Przechowywanie dokumentów pracowniczych

1. Kto powinien przejąć i przechowywać akta osobowe pracowników?

Stanowi o tym wyraźnie rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika. Zgodnie z tym rozporządzeniem, w sytuacji określonej w art. 23¹ kp albo w odrębnych przepisach przewidujących następstwo prawne nowego pracodawcy w stosunkach pracy nawiązanych przez poprzedniego pracodawcę, dotychczasowy pracodawca jest obowiązany przekazać akta osobowe pracownika oraz pozostałą dokumentację w sprawach związanych z jego stosunkiem pracy pracodawcy przejmującemu tego pracownika.

Natomiast w innym przypadku firma pierwsza ma obowiązek przekazać dokumentację do firmy zajmującej się zawodowo przechowywaniem dokumentacji. Są to firmy działające zgodnie z rozporządzeniem Ministra Kultury z 15 lutego 2005 r. w sprawie warunków przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców (Dz.U. nr 32, poz. 284), Adresów takich firm można szukać w Internecie albo we właściwym dla pierwszej firmy urzędzie wojewódzkim.

2. Kto ponosi opłaty za przekazanie dokumentów do archiwum?

Jeżeli natomiast chodzi o związane z tym opłaty, to zgodnie z ustawą o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, w przypadku postawienia pracodawcy w stan likwidacji lub ogłoszenia jego upadłości, pracodawca wskazuje podmiot prowadzący działalność w dziedzinie przechowywania dokumentacji, któremu zostanie ona przekazana do dalszego przechowywania, zapewniając na ten cel środki finansowe na czas, jaki pozostał do końca 50-letniego okresu przechowywania dokumentacji liczonego:

• od dnia zakończenia pracy u danego pracodawcy - dla dokumentacji osobowej;
• od dnia wytworzenia - dla dokumentacji płacowej.

Powołana ustawa wyraźnie stanowi, że koszty przejęcia, zewidencjonowania, przechowania i konserwacji dokumentacji przez archiwa państwowe ponoszą solidarnie osoby zarządzające lub pełniące funkcje organu zarządzającego pracodawcy w dniu jego wykreślenia z Krajowego Rejestru Sądowego lub ewidencji działalności gospodarczej.

W przypadku stwierdzenia przez sąd rejestrowy, na wniosek pracodawcy podlegającego wpisowi do Krajowego Rejestru Sądowego lub do ewidencji działalności gospodarczej, niemożności zapewnienia środków na koszty dalszego przechowywania, dokumentację przejmuje Archiwum Państwowego Dokumentacji Osobowej i Płacowej, które funkcjonuje w Milanówku www.milanowek.ap.gov.pl.

Przed wydaniem postanowienia w sprawie takiego wniosku, sąd zasięga opinii naczelnika urzędu skarbowego właściwego miejscowo dla siedziby pracodawcy o jego stanie majątkowym.