7 praktycznych przykładów, aby bezbłędnie wypłacić trzynastkę

Warunkiem nabycia prawa do trzynastki jest przepracowanie u danego pracodawcy pełnego roku. W takim przypadku pracownik nabywa prawo do dodatkowego wynagrodzenia rocznego w pełnej wysokości. Jednak możliwe jest nabycie prawa do tego świadczenia także w sytuacji, gdy podwładny nie przepracował pełnego roku, ale świadczył pracę przez okres co najmniej 6 miesięcy. Wówczas osoba zatrudniona otrzyma dodatkowe wynagrodzenie roczne w wysokości proporcjonalnej do okresu zatrudnienia.  

Skorzystaj z praktycznej wiedzy doświadczonych ekspertów, aby bez kłopotów wypłacać trzynastkę.

Dodatkowe wynagrodzenie roczne, tzw. trzynastka, jest przewidziane dla części osób zatrudnionych w jednostkach sektora publicznego. Świadczenie to nie ma charakteru powszechnego, ale dla tych grup, które wskazuje ustawa o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników sfery budżetowej, jest obligatoryjne. Oznacza to, że pracownik, który na gruncie ustawy nabędzie prawo do tej nagrody, ma roszczenie o jej wypłatę.

Dodatkowe wynagrodzenie roczne to swoista premia za świadczenie pracy. Warunkiem nabycia prawa do trzynastki jest przepracowanie u danego pracodawcy pełnego roku. W takim przypadku pracownik nabywa prawo do dodatkowego wynagrodzenia rocznego w pełnej wysokości. Jednak możliwe jest nabycie prawa do tego świadczenia także w sytuacji, gdy pracownik nie przepracował pełnego roku, ale świadczył pracę przez okres co najmniej 6 miesięcy, wówczas otrzyma dodatkowe wynagrodzenie roczne w wysokości proporcjonalnej do okresu zatrudnienia.

Mówiąc o przepracowaniu, należy rozumieć faktyczne świadczenie pracy. W związku z tym absencje chorobowe, świadczenie rehabilitacyjne, urlopy bezpłatne, szkoleniowe itp. pomniejszają okres, który uznaje się za przepracowany.

Są przypadki, w których nie będzie wymagane przepracowanie także okresu półrocznego, a dodatkowe wynagrodzenie roczne jest wypłacane proporcjonalnie do okresu pracy w danym roku kalendarzowym. Prawo do dodatkowego wynagrodzenia rocznego otrzymają pracownicy, którzy nie przepracowali okresu co najmniej 6 miesięcy, ale:

• są nauczycielami lub nauczycielami akademickimi i nawiązali stosunek pracy w trakcie roku kalendarzowego zgodnie z organizacją pracy szkoły lub uczelni;
• zostali zatrudnieni do pracy sezonowej na podstawie umowy na sezon trwający nie krócej niż trzy miesiące;
• zostali zatrudnieni:

-         w wyniku przeniesienia służbowego,

-         na podstawie powołania lub wyboru,

-         w związku z likwidacją poprzedniego pracodawcy albo ze zmniejszeniem zatrudnienia z przyczyn dotyczących tego pracodawcy,

-         w związku z likwidacją jednostki organizacyjnej poprzedniego pracodawcy lub jej reorganizacją.

Pamiętajmy, że na dodatkowe wynagrodzenie roczne mogą liczyć nauczyciele, którzy rozpoczynają pracę od września lub od października (nauczyciele akademiccy), także w sytuacji, gdy wcześniej nie świadczyli pracy. Oznacza to również, że jeśli po nawiązaniu stosunku pracy nauczyciel będzie przebywał na zwolnieniu lekarskim, co pomniejszy okres świadczenia pracy, nie utraci prawa do dodatkowego wynagrodzenia rocznego, a jedynie zostanie ono pomniejszone proporcjonalnie z uwagi na absencję chorobową.

Pracownicy państwowi czy samorządowi mogą także nabyć prawo do dodatkowego wynagrodzenia rocznego mimo nieprzepracowania co najmniej 6 miesięcy u danego pracodawcy, jeśli zatrudnienie nastąpiło w drodze przeniesienia służbowego.

