Czy każda klauzula musi być opatrzona podpisem

Jest to jednak sposób rekomendowany, aby umieć udowodnić, że obowiązek informacyjny nałożony na szkołę został spełniony. Samo umieszczenie klauzuli w teczce osobowej nie potwierdza, że z tymi informacjami zapoznał się pracownik.

Forma dokumentowania spełnienia określonych przepisów z RODO zależy od konkretnych obowiązków. Zakładam, że w pytaniu przede wszystkim chodzio klauzulę informacyjną, jeżeli zbieramy dane od osoby, która je nam przekazuje,

czyli przekazania informacji o tym, kto będzie przetwarzał dane osobowe oraz jakie przysługują uprawnienia pracownikowi, rodzicowi. Obecnie obowiązek ten  wynika z art. 24 obecnej ustawy o ochronie danych osobowych, po zmianach będzie to art. 13 RODO. Zatem nie jest to nic nowego, czego wcześniej nie było.

Jest tylko więcej informacji, które powinna zawierać taka klauzula. Zatem już teraz takie klauzule powinny funkcjonować. Zarówno obecnie, jak i po zmianach od 25 maja przepisy nie wskazują, w jakiej formie ma to nastąpić, niezależnie czy chodzi o rodzica, czy pracownika. Skoro tak, to każda forma jest prawidłowa – pisemna (np. oddzielne pismo, w treści umowy o pracę, w dokumentach rekrutacyjnych), ustna, elektroniczna. Tutaj RODO daje nam pewne wskazówki w art. 12 ust. 1. Przekazywana informacja w swojej treści, poza jej prostotą i jasnością przekazu, ma być zwięzła, przejrzysta, zrozumiała i dostępna w łatwej formie.