Pytanie: Czy przedsiębiorca , który zatrudnia pracowników ma obowiązek uzyskania wpisu do rejestru przechowawców akt osobowych?

Odpowiedź:

Nie, przedsiębiorca, który zatrudnia pracowników nie ma obowiązku uzyskania wpisu do rejestru przechowawców akt osobowych.

Obowiązek uzyskania wpisu do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych mają wyłącznie przedsiębiorcy, którzy prowadzą działalność polegającą na przechowywaniu dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców o czasowym okresie przechowywania.

Wpis ten muszą uzyskać najpóźniej do 31 grudnia 2018 r.

Od 1 stycznia 2019 r. z uwagi na zmianę przepisów dotyczących świadczenia usług w zakresie prowadzenia archiwum dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców o czasowym okresie przechowywania, bez wymaganych uprawnień będzie podlegało karze pieniężnej w wysokości do 100.000 zł.

W przypadku braku wpisu w podanym terminie, przechowawca nie będzie mógł prowadzić działalności w ww. zakresie, a dokumentację przekazać do dalszego przechowania przechowawcy, który posiada uprawnienia do jej przechowywania.

Rejestr prowadzi marszałek województwa właściwego ze względu na miejsce świadczenia usług przechowalniczych. Natomiast wykaz przechowawców jest dostępny na stronie Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych oraz w Urzędzie Marszałkowskim Województwa właściwym ze względu na miejsce świadczenia usług przez przechowawcę.

ustawa z 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz.U. z 2018 r. poz. 357).

Autor: Iwona Kusio-Szalak

Radca prawny. Od wielu lat specjalizuje się w praktycznych zagadnieniach prawa pracy. Autorka opracowań z zakresu prawa pracy kierowanych do pracowników kadr i działów personalnych, a także osób zarządzających. Specjalizuje się w prawie pracy, w szczególności w zagadnieniach związanych z tworzeniem umów i dokumentów związanych ze stosunkiem pracy, a także czasem pracy, zgodnym z prawem zatrudnianiem i zwalnianiem pracowników, podnoszeniem kwalifikacji zawodowych, uprawnieniami rodzicielskimi. Posiada bogate doświadczenie w reprezentowaniu zarówno pracowników, jak i pracodawców w sporach pracowniczych przed sądami pracy.