Będzie krótszy okres przechowywania akt pracowniczych, ale nie dla wszystkich

Pracodawca będzie mógł skrócić okres przechowywania dokumentacji jeżeli, że przekaże do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych wszystkie niezbędne dane, na podstawie których nastąpi ustalenie prawa do wybranego świadczenia oraz jego wysokości. Dane te będą zapisywane na koncie ubezpieczonego.

Zmiana dotycząca przechowywania dokumentacji, a także gromadzenia danych przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych, obejmie nie tylko pracowników, lecz także ubezpieczonych zleceniobiorców.

Wobec tego zleceniodawca będzie miał obowiązek przechowywać dowody potwierdzające pracę na podstawie umowy zlecenia przez okres 10 lat. Modyfikacja stanu prawnego w stosunku do tych podmiotów ułatwi otrzymywanie informacji niezbędnych do ustalania prawa do emerytury lub renty oraz wysokości tych świadczeń, a w razie sporów stanowić będzie materiał dowodowy w postępowaniu przed sądem.

Powyższe zmiany wiążą się z realizacją przez pracodawców obowiązków wynikających z przepisów prawa pracy oraz ubezpieczeń społecznych.

W imiennych raportach miesięcznych, przekazywanych do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, płatnicy będą musieli zamieszczać niezbędne dane do prawidłowego wyliczenia przyszłych świadczeń emerytalnych i rentowych z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych.

Skrócenie okresu przechowywania dokumentacji obejmie wszystkich pracowników zatrudnionych po dniu wejścia w życie ustawy, tj. po dniu 1 stycznia 2019 r.

Za pracownika zatrudnionego przed dniem 1 stycznia 1999 r. pracodawca nie będzie mógł złożyć raportu informacyjnego, w związku z czym okres przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika będzie wynosił 50 lat od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy.

Ustawa przewiduje ponadto możliwość prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej i akt osobowych pracowników w postaci elektronicznej także wówczas, gdy była ona wytworzona w postaci papierowej, poprzez wprowadzenie możliwości digitalizacji takiej dokumentacji.

Obecnie Kodeks pracy przewiduje zasadę wypłaty wynagrodzenia do rąk własnych pracownika, a inny sposób wypłaty wynagrodzenia jest dopuszczalny, jeżeli tak stanowi układ zbiorowy pracy albo pracownik wyrazi na to wcześniej zgodę na piśmie.

Ustawa zmienia formę wypłaty na bezgotówkową. Jednak na wniosek pracownika, pozostanie możliwość wypłaty wynagrodzenia w formie gotówkowej.

Ustawa wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2019 r., z wyjątkiem przepisów art. 11 i 12, dotyczących obowiązków przedsiębiorców wykonujących działalność gospodarczą w zakresie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców, które wchodzą w życie z dniem ogłoszenia.

Poza zmianami wprowadzonymi w Kodeksie pracy wprowadzono zmiany w ustawie z 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, ustawie z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych oraz ustawie z 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych.

Informacja

w sprawie ustawy z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją