Księgowanie delegacji w KPiR

Katarzyna Trzpioła

Autor: Katarzyna Trzpioła

Dodano: 17 grudnia 2018
Pytanie:  Z jaką datą należy zaksięgować delegację pracowniczą (data wystawienia, czy data otrzymania rozliczenia przez pracownika)? KPiR prowadzona metodą uproszczoną.
Odpowiedź: 

W przypadku uproszczonego ujmowania kosztów (zgodnie z art. 22 ust. 6b ustawy o PIT za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów uważa się dzień wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu.

Ale trzeba pamiętać, że w przypadku gdy to pracownik ponosi wydatki, pracodawca dokonuje ich zwrotu na podstawie rozliczenia podróży służbowej, spełniającego warunki określone w § 14 ust. 3 rozporządzenia ministra finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Rozliczenie to stanowi podstawę ujęcia w księdze podatkowej zwrotu pracownikowi kosztów podróży służbowej. Dołącza się do niego dowody (faktury, rachunki, bilety itp.) potwierdzające poszczególne wydatki.

Jeżeli uzyskanie dowodu nie było możliwe, pracownik powinien złożyć pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania. Nie podlegają udokumentowaniu fakturami diety oraz wydatki objęte ryczałtem, a także koszty przejazdu własnym samochodem pracownika.

Należności pracownicze z tytułu podróży służbowych ujmowane są w kosztach uzyskania przychodów pracodawcy na tych samych zasadach co wynagrodzenia ze stosunku pracy, tj. zgodnie z regulacjami zawartymi w art. 22 ust. 6ba ustawy o PIT. Z przepisów tych wynika, że stanowią koszty uzyskania przychodów w miesiącu, za który są należne, pod warunkiem, że zostały wypłacone lub postawione do dyspozycji pracownika w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego strony. W przypadku uchybienia temu terminowi należności te są kosztem podatkowym w miesiącu, w którym zostaną wypłacone lub postawione do dyspozycji pracownika. I wtedy trzeba je ująć w PKPiR.

W praktyce przyjmuje się, że należności z tytułu podróży służbowej stają się należne w miesiącu, w którym pracownik rozliczył koszty tej podróży (według przepisów wskazanego rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej powinien tego dokonać w ciągu 14 dni od dnia zakończenia podróży).

Z kolei termin ich wypłaty powinien wynikać z przepisów wewnątrzzakładowych. W sytuacji gdy nie zostanie określony termin wypłaty należności z tytułu podróży służbowej, można przyjąć, że należności te są kosztem podatkowym pracodawcy w miesiącu ich wypłaty lub postawienia do dyspozycji pracownika (potwierdza to wyrok WSA w Gdańsku z 13 listopada 2013 r., sygn. akt I SA/Gd 960/13).

Katarzyna Trzpioła

Autor: Katarzyna Trzpioła

Doktor nauk ekonomicznych w zakresie nauk o zarządzaniu, adiunkt na Wydziale Zarządzania Uniwersytetu Warszawskiego, praktyk, wieloletni szkoleniowiec i dydaktyk, autorka wielu publikacji z zakresu rachunkowości finansowej podatkowej, MSSF i rachunkowości zarządczej. Współpracuje z następującymi redakcjami: Portal FK, Rachunkowości i Podatki dla praktyków, Nowe Standardy Sprawozdawczości.
Nie ma jeszcze komentarzy do tego dokumentu.
Zaloguj się aby dodać komentarz
wiper-pixel