Podobnie będzie w odniesieniu do osób, które obejmują stanowisko na podstawie powołania lub wyboru. Nawet w przypadku gdy osoba zatrudniona na stanowisku w drodze powołania lub wyboru nie przepracuje okresu 6 miesięcy w danej jednostce i nie była wcześniej zatrudniona w jednostkach samorządowych lub państwowych, będzie miała prawo do dodatkowego wynagrodzenia rocznego za okres od daty zatrudnienia do końca roku kalendarzowego.

Brak wymogu przepracowania co najmniej 6 miesięcy u danego pracodawcy dotyczy również sytuacji, w których dochodzi do rozwiązania umowy o pracę w trakcie roku kalendarzowego. Prawo do trzynastki zachowują pracownicy, którzy pracowali u danego pracodawcy krócej niż pół roku, ale umowa o pracę została rozwiązana w związku z:

• przejściem na emeryturę, rentę szkoleniową albo rentę z tytułu niezdolności do pracy lub świadczenie rehabilitacyjne,
• przeniesieniem służbowym, powołaniem lub wyborem,
• likwidacją pracodawcy albo zmniejszeniem zatrudnienia z przyczyn dotyczących pracodawcy,
• likwidacją jednostki organizacyjnej pracodawcy lub jej reorganizacją.

Warto zwrócić uwagę na sytuacje, gdy pracownik rozwiązuje umowę o pracę w związku z przejściem na rentę. Może bowiem nastąpić sytuacja, gdy przyczyną rozwiązania umowy o pracę będzie wyczerpanie okresu zasiłku chorobowego, ale w dniu rozwiązania umowy pracownik nie będzie miał jeszcze przyznanego świadczenia rentowego. Jednak w przypadku gdy dostarczy on po ustaniu zatrudnienia zaświadczenie ZUS, że renta została mu przyznana, należy uznać, że zachodzi związek przyczyno-skutkowy pomiędzy rozwiązaniem umowy o pracę a nabyciem prawa do renty. Pracownik ten będzie miał prawo otrzymać dodatkowe wynagrodzenie roczne, nawet jeśli nie przepracował wymaganego okresu minimum 6 miesięcy.

Okres pobierania świadczenia rehabilitacyjnego nie jest uznawany jako okres świadczenia pracy. W związku z tym, jeśli jest pobierany w trakcie zatrudnienia, obniża okres wymagany do nabycia prawa do trzynastki. Inaczej sytuacja wygląda, gdy pracownik rozwiązuje umowę o pracę w związku z pobieraniem świadczenia rehabilitacyjnego. W takim przypadku pracownik zachowa prawo do proporcjonalnego dodatkowego wynagrodzenia rocznego.

Przykład 2

Zwolnienie z wymogu przepracowania u pracodawcy półrocznego okresu w ciągu roku kalendarzowego nie jest także wymagane w przypadku przeniesienia służbowego, rozwiązania umowy w związku z powołaniem lub wyborem. Przepis ten jest analogiczny do sytuacji omówionej powyżej w zakresie nawiązania stosunku pracy. W sytuacji, gdy pracownik zmienia pracodawcę na mocy przeniesienia służbowego, otrzyma więc dodatkowe wynagrodzenie roczne u obydwu pracodawców, proporcjonalnie do okresu zatrudnienia u każdego z nich. Z takiego uprawnienia korzystają też osoby, które rozwiązują umowę o pracę na skutek wyboru ich do pełnienia określonej funkcji (np. wójt) czy też powołania (np. skarbnik gminy, zastępca wójta itp.).

Przykład 3:

Ustawodawca w ustawie o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym posługuje się pojęciem przepracowania. Przepracowanie traktowane jest jako okres faktycznego świadczenia pracy u danego pracodawcy. Okresy przebywania na zwolnieniach lekarskich powodują, że okres przepracowania zostaje pomniejszony.

Przykład 4

Korzystanie przez pracownika z urlopu wypoczynkowego nie pomniejsza okresu przepracowanego. Urlop wypoczynkowy jest nie tylko prawem i obowiązkiem pracownika, w czasie którego zachowuje uprawnienie do wynagrodzenia. Traktuje się go więc jako okres świadczenia pracy.

W ustawie w sposób enumeratywny zostały wyliczone przypadki, w których usprawiedliwiona nieobecność nie powoduje, aby wymagany był co najmniej 6-miesięczny okres przepracowany. Chodzi tu o korzystanie przez pracownika z:

• urlopu wychowawczego,
• urlopu macierzyńskiego,
• urlopu ojcowskiego,
• urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego,
• urlopu rodzicielskiego,
• urlopu dla poratowania zdrowia.

W takiej sytuacji prawo do dodatkowego wynagrodzenia rocznego przysługuje członkom rodziny pracownika, zgodnie z art. 63¹ Kodeksu pracy. Ponieważ z dniem śmierci pracownika stosunek pracy wygasa, świadczenia, które przysługiwałyby mu, a nie zostały wypłacone, stają się prawami majątkowymi. Do takich świadczeń należy dodatkowe wynagrodzenie roczne jako świadczenie wynikające ze stosunku pracy. W przypadku śmierci pracownika nie ma także znaczenia, czy przepracował wymagany okres co najmniej 6 miesięcy. Dodatkowe wynagrodzenie roczne nalicza się proporcjonalnie do okresu zatrudnienia i wypłaca osobom uprawnionym bez oczekiwania na wyrok sądowy o podziale spadku, jeśli zostały spełnione przesłanki wskazane powyżej.

Istnieją przypadki, gdy pracownik, chociaż przepracował okres pełnego roku, a co najmniej 6 miesięcy, nie otrzyma trzynastki. Są to następujące sytuacje:

• nieusprawiedliwiona nieobecność w pracy trwająca dłużej niż dwa dni;
• stawienie się do pracy lub przebywanie w pracy w stanie nietrzeźwości;
• wymierzenie pracownikowi kary dyscyplinarnej wydalenia z pracy lub ze służby;
• rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika.

Okoliczności, które powodują pozbawienie prawa do trzynastki, muszą wystąpić w okresie, za który ustalane jest prawo do tego wynagrodzenia, a więc danego roku kalendarzowego.

Pracodawca, który wypłaca dodatkowe wynagrodzenie roczne, jest zobowiązany zapewnić w budżecie środki na jego wypłatę, stanowiące 8,5% sumy wynagrodzeń pracowników z danego roku kalendarzowego, obliczone w sposób przewidziany do obliczenia ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy, a także wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy oraz wynagrodzenia za czas pozostawania bez pracy przysługujące pracownikowi, który podjął pracę w wyniku przywrócenia do pracy. Z uwagi na sposób planowania budżetu zazwyczaj przyjmuje się do planu pełną wysokość wynagrodzeń, bez odliczania okresów nieświadczenia pracy. Jednak, jeśli jest to możliwe, w planowaniu powinny zostać ujęte środki wypłacone do daty sporządzenia planu z uwzględnieniem praw do dodatkowego wynagrodzenia rocznego oraz nominalne środki do końca roku kalendarzowego. Środki budżetowe na dodatkowe wynagrodzenie roczne stanowią odrębny paragraf planu finansowego i nie są łączone.

Dodatkowe wynagrodzenie roczne wypłaca się do końca pierwszego kwartału roku następnego w stosunku do roku, za który przysługuje. Jedynie w przypadku gdy pracownik rozwiązuje umowę o pracę w związku z likwidacją pracodawcy, dodatkowe wynagrodzenie roczne należy wypłacić w terminie rozwiązania umowy.

Dodatkowe wynagrodzenie roczne obejmuje wyłącznie wynagrodzenia i świadczenia związane ze stosunkiem pracy. W przypadku jeśli pracownik ma dodatkowo zawarte umowy cywilnoprawne z tym samym pracodawcą (umowy zlecenia, o dzieło), wynagrodzenie z tytułu ich wykonania nie podlega uwzględnieniu przy podstawie dodatkowego wynagrodzenia rocznego.

Przykład 5

Jeśli pracownik otrzymywałby dodatkowo premię regulaminową, miesięczną, kwartalną lub półroczną, a więc przysługującą w określonych odstępach czasu, kwoty tych premii zostałyby uwzględnione w podstawie dodatkowego wynagrodzenia rocznego.

Przykład 6:

Warto pamiętać, że dodatek za wieloletnią pracę, który przysługuje pracownikowi w okresie zwolnienia lekarskiego, także podlega wyłączeniu z podstawy trzynastki.

Przykład 7