zabezpieczenia majątku i ujęciu w ewidencji (w tym księgowej) wszystkich operacji gospodarczych.

Należy przeprowadzić oględziny środków trwałych i pozostałych środków trwałych w używaniu pod względem oznakowania, umożliwiającego identyfikację, oraz przydatności. Trzeba zlikwidować środki zniszczone, nieprzydatne itp. Likwidacji środków trwałych po takim przeglądzie powinna dokonać komisja likwidacyjna powołana przez kierownika jednostki. Komisja sporządza protokół, w którym podaje przyczyny i sposób fizycznej likwidacji.

Spisem z natury obejmujemy:
a) aktywa pieniężne, z wyjątkiem zgromadzonych na rachunkach bankowych,
b) papiery wartościowe w postaci materialnej,
c) rzeczowe składniki aktywów obrotowych,
d) środki trwałe oraz nieruchomości zaliczone do inwestycji, z wyjątkiem
tych, do których dostęp jest utrudniony, oraz gruntów,
e) maszyny i urządzenia wchodzące w skład środków trwałych w budowie.

Częstotliwość spisu z natury

Inwentaryzację metodą spisu z natury przeprowadza się co roku na dzień
bilansowy. Ale od tej reguły są wyjątki:

1)      Inwentaryzację większości składników aktywów można rozpocząć
nie wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończyć do 15. dnia następnego roku, a następnie ustalić stan przez dopisanie lub odpisanie od stanu stwierdzonego drogą spisu z natury lub potwierdzenia salda – przychodów i rozchodów (zwiększeń i zmniejszeń), jakie nastąpiły między datą spisu lub potwierdzenia a dniem ustalenia stanu wynikającego z ksiąg rachunkowych.
Powyższa zasada nie dotyczy aktywów pieniężnych, papierów wartościowych, produktów w toku produkcji oraz materiałów, towarów i produktów gotowych, odpisywanych w koszty w chwili zakupu lub wytworzenia.

2) Inwentaryzację zapasów materiałów, towarów, produktów gotowych
i półproduktów znajdujących się w strzeżonych składowiskach i objętych ewidencją ilościowo-wartościową można przeprowadzić raz w ciągu 2 lat.

3) Inwentaryzację nieruchomości zaliczonych do środków trwałych oraz
inwestycji, jak też znajdujących się na terenie strzeżonym innych środków trwałych oraz maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie można przeprowadzić raz w ciągu 4 lat.
4) Inwentaryzację zapasów towarów i materiałów (opakowań) objętych
ewidencją wartościową
w punktach obrotu detalicznego jednostki
można przeprowadzić raz w roku.
5) Inwentaryzację zapasów drewna w jednostkach prowadzących gospodarkę leśną można przeprowadzić raz w roku.

Spis z natury środków pieniężnych

Spis z natury środków pieniężnych polega na ustaleniu ich stanu rzeczywistego (wartości nominalnej), porównaniu go ze stanem ewidencyjnym i wyjaśnieniu ewentualnych różnic. Jego przeprowadzenie jest konieczne na ostatni dzień roku obrotowego. Przy czym można go sporządzić ostatniego dnia pracy – po zakończeniu albo w pierwszym dniu pracy w nowym roku obrotowym – przed jego rozpoczęciem.

Stan środków musi być dokładnie taki, jak w dniu bilansowym.
Poza tym spis z natury środków w kasie sporządza się:

  • w każdym przypadku zmiany kasjera,
  • do celów kontroli z częstotliwością określoną przez kierownika jednostki.

Inwentaryzację kasy przeprowadza zespół spisowy w obecności osoby odpowiedzialnej
materialnie (kasjera). Przeprowadzając spis, przelicza się wszystkie środki pieniężne znajdujące się w kasie: gotówkę (w postaci banknotów i monet), wyrażoną w walucie polskiej i obcej, a także inne środki pieniężne, np. czeki obce czy weksle obce.

Z inwentaryzacji kasy należy sporządzić protokół zawierający m.in.:

  • informacje o rzeczywistym stanie środków pieniężnych w kasie;
    informacje stanie wynikającym z ostatnio sporządzonego raportu kasowego,
  • określenie ewentualnej różnicy inwentaryzacyjnej;
  • ewentualnie także uwagi zespołu spisowego dotyczące ochrony środków pieniężnych, ich zabezpieczenia.
Stosowanie uproszczeń

W przypadku inwentaryzacji środków trwałych można wprowadzić wiele uproszczeń, które nie wpłyną na wyniki, a znacznie przyspieszą prace.

Mogą do nich należeć następujące działania:

  • dla środków trwałych niskocennych i o charakterze wyposażenia – jednostki realizują jedynie porównanie stanu wynikającego z ewidencji księgowań ze stanem rzeczywistym oraz ustalenie i wyjaśnienie stwierdzonych różnic ilościowych,
  • dla środków trwałych o charakterze wyposażenia wydanych pracownikom do stałego używania – polega to na sporządzeniu na dzień inwentaryzacji wykazu wydanych pracownikom przedmiotów na podstawie dowodów i ewidencji oraz uzyskaniu potwierdzenia zgodności przez pracownika. Można zastosować też metodę porównania stanu ewidencyjnego z dokumentami zawierającymi pokwitowanie ich pobrania. Z porównania tego należy sporządzić protokół.
Spis z natury zapasów

Sposób inwentaryzacji materiałów, towarów i produktów gotowych jest taki
sam – składniki te inwentaryzuje się drogą spisu z natury. Spis z natury zapasów będzie jednak odmiennie wyglądał w zależności od charakteru zapasów konkretnej jednostki.

