Pytanie: Pracownik skończył u nas pracę z końcem maja. Ale do 29 lutego 2012 r. pracował na pełny etat, a od 1 marca 2012 r. do maja na 1/2 etatu. Jak prawidłowo udzielić urlop i napisać go w świadectwie pracy?

Pisze się w świadectwie pracy, że pracownik wykorzystał urlop wypoczynkowy bez względu na to, czy wykorzystał go w naturze, czy został mu wypocony ekwiwalent. Przyjmuje się, że wypłacenie ekwiwalentu oznacza wykorzystanie urlopu, ponieważ pracownik został w ten sposób z urlopu rozliczony.

Odpowiedź:

Pracodawca słusznie ma wątpliwości, gdyż opisana w pytaniu sytuacja nie jest uregulowana w przepisach prawa pracy. W drodze wykładni MPiPS oraz PIP przyjmuje się, że należy postępować wyobrażając sobie, że z dniem zmiany etatu następuje rozwiązanie stosunku pracy i ustalać urlop proporcjonalnie, tak jakby się postępowało, gdyby ustanie zatrudnienia miało miejsce naprawdę.

W związku z tym, urlop za styczeń i luty 2012 r. trzeba policzyć z całego etatu, czyli:

2/12 x 26 dni = 4,33 dnia, po zaokrągleniu 5 dni,
za marzec, kwiecień i maj z połowy wymiaru tj 3/12 x 13 dni = 3,23 dnia, po zaokrągleniu 4 dni.

W sumie pracodawca powinien naliczyć pracownikowi 9 dni urlopu. Po przeliczeniu na godziny będzie to 9 dni x 8 godzin = 72 godziny urlopu.

Jeżeli pracownik wykorzysta w naturze urlop w czasie swoich 11 krótszych np. 4 godzinnych dniówek (np. w okresie wypowiedzenia), to zejdzie z 44 godzin urlopu. Ekwiwalent trzeba będzie wypłacić 28 godzin.

Jak prawidłowo zapisać w świadectwie pracy ten urlop ?

W świadectwie pracy w pkt 4 ppkt. 1 należy wpisać 72 godziny urlopu (9 dni). W świadectwie pracy podaje się bowiem liczbę dni urlopu, jaka wynika z podzielnia liczby godzin urlopu na 8 (czyli na dobowa normę czasu pracy pracownika). To nie wynika wprost z pouczenia do wypełnienia świadectwa pracy, ale taka jest wykładnia. Tylko wtedy informacja ma prawidłowe znaczenie dla następnego pracodawcy. Nie musi on wiedzieć, ile dniówek urlopu wykorzystał pracownik, ani w jaki sposób ustalono mu wymiar urlopu. Musi natomiast wiedzieć ile jeszcze ma urlopu udzielić, jeśli zatrudni pracownika u siebie. Więc musi znać liczbę wykorzystanych dni i godzin urlopu zgodnie z art. 154 kp.

Pisze się w świadectwie pracy, że pracownik wykorzystał urlop wypoczynkowy bez względu na to, czy wykorzystał go w naturze, czy został mu wypocony ekwiwalent. Przyjmuje się, że wypłacenie ekwiwalentu oznacza wykorzystanie urlopu, ponieważ pracownik został w ten sposób z urlopu rozliczony. Poza tym w świadectwie pracy nie ma miejsca, żeby odrębnie wskazywać, że za urlop został wypłacony ekwiwalent pieniężny.

- art. 154 Kodeksu pracy,
- § 1 ust. 1 pkt 2 i pouczenie do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 15 maja 1996 r. w sprawie szczegółowej treści świadectwa pracy oraz sposobu i trybu jego wydawania i prostowania (Dz.U. nr 60, poz. 282, z późn. zm.).

Tekst opublikowany:

30 maja 2012 r.

Autor: Monika Frączek

Prawnik, autorka opracowań z zakresu prawa pracy. Od 1998 r. była głównym specjalistą w Departamencie Prawa Pracy, w Ministerstwie Pracy i Polityki Od 2003 r. pracowała w Wydziale Legislacji Departamentu Prawa Pracy. Uczestniczyła w pracach legislacyjnych w MPiPS i Parlamencie. Absolwentka Podyplomowego Studium Zbiorowych Stosunków Pracy i Zasobów Ludzkich, w Instytucie Socjologii Uniwersytetu Warszawskiego. Uczestnik Podyplomowego Studium Zagadnień Legislacyjnych prowadzonego na Uniwersytecie Warszawskim. Od wielu lat specjalizuje się w praktycznych zagadnieniach prawa pracy. Autorka opracowań z zakresu prawa pracy kierowanych do pracowników kadr i działów personalnych, a także osób zarządzających. Obecnie prowadzi swoją firmę doradczą oraz prowadzi szkolenia z tematyki prawa pracy dla działów kadr, osób zarządzających oraz związków zawodowych, w szczególności z czasu pracy, dokumentacji pracowniczej, zgodnego z prawem zatrudniania i zwalniania pracowników, podnoszenia kwalifikacji zawodowych uprawnień rodzicielskich, problematyki pracy tymczasowej.