Spis z natury przeprowadza się w obecności osoby materialnie odpowiedzialnej za składniki majątku. Osoba materialnie odpowiedzialna może wskazać inną osobę zastępującą ją podczas spisu. W przypadku gdy osoba materialnie odpowiedzialna nie może być obecna przy spisie i nie wyznaczyła innej osoby, wówczas zespół spisowy powinien składać się co najmniej z 3 osób.

Zawsze przed przeprowadzeniem spisu z natury zapasów ewidencję magazynową należy uzgodnić z ewidencją księgową, ponieważ stan ustalony w drodze spisu z natury podlega porównaniu z danymi z ksiąg rachunkowych. Na czas spisu zespół spisowy (komisja inwentaryzacyjna) zabezpiecza ewidencję magazynową i pobiera od osób odpowiedzialnych oświadczenia o uzgodnieniu z ewidencją księgową. Może się oczywiście zdarzyć, że
inwentaryzacja będzie przebiegała przy tzw. otwartych magazynach (jeśli wymaga tego proces operacyjny) jednostki, ale wtedy trzeba zwrócić szczególną uwagę na kontrole poprawności spisu.

Przed rozpoczęciem spisu kierownik jednostki musi określić zasady wyodrębniania obrotów rozchodów i przychodów wyrobów gotowych, które powstaną w trakcie spisu z natury.

Kierownik może postanowić o:

  • konieczności kontroli i akceptacji przez komisję inwentaryzacyjną
    wszystkich dowodów przychodów i rozchodów,
  • wystawianiu dowodów jednopozycjowych,
  • wydawaniu lub przyjęciu wyrobów gotowych tylko w obecności zespołu spisowego,
  • konieczności szczególnego znakowania dowodów przychodów i rozchodów wydawanych w czasie przeprowadzania spisu, np. adnotacją „Po spisie”, „Przed spisem”, co umożliwi określenie, czy dana operacja wymaga uwzględnienia przy opracowywaniu wyników spisu,
  • zatrzymaniu przez zespół spisowy dowodów dotyczących przychodów i rozchodów, które następnie wraz z arkuszami spisowymi zostaną przekazane do księgowości i uwzględnione przy rozliczaniu wyników spisu z natury wyrobów gotowych.

Te rozwiązania pozwolą zadbać o rzetelność i poprawność spisu z natury.

Jeżeli pomiar stanu zapasów drogą przeliczenia, zważenia lub ustalenia objętości jest niewykonalny, nieopłacalny lub uciążliwy (przesypywanie, przeważenie, przetransportowanie), a zarazem obarczony błędem, ponieważ zapasy są
przechowywane na otwartym terenie, materiały sypkie mogą zmieniać swoje
rozmiary (objętość, wagę) w zależności od okresu ich składowania, warunków
atmosferycznych, stosuje się pomiar szacunkowy, angażując do jego przeprowadzenia odpowiednich fachowców.

W trakcie inwentaryzacji zapasów trzeba uzyskać informacje niezbędne do wyceny pod kątem ich realności i przydatności. Jeżeli dany składnik zapasów nie zapewni w przyszłości wpływu do jednostki korzyści ekonomicznych (np. w postaci przychodów z ich sprzedaży czy też wykorzystania w inny sposób w prowadzonej działalności), to zgodnie z obowiązującą w rachunkowości zasadą ostrożności jednostki powinny dokonać urealnienia jego wartości, tj. np. obniżyć cenę ewidencyjną.

Warto pamiętać

  • Przed przystąpieniem do spisów z natury zespół spisowy otrzymuje za pokwitowaniem arkusze spisowe, odpowiednio oznakowane w sposób umożliwiający kontrolę ich wykorzystania zgodnie z przeznaczeniem, oraz pobiera od osób odpowiedzialnych materialnie oświadczenia wstępne o stanie zabezpieczenia majątku i ujęciu w ewidencji (w tym księgowej) wszystkich operacji gospodarczych.
  • Na oddzielnych arkuszach inwentaryzuje się składniki niepełnowartościowe, uszkodzone lub o wartości obniżonej z innych przyczyn (z zamieszczeniem odpowiednich adnotacji w uwagach), jak również zapasy obce.
  • Warto zadbać wcześniej, aby w ewidencji księgowej stosowane były oczywiste
    nazwy środków trwałych, co pozwoli na ich łatwiejsze zidentyfikowanie. Bardzo
    dobrym rozwiązaniem jest oznaczenie środków trwałych kodami kreskowymi i ich inwentaryzowanie za pomocą czytników kodów.
  • Szczególną uwagę należy zwrócić na inwentaryzację tzw. niskocennych środków trwałych – czyli tych, które zostały jednorazowo zamortyzowane. Póki są one w ewidencji, powinny być objęte inwentaryzacją. A sama inwentaryzacja to weryfikacja, które z tych środków trwałych należy wyłączyć z ewidencji, ponieważ nie są już użytkowane przez jednostkę.

Polecamy w Portalu FK dokumenty potrzebne przy inwentaryzacji.

Katarzyna Trzpioła

Autor: Katarzyna Trzpioła

Doktor nauk ekonomicznych w zakresie nauk o zarządzaniu, adiunkt na Wydziale Zarządzania Uniwersytetu Warszawskiego, praktyk, wieloletni szkoleniowiec i dydaktyk, autorka wielu publikacji z zakresu rachunkowości finansowej podatkowej, MSSF i rachunkowości zarządczej. Współpracuje z następującymi redakcjami: Portal FK, Rachunkowości i Podatki dla praktyków, Nowe Standardy Sprawozdawczości.

Materiały Video na ten temat

Nie ma jeszcze komentarzy do tego dokumentu.
Zaloguj się aby dodać komentarz
wiper-pixel